O czym należy pamiętać przy zbieraniu zapisów?

Jeżeli chcemy zminimalizować szansę pomyłki i rezygnacji przy zbieraniu zapisów na swoje kursy, istotne jest wprowadzenie kilku zasad, które znacznie zautomatyzują ten proces:

• zapisy do konkretnych grup – uczestnicy powinni od razu dołączyć do konkretnej grupy, z określonym poziomem. Tworzenie grup po zebraniu zapisów może powodować problemy logistyczne. Warto przygotować ofertę już na początku.
• informowanie uczestników o grafiku zajęć i dostępności – klienci z pewnością docenią informację, kiedy dokładnie odbywają się zajęcia. Grafik może pojawić się na stronie, w social media lub  w dedykowanym systemie zarządzania szkołą. Ponadto, możliwość sprawdzenia wolnych miejsc pozwala uniknąć sytuacji, w której za wiele klientów zapisuje się na jeden termin. Warto również stworzyć listę rezerwową, aby w razie rezygnacji, uzupełnić braki na zajęciach.
• pobieranie opłaty przy zapisie – dobrą praktyką jest pobieranie zaliczki bądź opłaty za cały miesiąc z góry już przy zapisie. Spowoduje to, że wzrośnie motywacja uczestnika do pojawienia się na kursie i spadnie odsetek rezygnacji.

Rekomendujemy te rozwiązania, ponieważ z doświadczenia widzimy, jak trudne może być utworzenie grup, gdy zapisy zbierane są bez konkretnego terminu. W większości przypadków niemożliwe jest dostosowanie się do potrzeb wszystkich klientów, co może skutkować rozczarowaniem. Przedstawienie sprecyzowanego typu lekcji i ich terminu, a następnie rozpoczęcie zapisów, pozwoli na zmniejszenie problemów związanych z tworzeniem grupy oraz da klientom szansę dołączenia jedynie do zajęć, na które są w stanie uczęszczać.

Zapisy do konkretnych rodzajów szkół zależnie od poziomu zajęć

Wszystkie szkoły – zapisy do grupy podstawowej lub bez poziomu

W tym przypadku uczestnik zapisuje się na konkretne zajęcia z grafiku, które sam dobiera do swojej dostępności. Warto również wprowadzić możliwość pierwszeństwa zapisu dla stałych klientów, którzy chcą dołączyć do nowo stworzonych zajęć. Da im to poczucie bycia docenianym w szkole. 

Zapisy do szkół językowych 

Nowi klienci chcący rozpocząć wyższy poziom np. B2:

W formularzu powinien znajdować się test językowy, który pozwala na ustalanie poziomu kursanta. Po wynikach wyświetlają się dostępne terminy zajęć z danego poziomu. Przyporządkowanie można zrealizować również podczas lekcji próbnej. Przy problemach na danym kursie, uczestnik powinien mieć możliwość przeniesienia do innej grupy.

Stały klient kontynuujący kurs na wyższym poziomie:

W tym przypadku przepisanie na wyższy poziom w obrębie jednego języka powinno odbywać się bez dodatkowego testu. Oczywiście klient powinien mieć z góry zasugerowany termin zajęć. Stali klienci zapisują się do wyższych grup z pierwszeństwem.

Zapisy do szkół sportowych

Nowi klienci chcący rozpocząć wyższy poziom zajęć np. pływanie gr. zaawansowana:

Klienci powinni mieć możliwość samodzielnego wyboru poziomu i zapisu na konkretny termin. W razie problemów uczestnik może zostać przeniesiony do innej grupy. 

Stały klient kontynuujący kurs na zaawansowanym poziomie:

Dobrą praktyką jest dawania stałym klientom pierwszeństwa zapisu dla kontynuacji.  Przejście do wyższej grupy po zakończeniu kursu na niższym poziomie powinno być automatyczne i proste dla uczestników kursu.

W jaki sposób zbierać zapisy na kursy? 

Zapisy powinny odbywać się przez formularz. To rozwiązanie to ułatwienie nie tylko dla właścicieli szkół, ale i osób uczęszczających na zajęcia. Do największych zalet tego rozwiązania zaliczamy:

• brak luk w danych klienta – formularz posiada wszystkie niezbędne pytania, a ich uzupełnienie można oznaczyć jako obowiązkowe, co usprawni zbieranie informacji
• mniej pracy administracyjnej – dzięki formularzowi, nie ma potrzeby zbierania zapisów telefonicznie czy mailowo, co automatyzuje pracę i oszczędza czas. W formularzu można również zbierać wiele zapisów na raz
• możliwość zapisu na zajęcia poza godzinami pracy szkoły – to jeden z największych plusów tego rozwiązania. Klienci mają możliwość sprawdzenia dostępności zajęć i dołączenia do nich poza standardowymi godzinami pracy placówki
• proces przebiega szybko – ponieważ klient sam uzupełnia dane i odpowiada na precyzyjne pytania, zapisy nie trwają długo, a szansa na pomyłkę jest znacznie niższa
• formularze mogą być połączone z systemem – jeżeli właściciel korzysta z systemów wspomagających zarządzanie własną szkołą, może użyć formularza proponowanego przez system, dzięki czemu między nim a stroną występuje pełna integracja. Zapobiega to bałaganowi w danych i wspomaga prowadzenie szkoły 
• możliwość zaakceptowania regulaminu – klienci mają możliwość akceptacji regulaminu oraz zgód online, dzięki czemu nie muszą tego robić osobiście w szkole 
• możliwość pobierania zaliczki lub pełnej opłaty – formularze online pozwalają również na pobieranie płatności za zajęcia, co zmniejszy ryzyko rezygnacji z kursu 

Co, gdy klienci będą mieli dodatkowe pytania?

Część właścicieli szkół może jednak twierdzić, że zapisy online nie są wystarczające, bo klienci i tak lubią zadzwonić do szkoły i dopytać o szczegóły. Zastanówmy się jednak, czemu klienci mieliby dzwonić pomimo wypełnienia formularza. Prawdopodobnie wynika to z braku wystarczającej ilości informacji na stronie czy niezrozumiałego opisu zajęć. Przy dokładnym opisie kursu oraz łatwo dostępnej możliwości dołączenia do lekcji, uczestnicy nie powinni widzieć potrzeby kontaktu ze szkołą. Również na stronie, jak i formularzu, można umieścić informacje o tym, co będzie się działo na zajęciach, jaka wiedza potrzebna jest na start i z czego będą korzystać kursanci. Z pewnością ograniczy to wątpliwości uczestników. 

Czy można inaczej zapisywać uczestników?

Jeżeli szkoła nie korzysta z formularzy, to jego alternatywami są zapisy przez telefon, e-maila bądź social media. Nie polecamy ich jednak ze względu na ryzyko błędów i opóźnienia. Głównymi wadami tych rozwiązań są:

• zapisy możliwe są jedynie w czasie godzin pracy szkoły 
• proces zajmuje znacznie więcej czasu niż wypełnienie formularza
• częste błędy przy zapisach – w przypadku rozmowy telefonicznej może wystąpić utrudnienie w zbieraniu danych np. gdy jakość połączenia jest słaba
• wysyłanie kilku maili w celu zebrania danych – klienci mogą zapomnieć uzupełnić wszystkich niezbędnych informacji, przez co szkoła musi ponownie wysyłać maile
• brak szybkiej możliwości zaakceptowania regulaminu 
• recepcja nie zawsze ma czas odebrać telefon, co zniechęca uczestników

Jak widać, rozwiązania te niosą ze sobą wysokie ryzyko rezygnacji uczestnika, zebrania jedynie części danych lub bałaganu administracyjnego. Wybór zapisów online poprzez dedykowany formularz znacznie ogranicza nakład pracy i automatyzuje proces. 

Jak stworzyć formularz zapisu?

Formularz zapisu można stworzyć za pomocą systemu zarządzania szkołą, np. ActiveNow, który automatycznie połączy go z aplikacją. System pozwoli na umieszczenie na stronie dostosowanego do potrzeb właściciela szkoły formularza, w którym nie tylko znajdą się niezbędne dane, ale i regulaminy oraz, w razie potrzeby, płatność za kurs. Jeżeli placówka nie korzysta z tego rozwiązania, może posłużyć się w zamian Google Forms. Ten sposób ułatwia proces zbierania danych, lecz dodaje pracy przy weryfikowaniu czy na kurs nie zapisało się zbyt wiele osób oraz nie oferuje natychmiastowej płatności.