Rada ta może brzmieć surowo, jednak jest najlepszym rozwiązaniem dla właściciela. Jeżeli nie otrzymujemy opłaty za zajęcia, dlaczego mamy pozwolić klientowi brać w nich udział? Jest to szczególnie niekorzystne, gdy sytuacja powtórzy się więcej niż raz, a uczestnik nadużywa naszego zaufania. Ponadto, zezwalanie niepłacącemu klientowi na udział w kursie może wydawać się nieuczciwe z perspektywy tych, którzy płacą regularnie. Zastanówmy się jednak na początku, co sprawia, że uczestnicy nie płacą i jak można temu zapobiegać.

Czemu klienci nie płacą za lekcje? 

Powodów, dla których klienci nie płacą regularnie może być wiele, lecz nie powinny one usprawiedliwiać tego zachowania. Przyjrzyjmy się kilku przykładom i sposobom przeciwdziałania temu zjawisku:

• błędy komunikacyjne – klient może nie płacić, ponieważ nie rozumie, kiedy i za co powinien uregulować należności. W takim przypadku najlepszym rozwiązaniem dla szkoły jest ustalić jednolity i regularny system naliczania opłat np. opłaty z góry na początku miesiąca
• zapominalstwo – uczestnik nie zapłacił za zajęcia, ponieważ zapomniał przynieść gotówki lub wykonać przelewu. Tutaj sprawdzą się powiadomienia o nadchodzącej płatności i wprowadzenie płatności online. Klient otrzyma na telefon sms lub powiadomienie, że  powinien zapłacić i będzie mógł szybko wykonać przelew np. za pomocą linku czy BLIKa
• wiedzą, że szkoła nie wyciągnie konsekwencji – powodem może być również poczucie bezkarności. Jeżeli właściciel nie zabroni uczestnikowi wejść na lekcję, klient może mieć poczucie, że płacenie na czas nie jest wymagane, bo i tak uda mu się skorzystać z oferty. W takim przypadku najrozsądniej jest nie wpuścić na kurs

Te metody są na niezwykle proste do wprowadzenia oraz zrozumiałe, a spowodują, że więcej klientów będzie płaciło na czas.

Jak uniknąć sytuacji, w której nie otrzymujemy opłaty? 

Aby uniknąć niepłacenia za kurs, warto wprowadzić te rozwiązania:

• jasna metoda pobierania płatności i wymaganie płatności z góry – sugerujemy płatność za ilość zajęć w miesiącu ze stałą ceną za zajęcia, aby klienci rozumieli, za co płacą. Ważne jest, aby dana płatność przyjmowana była z góry, z początkiem miesiąca. Płacenie za zajęcia stanie się wtedy dla uczestników rutynowe i nie będą mieli wątpliwości, jaką opłatę oraz w jakim terminie powinni uiścić.
• wprowadzenie wygodnych metod opłacenia zajęć – czyli płatności online. Klient nie zawsze ma czas przyjechać do szkoły i zapłacić osobiście, co opóźnia proces. Korzystne jest wprowadzenie płatności online, które można wykonać w dowolnym miejscu w dowolnym czasie z telefonu czy z komputera.
• komunikacja z klientem – zarówno na zajęciach, jak i smsowo czy mailowo. Klient powinien mieć łatwy dostęp do informacji, aby w razie wątpliwości sprawdzić, czy ma jakieś zaległości lub jak powinien je uregulować. Właściciel musi pamiętać, żeby pisać do klienta tylko o ważnych sprawach i nie przytłoczyć go nadmiarem wiadomości.

Co zrobić, gdy pomimo przypomnień klient nie płaci? 

Jeżeli pomimo naszych wiadomości i starań, klient nadal nie opłaca lekcji należy:

• nie wpuścić klienta na lekcje – tak jak przedstawiliśmy w rekomendacji, najlepiej jest zadbać o swój przychód i nie wpuścić klienta na dane zajęcia. Zrozumie on, że niepłacenie ma realne konsekwencje i zmotywuje go to do regulowania opłat na czas. W przypadku, gdy na kurs przychodzi samo dziecko, konieczne jest jak najszybszy telefon do rodzica i poinformowanie o zaistniałej sytuacji.
• przypomnieć o zaległościach i o natychmiastowej konieczności uregulowania ich – właściciel może to zrobić dzień przed zajęciami lub nawet w ten sam dzień od rana. Jeżeli klient pomimo przypomnienia, nadal nie opłaci lekcji, nie powinno się wpuszczać go na zajęcia.

Część właścicieli szkół może bać się wprowadzić te rozwiązania ze względu na ryzyko, że klienci zrezygnują z zajęć lub będą mieć złą opinię o szkole. Trzeba jednak pamiętać, że skoro uczestnicy i tak nie płacą, to szkoła nie ma z nich żadnego zysku, a tylko koszty związane z materiałami, zużyciem energii itp. To rozwiązanie nie przynosi strat finansowych, a powoduje, że uczestnik ma motywację do szybkiej zapłaty. Jeżeli sprawa rozwiązana jest w kulturalny, acz stanowczy sposób, nie zaszkodzi reputacji. Wręcz przeciwnie, pokaże osobom, które sumiennie opłacają zajęcia, że ich postawa jest doceniana i nie ma w szkole miejsca na nieuczciwe praktyki. 

Czy niewpuszczenie klienta na zajęcia to najlepsze rozwiązanie? 

Z naszego doświadczenia wynika, że zbyt częste ustępowanie klientowi i przymykanie oka na zaległości, może prowadzić do dużych strat finansowych. Jeżeli sytuacji dotyczy stałego, zaufanego klienta, który raz zapomni dokonać płatności, wtedy właściciel może zastanowić się nad innym wyjściem z sytuacji. Nie polecamy jednak robić tego zbyt często. Uczestnicy powinni rozumieć, że niepłacenie na czas ma dla nich negatywne skutki. Tak jak w biurach podróży, niewpłacenie zaliczki oznacza brak gwarancji miejsca na wycieczce, tak i w szkołach zaniechanie płatności powinno nieść ze sobą konsekwencje. Zachęcamy do zabezpieczania się przed takimi sytuacjami poprzez regularność w pobieraniu opłat, płatności online oraz skuteczną komunikację. Ważne jest budowanie dobrej relacji z klientem, ale równie istotne powinno być dbanie o swój przychód.