Mnóstwo polskich firm boryka się z opóźnieniami w płatnościach, które generują wiele problemów i są powodem niemałego bólu głowy. Prowadząc szkołę trzeba mieć często pod kontrolą rozliczenie nawet kilkuset kontrahentów, a to spore wyzwanie. Rodzice, ze względu na dużą liczbę codziennych obowiązków, mogą zapominać o regularnych przelewach za zajęcia, na które uczęszczają dzieci. Dzisiaj podpowiadamy, jak poradzić sobie z opóźnieniami i usprawnić system płatności. Stosując te sposoby, zdyscyplinujesz nawet najbardziej zapominalskiego rodzica!
1. Jasny i klarowny cennik oraz harmonogram zajęć
Ile razy zdarzało Ci się, że klient dzwonił do Ciebie z pytaniem: ile ma przelać lub kiedy należy dokonać płatności? I co z tego, że na początku semestru wysłałeś wszystkim te informacje….
Takich telefonów każdego miesiąca może być kilkadziesiąt, a to tylko rozprasza i zabiera jakże cenny czas. Jasny i czytelny cennik na stronie internetowej szkoły oraz przejrzysty harmonogram opłat rozwiąże wszelkie wątpliwości klientów dotyczące terminów oraz wysokości opłat za zajęcia czy kursy. Precyzyjna komunikacja to podstawa. W systemie ActiveNow klienci mogą również łatwo sprawdzić całą historię płatności (za co, ile i kiedy zapłacili), by uniknąć wszelkich nieporozumień. A takie sam przyznasz, że mogą się zdarzać, gdy rodzic nie ma wszystkiego „czarno na białym”.
2. Czytelna informacja, czy klient już zapłacił...
Warto zadbać o miejsce, w którym Twoi klienci będą mogli wygodnie sprawdzić, czy rozliczyli się już za usługi, z których korzystają. Takich wydatków mają przecież mnóstwo. W dobie różnego rodzaju abonamentów i subskrypcji można przeoczyć kolejne terminy płatności.
Dobrze, jeśli za pomocą komputera lub telefonu rodzice uczniów oraz kursanci będą mieli możliwość błyskawicznego sprawdzenia swojego statusu. W systemie ActiveNow zawsze znajduje się wyraźna, sygnalizowana kolorem zielonym lub czerwonym, informacja czy klient rozliczył się już ze szkołą – nie musi się nad tym niepotrzebnie zastanawiać. To już kolejne parę telefonów mniej do odebrania z informacją „tak, zapłacone” oraz parę mniej do wykonania, bo ktoś myślał, że już przecież zapłacił.
3. Opłata z góry
Zaoferowanie wykonania usługi po dokonaniu płatności to gwarancja otrzymania wynagrodzenia za pracę i bardzo bezpieczne wyjście dla każdej szkoły. Mamy jednak świadomość, że nie wszędzie można to rozwiązanie wprowadzić i nie zawsze będzie ono wygodne dla Twoich klientów. W końcu nie każdy rodzic jest chętny na opłacenie całego semestru z góry. Warto spróbować go do tego przekonać, dostarczając np. wygodny w obsłudze system, który zagwarantuje potwierdzenie wykonania płatności i tym samym upewni kontrahentów, że usługa zostanie wykonana.
Sprawdzić się też może promocja na płatność z góry, ale także prosty argument, że jedna opłata i potem „spokój” – o żadnych rozliczeniach nie trzeba już pamiętać!
4. Przypomnienie o płatności
Wspominaliśmy już o natłoku codziennych obowiązków, który może sprawić, że opłaty za zajęcia wylecą Twoim klientom z głowy. Bo tutaj trzeba też rachunki opłacić, praca, dom, zadanie domowe z dzieckiem i nagle opłata za zajęcia wylatuje z głowy.
Dlatego też pójdź im jeszcze bardziej na rękę i przypominaj o zaległych lub zbliżających się płatnościach bez angażowania swojego czasu. Nienachalne przypominajki mogą być w pełni zautomatyzowane i spersonalizowane. Po odpowiedniej konfiguracji ActiveNow wyśle powiadomienia o zaległych płatnościach i będą one dokładnie przypominały im, ile jeszcze trzeba zapłacić. Szybko, wygodnie i z klasą!
5. Klik i opłacone!
Czyli nowoczesne
formy płatności
Jeden z paru kluczy do sukcesu – musisz iść z duchem czasu! Tradycyjne przelewy i gotówka to przeszłość. Wystarczy zerknąć na rynek, by zobaczyć jak popularne stają się błyskawiczne płatności online. Czy jak zamawiasz jedzenie online, czy też jak kupujesz w online bilet do kina.
Teraz wykonanie przelewu zajmuje zaledwie kilka sekund. Twoja szkoła nie może zostać z tyłu. W ActiveNow klienci znajdą bardzo wygodne w użyciu płatności za pośrednictwem Dotpay. Rozwiązanie to umożliwia natychmiastowe zaksięgowanie kwoty, która szybko trafia na konto. Do klientów wysyłany jest także e-mail z potwierdzeniem płatności, co gwarantuje im jeszcze większy komfort użytkowania platformy. Koniec spędzania długich godzin na ręcznym księgowaniu każdej wpłaty – od teraz wszystko dzieje się automatycznie!
6. Porządek w płatnościach
Spora ilość grup, różnorodne zajęcia, wielu uczestników, chaotyczne zapisywanie płatności w kilku miejscach… Łatwo się w tym wszystkim pogubić i przeoczyć poszczególne wpłaty. Rozbudowane oraz skomplikowane cenniki również nie ułatwiają prowadzenia rozliczeń.
Warto w takim przypadku skorzystać z narzędzia, które uporządkują płatności za Ciebie. Narzędzie, które w prosty sposób zbierze wszystkie dane dotyczące rozliczenia z klientami i przejrzyście je zaprezentuje. Dzięki temu unikniesz pomyłek, błędów, zbędnego przepisywania, długich poszukiwań informacji o płatnościach i przede wszystkich zaoszczędzisz sobie nerwów.
7. Po prostu KONSEKWENCJA
Często, zwłaszcza jeśli chodzi o stałych klientów, pojawia się tendencja do przymykania oczu na wszelkie opóźnienia i braki w płatnościach. Może to kwestia nieśmiałości, a może po prostu dobre serce. Jednak odpuszczanie w kwestii rozliczeń prowadzi do poważnych problemów i utraty płynności finansowej.
Dlatego też bądź konsekwentny – jeżeli ktoś Ci nie płaci, to nie pozwalaj mu dalej uczęszczać na zajęcia. Możesz nawet otwarcie zakomunikować na spotkaniach, kto jeszcze zalega z płatnościami. Tego typu motywacja ma lepsze skutki niż listy z ponagleniem czy podjęcie kroków prawnych. Wymaga mniej pracy i jednocześnie od razu „wychowuje” klienta.
Zastosowanie choć kilku z wymienionych rad przyniesie wymierne korzyści dla Twojego biznesu. Regularne płatności, które trafiają na konto zawsze na czas, pozwalają skupić się na innych rzeczach istotnych dla rozwoju szkoły i oferty związanej z zajęciami. Odpowiednia płynność finansowa to mniej stresów i zmartwień. Przejrzysty system płatności oraz przypomnienia o konieczności rozliczenia to także wygoda, którą na pewno docenią Twoi klienci. Wiele z tych rozwiązań możesz wdrożyć dzięki systemowi ActiveNow – sprawdź sam na www.activenow.io!
