26
lat na rynku
3
lata z ActiveNow
550
osób zapisanych na zajęcia
20
lektorów
Codzienność szkoły przed ActiveNow
Wprowadzanie i monitorowanie płatności trwało kiedyś dłużej i było trudniejsze. Nie było to też tak rzetelne, bo musieliśmy robić to ręcznie w tabelkach.
SMS-y do uczestników zajęć wcześniej musiały być wysyłane ręcznie, co zabierało sporo czasu.
Przy zapisach musieliśmy dzwonić do klientów, prosić o dane i zapisywać je na jakichś kartkach.
Wcześniej lektorzy musieli wszystko wpisywać w dzienniku papierowym, który trzeba było odpowiednio przechowywać.
Codzienność szkoły po wdrożeniu ActiveNow
Dzięki ActiveNow rodzic może na bieżąco monitorować co dzieje się w trakcie zajęć. Uzupełniamy tematy, zadania do zrobienia, zachowanie, postępy w nauce. Głosy naszych rodziców mówią, że to im umożliwia taki stały kontakt i monitorowanie dzieci.
Możliwość zapisu online na przyszły rok – dzięki temu od razu wiemy, kto będzie uczestniczył w kontynuacji naszych kursów, a rodzice już mogą wyrazić chęć uczestnictwa w kolejnych zajęciach. Umożliwia nam to też przygotowanie wszelkich umów. To na pewno ułatwia, usprawnia i przyśpiesza cały proces.
Naszym lektorom ActiveNow pomaga usystematyzować pracę. Planując zajęcia mogą wrócić do poprzednich lekcji, zobaczyć jaki mieli temat i w ten sposób łatwiej monitorować tok nauczania. Sprawdzanie obecności też jest teraz dla nich prostsze – trwa to chwilkę. Nawet jeśli czegoś nie są w stanie zrobić w szkole to mogą to nadrobić w domu, logując się na komputerze czy telefonie.
Łatwiejsze są też rozliczenia naszych lektorów. Nie muszę już tworzyć sama raportów pod koniec miesiąca i nie muszę tego monitorować, bo w ActiveNow pod koniec miesiąca wszystkie informacje (np. o zastępstwach) mi się aktualizują.
Nasi starsi uczniowie, którzy już dobrze znają system, mają z roku na rok mniej problemów. Nie mają już potrzeby, żeby zadzwonić i o coś dopytać. Jeśli np. nie mają pewności co do płatności, to po prostu sprawdzają sobie w systemie, czy mają zaległość. Wszystko jest jasne i czytelne.
Obecnie jeśli dzwoni nowy klient to ja go odsyłam do naszej strony z możliwością rejestracji. Dla nas jest to prostsze i też klientom to ułatwia życie, bo dostają potwierdzenie rejestracji na maila i widzą też w systemie, że dziecko jest na 100% zapisane.
Widzimy, których uczniów nie ma 3 razy z rzędu i dzięki temu możemy skontaktować się z ich rodzicami i o tym poinformować. Zdarzały się sytuacje, że rodzice nawet nie wiedzieli, że takie trudności się pojawiają u ich dzieci i byli przekonani, że chodzą one na wszystkie zajęcia.
Obecnie nie muszę być fizycznie w pracy, aby zapisać kogoś na zajęcia – to się dzieje poza mną. Widzę to post factum, że ktoś się zapisał na obóz. Wcześniej musiałam sama te dane uczestników wprowadzać i monitorować ich liczbę, aby jej nie przekroczyć.
Dzięki ActiveNow nie tracimy czasu na administrację, tylko możemy poświęcić go więcej naszym klientom i rozwiązać ich inne wątpliwości - niekoniecznie związane z płatnościami czy zapisami.
Najważniejsze wartości płynące z ActiveNow
Czytelność informacji
Wszystko jest jasne zarówno dla nas, jak i dla uczniów. Jeśli planujemy nowe zajęcia to uczniowie wiedzą kiedy one są i w jakich godzinach. Zmiany są na bieżąco aktualizowane.
Oszczędność czasu
ActiveNow oszczędza czas nam, naszym lektorom oraz rodzicom.
Ułatwiona komunikacja
Mogę skontaktować się z lektorami i rodzicami jednym kliknięciem, zamiast przepisywać wszystkie maile. To oczczędza czas zarówno nam, jak i rodzicom, ponieważ mają oni dostęp do maili naszych lektorów i mogą się w ten sposób porozumieć. Ponadto zawsze wiadomo do kogo co się wysłało, ponieważ historia komunikacji jest zapisana.
ActiveNow umożliwia nam zarządzanie dużą liczbą osób poprzez automatyzację wszelkich procesów - wcześniej mieliśmy to w tabelkach w Excelu.
Ulubione funkcje ActiveNow
Raporty
W ActiveNow jest możliwość pobierania różnych raportów. Mogę podsumować sobie kwestie związane z realizacją zajęć, czy obozami. Pobieram sobie listy uczestników – nie muszę ręcznie tego kopiować. To główny aspekt, który ułatwia mi pracę.
Kalendarz
Kolejny ważny aspekt, z którego korzystam na co dzień, to kalendarz. Zarządzam zajęciami, które są odwoływane, przekładane, albo mają jakieś zastępstwa. To jest bardzo szybkie, a rodzice od razu widzą, że np. jest jakieś zastępstwo.
Masowa wysyłka SMS-ów
Nie muszę pisać SMS-ów z telefonu. Mogę bezpośrednio z systemu wysłać SMS-a do konkretnej osoby lub do całych grup. To jest duże ułatwienie, że nie muszę wpisywać tych danych, tylko wchodzę sobie w profil ucznia i klikam „Wyślij SMS-a”. To proste i czytelne.
Umów się na prezentację
Dla wszystkich zainteresowanych, przeprowadzamy bezpłatne, dostosowane do Twojej szkoły prezentacje możliwości systemu.
Zostaw swoje dane – odezwiemy się, aby ustalić dogodny termin.