Jak powinien wyglądać proces zapisów na kursy w szkole?

Rekomendacja I: Dostępność kursów oraz miejsc na nich powinna być widoczna na stronie internetowej szkoły

Możliwość sprawdzenia, które kursy obecnie trwają, które niebawem się zaczną oraz ile jest na nich miejsc, to ogromne ułatwienie dla klienta! Może się zdarzyć, że uczestnik będzie chciał dołączyć do kursu już po rozpoczęciu. W takim przypadku informacja, czy można dołączyć do grupy w trakcie zajęć również okaże się przydatna. Przy tworzeniu strony warto postawić na prostotę i przejrzystość informacji, aby ograniczyć ilość osób, które dzwonią do sekretariatu przez brak zrozumienia treści czy dostępności. 

Rekomendacja II: Strona inernetowa szkoły powinna zawierać kompleksowe opisy kursów

Choć słowo kompleksowe może brzmieć enigmatycznie, to w praktyce tworzenie opisów kursów nie jest niczym skomplikowanym. Na samym początku warto zadać sobie pytania, jak wygląda organizacja mojego kursu i co może być najważniejsze dla klienta. Poniżej przedstawiamy kilka informacji, które z pewnością ułatwią uczestnikom zrozumienie, na jaki kurs się zapisują: 

• Nazwa i poziom zajęć – podstawowe, lecz kluczowe informacje. Ułatwią klientowi wybór odpowiedniej grupy.
• Forma zajęć – sprecyzowanie, czy zajęcia są grupowe czy indywidualne.
• Termin i miejsce zajęć – mogą być podane w formie grafiku, w którym wyświetla się również opis kursu. Termin i miejsce zajęć to jedna z pierwszych rzeczy, na które patrzy klient i które nie mogą być pominięte.
• Długość trwania kursu – kursy mogą być semestralne, roczne czy nawet 1,5 roczne (np. przy przygotowaniu do certyfikatu), dlatego warto sprecyzować długość ich trwania na stronie.
• Tryb zajęć – czy zajęcia odbywają się stacjonarnie, zdalnie lub hybrydowo.
• Opis kursu i jego cel – szkoła powinna umieścić rozbudowany opis kursu np. czasy, które uczestnik pozna w trakcie zajęć czy style pływackie, które będą trenowane. Ważne może być też podanie celu np. uczestnik na koniec kursu będzie miał poziom B1 z angielskiego lub opanuje dany styl pływania.
• Umiejętności wymagane aby dołączyć do grupy – umożliwią uczniowi potwierdzenie, jak umiejętności powinien już posiadać przed wyborem i dołączeniem do danej grupy.

To tylko przykładowe informacje, które sprawią, że uczestnicy będą mieli większe zrozumienie oferty szkoły. Ograniczy to pracę sekretariatu, który musiałby telefonicznie odpowiadać na ogrom pytań związanych z zapisami na zajęcia. 

Rekomendacja III: Zapisy na kursy powinny być zbierane przez stronę internetową szkoły za pomocą prostego formularza w formie tabeli

Zapisy online oraz ich zalety omawialiśmy już w naszym poprzednim artykule o zapisach na zajęcia grupowe. Czemu jednak jest to za naszej perspektywy tak istotne? Zapisy poprzez formularz w formie tabeli to ułatwienie dla klientów, automatyzacja procesu zbierania zapisów oraz mniej pracy dla sekretariatu szkoły. Nieraz zdarzy się, że przez telefon nie usłyszymy wszystkiego. Uczestnicy mogą też nie zawrzeć wszystkich niezbędnych danych w mailach, które i tak musimy przetworzyć manualnie. Formularze niwelują ryzyko błędu. Umożliwiają zbieranie zapisów przez całą dobę, niezależnie od godzin pracy szkoły, jak i zmniejszają nakład pracy administracyjnej. Pod formularz często podłączony jest regulamin, co pozwala uczestnikowi na załatwienie wszystkich formalności za jednym razem. Formularz w formie tabeli to jedna z najbardziej intuicyjnych i najprostszy form, która sprawdzi się w każdym rodzaju szkoły. Można w nim zawrzeć również pole z pytaniem skąd uczestnicy dowiedzieli się o szkole. Świadomość o tym, jak klienci dotarli do naszej oferty to świetna praktyka, która umożliwia lepsze planowanie działań marketingowych i budżetu. Nie jest to pracochłonne rozwiązanie, a da szkole możliwość wysnucia cennych wniosków, które można wykorzystać w planowaniu strategii na przyszłe semestry.

Rekomendacja IV: Przy zapisie na kurs klient powienien uiszczać przedpłatę

Z naszej perspektywy najlepszą metodą rozliczania się z klientem jest pobieranie całej opłaty z góry co miesiąc, zależnie od ilości lekcji. Widzimy z doświadczenia, że ta praktyka zapewnia szkole regularność wpłat i większą przewidywalność przychodów. Może się jednak zdarzyć, że nowy klient nie będzie chciał zapłacić całej kwoty na raz, ponieważ nie zna szkoły, a zajęcia zaczynają się np. dopiero po wakacjach. W takim przypadku zabezpieczeniem finansowym dla szkoły, jak i gwarancją miejsca na kursie dla klienta jest przedpłata. Sprawia ona, że uczestnik czuje większą motywację do przyjścia na kurs skoro zapłacił już część kwoty. Również szkoła nie musi w takim przypadku trzymać miejsca niezdecydowanym klientom. Szkoła korzysta na tym rozwiązaniu, ponieważ jest w stanie określić zainteresowanie kursem oraz posiada zabezpieczenie finansowe w razie rezygnacji klientów.

Rekomendacja V: Klient powinien zatwierdzać regulamin w formie elektronicznej podczas zapisywania się na kurs

W ActiveNow naszym klientom polecamy wprowadzenie akceptacji regulaminów online zamiast fizycznego podpisywania umowy. To oszczędność czasu i możliwość natychmiastowego zawarcia umowy. Zwiększa automatyzację i daje szybki dostęp do informacji o podpisie. W idealnym rozwiązaniu klient powinien potwierdzić regulamin już przy samym zapisie na kurs. Dzięki temu właściciel szkoły od razu załatwia z uczniem formalności oraz ma pewność, że uczestnik będzie przestrzegał regulaminu od samego początku. Dla klienta to również wygoda. Rozwiązanie nie wymaga fizycznego pojawienia się w szkole i złożenia podpisu, co niesie ze sobą dużą oszczędność czasu. 

Jakie są największe zalety tych rozwiązań?

Przedstawiliśmy Wam skuteczny proces zapisów na zajęcia. Głównymi zaletami są łatwość znalezienia informacji, oszczędność czasu, gwarancja rezerwacji miejsca, jak i automatyzacja. Nasze rekomendacje sprawiają, że nie tylko uczestnik jest w pełni poinformowany, czego może spodziewać się na zajęciach, ale i właściciele szkoły zabezpieczają się zarówno finansowo, jak i formalnie. Zachęcamy do wprowadzenia tego procesu w swojej szkole oraz do zapoznania się z pozostałymi rekomendacjami w zakładce Dobre Praktyki Szkół.