Szkoła to nie tylko lekcje z nauczycielami, zadania domowe, koła zainteresowań czy zajęcia pozalekcyjne. To także wyjazdy: zielone szkoły, wycieczki, kolonie, obozy sportowe czy półkolonie. Jednak rezerwacja noclegu, organizacja przejazdu czy zapewnienie atrakcji podczas takiego wyjazdu to nie wszystko. Konieczne jest dopełnienie czynności prawno-administracyjnych, które zawierają się we współpracy z kuratorium. Dzisiejszy artykuł szeroko omawia problematykę współpracy z kuratorium i wskazuje, które z wycieczek wymagają zgłoszenia.

Kuratorium – co to jest?

Zapewne każdy, kto był nauczycielem lub posyłał swoje dziecko do szkoły, spotkał się z takim pojęciem jak kuratorium. Wiadome jest, że wycieczki szkolne, kolonie i inne wyjazdy muszą być zgłaszane do kuratorium. Jednak na czym dokładnie polega funkcjonowanie tej instytucji i jakie zadania przed nią stoją? Najogólniej mówiąc, kuratorium oświaty to specjalna jednostka administracyjna powołana do zarządzania szeroko pojętą oświatą. Przedstawiciele kuratorium na czele z samym kuratorem oświaty jest odpowiedzialna za ścisłą współpracę Ministerstwa Edukacji i Nauki. Kuratorium oświatowe jest częściowo zdecentralizowane – instytucja posiada kilkanaście placówek, które jurysdykcją obejmuje pojedyncze województwo. W razie potrzeby możliwe jest ustalenie delegatur, czyli miejsc wspierających właściwe rejonowo kuratorium. Kuratorem danej placówki może zostać nauczyciel mianowany lub dyplomowany z minimum siedmioletnim stażem pracy. Kurator powoływany jest przez Ministra Edukacji i Nauki na wniosek wojewody właściwego terenowo. Do praktycznych zadań kuratorium należy realizacja takich obowiązków, jak:

• Dbałość o realizację podstawy programowej opracowanej przez MEiN;
• Nadzór i aktywna współpraca z Okręgowymi Komisjami Egzaminacyjnymi;
• Prowadzenie programów pomocowych: wyrównywanie szans uczniów z terenów wiejskich, przeciwdziałanie patologiom społecznym, itp.;
• Dystrybuowanie środków finansowych i pozafinansowych na realizację planów, grantów i programów rozwojowych tak uczniów, jak nauczycieli;
• Organizacja i zaspokajanie potrzeb rozwojowych nauczycieli, w szczególności koordynowanie ośrodków doskonalenia nauczania;
• Opieka i koordynacja wszelkich form wypoczynkowych uczniów, organizacja zajęć dodatkowych podczas ferii zimowych i wakacji;

Które wyjazdy wymagają zgłoszenia do kuratorium?

We wcześniejszym akapicie padło istotne sformułowanie – kuratorium sprawuje opiekę nad wypoczynkiem uczniów. Oznacza to, że wszelkie wyjazdy szkolne należy zgłaszać do kuratorium, aby możliwa była współpraca na linii kurator-dyrektor. Istotne jest także to, że do kuratorium zgłaszają również wyjazdy te placówki, które sklasyfikowane są jako organizacja pozarządowa. Oznacza to, że do zgłoszenia klasyfikują się nie tylko wycieczki szkolne, zielone szkoły czy wyjazdy organizowane przez placówkę oświatową. Także wszelkiego rodzaju obozy sportowe, wyjazdy na turnieje czy inne rozgrywki organizowane chociażby przez klub sportowy muszą być zgłoszone. Tutaj jednak należy zwrócić uwagę na wyjątki – są dwie zasady, dzięki którym nie trzeba zgłaszać wyjazdu do kuratorium. Pierwsza z nich dotyczy organizacji pozarządowych – one nie muszą zgłaszać wyjazdów, które trwają krócej niż dwa dni. Druga dotyczy szkół i placówek oświatowych – te z kolei nie muszą zgłaszać wyjazdów trwających krócej niż trzy dni. 

Podsumowując: jednodniowe wycieczki nie trzeba zgłaszać, dwudniowe zgłaszają NGO, ale nie zgłaszają szkoły, a trzydniowa i dłuższa wycieczka zgłaszana jest przez każdego. Do tego zapisu kwalifikuje się także półkolonie, które cieszą się dużą popularnością, o czym pisaliśmy kilka wpisów wcześniej. Warto zwrócić uwagę na pewną kwestię: półkolonie de facto nie wymagają transportu ani noclegu uczestników. De iure jednak półkolonie to kilkudniowy wypoczynek, podczas którego przez istotną część dnia małoletni przechodzi pod cudzą opiekę. Konieczne jest zatem zgłoszenie półkolonii na takich samych zasadach, jak wyjazdową wycieczkę, zimowisko czy obóz letni. Istotne są procedury zgłaszania wyjazdu, a w szczególności dochowanie terminów minimalnego zgłoszenia. Poszczególne wyjazdy muszą zostać zgłoszone na najpóźniej:

• 21 dni przed wyjazdem – standardowa forma wypoczynku;
• 14 dni przed wyjazdem – półkolonie oraz wycieczki zagraniczne;
• 7 dni przed wyjazdem – specjalny wypoczynek motywowany względami społecznymi, np. wypoczynek dofinansowywany kierowany do dzieci z rodzin o niskim statusie materialnym, wypoczynek dla dzieci i młodzieży w związku z negatywnymi skutkami wystąpienia klęski żywiołowej;

Jak zgłosić wyjazd do kuratorium?

Wypoczynek do kuratorium zostaje zgłoszony poprzez odpowiedni formularz na stronie ministerstwa, której adres internetowy to https://wypoczynek.mein.gov.pl/. Aby móc skorzystać z formularza zgłoszenia wyjazdu do kuratorium, należy utworzyć profil jako Organizator. Podczas rejestracji podajemy następujące informacje:

• Imię i nazwisko osoby reprezentującej Organizatora;
• Adres e-mail i hasło do profilu Organizatora;
• Nazwa firmy Organizatora lub jego imię i nazwisko;
• Numer telefonu kontaktowego do Organizatora;
• Adres e-mail Organizatora (opcjonalnie także fax);
• Typ organizatora (szkoła lub placówka / przedsiębiorca / osoba fizyczna / osoba prawna / jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej);
• Numer NIP, KRS i REGON;
• Numer zaświadczenia o wpisie do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych;
• Adres siedziby Organizatora (opcjonalnie adres korespondencyjny Organizatora, o ile różni się od adresu siedziby);

Po zarejestrowaniu możemy wypełnić specjalny formularz zgłoszeniowy, który to drukujemy i przekazujemy do kuratorium. Możemy to zrobić osobiście, w siedzibie właściwej ze względu na prowadzenie działalności lub przesłać dokumenty przy pomocy poczty. Od razu uprzedzamy – uzbrójcie się w cierpliwość i skupcie się, bowiem pytania są bardzo szczegółowe. Zostaniemy także poproszeni o szereg załączników – pomyłka nawet w jednym z nich będzie wymagać czasochłonnych sprostować. Jedną z najważniejszych kwestii jest karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku – na ten temat pisaliśmy na naszym blogu. Warto też posiłkować się szczegółową instrukcją przygotowaną przez osoby ściśle współpracujące z kuratoriami i MEiN. Dokument w formie PDF do przeczytania zostawiamy dostępny pod tym linkiem.

Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia wyjazdu do kuratorium

Zgłoszenie wyjazdu do kuratorium przez część osób może być odebrana jako zbędna formalność, przejaw biurokratycznej mentalności Polski. Co za tym idzie – część osób zwyczajnie bagatelizuje ten wymóg, decydując się na organizację wypoczynku bez zgłoszenia do kuratorium. Jest to pomysł niezwykle ryzykowny i wysoce nieprzemyślany – brak stosownej dokumentacji zostanie bardzo szybko zauważony. Wobec niedopełnienia obowiązku zgłoszenia wyjazdu do kuratorium ustawodawca przewiduje sankcje pod postacią grzywny. Zgodnie z artykułem 96a Ustawy o systemie oświaty podlegają Ci organizatorzy wypoczynku, którzy:

• Nie zgłosili faktu organizacji wypoczynku do kuratorium oświaty, a faktycznie zorganizowali wypoczynek;
• Wysłali zgłoszenie, ale zostało ono niezaakceptowane lub zwrócone do poprawek, które to nie zostały uzupełnione w wyznaczonym terminie, a pomimo tego wypoczynek został zorganizowany;
• Wysłali zgłoszenie, które zostało zaakceptowane, ale między akceptacją wniosku a faktycznym wyjazdem zmianie uległy: termin wypoczynku, miejsce pobytu, adres pobytu, trasa pobytu, a o zmianach kuratorium nie zostało skutecznie poinformowane w terminie;

Powyższe trzy przypadki klasyfikowane są jako wykroczenie, a więc sankcje najczęściej kończą się na postępowaniu mandatowym. Warto jednak nie weryfikować całej procedury na własnej skórze i zawczasu dopełnić wszelkich formalności. Tym sposobem można zagwarantować sobie spokój, a środki przeznaczyć na kolejne wypoczynki zamiast na zapłatę mandatów.

Lex Czarnek a zgłoszenie wyjazdu do kuratorium

Środowisko nauczycielskie od pewnego czasu jest bardzo mocno spolaryzowane pod względem „Lex Czarnek” czyli poprawkach zmieniających ustawę o systemie oświaty. Wielu organizatorów zastanawia się, czy Lex Czarnek wpłynie na zgłoszenie wyjazdu do kuratorium, czy pojawią się nowe procedury lub zakazy w związku z procedowaną ustawą. Nie da się ukryć, że środowisko nauczycielskie nie patrzy przychylnie na zmiany, które – mimo przyjęcia przez Sejm – zostały zawetowane przez prezydenta. Sygnały te biorą się nie tylko z niechęci do obecnej partii rządzącej, która naraziła się wielu rozmaitym grupom społecznym. Nauczyciele obawiają się, że Lex Czarnek może się okazać podobnie nieudolnym programem, jak przedsięwzięcie „Poznaj Polskę”, w którym można było odnaleźć szereg błędów merytorycznych. Pomyłki te są o tyle szokujące, że tworzy je organ administracyjny, który jest odpowiedzialny za edukację najmłodszych Polek i Polaków. Ponadto, afirmacja hasłem „Poznaj Polskę” jest co najmniej nie na miejscu, biorąc pod uwagę skalę omyłek wynikających z (najprawdopodobniej) praktycznej nieznajomości zabytków i geografii Polski.

Przykładowo, „zamek we Fromborku”, który miał być atrakcją rekomendowaną, znajduje się de facto w oddalonym o 75 kilometrów Lidzbarku Warmińskim. Kolejna rekomendowana atrakcja, czyli pomnik kardynała Stefana Wyszyńskiego zlokalizowana jest we Włocławku, którą MEiN umieściło w województwie… warmińsko-mazurskim (tutaj różnica wynosi już blisko 100 kilometrów). Kanał Elbląski – zgodnie z rekomendacją „Poznaj Polskę” – wart jest odwiedzenia w miejscowości Elbląg, jednak na miejscu okazuje się, że w Elblągu nie ma takiego kanału, a jedynie przepływa rzeka Elbląg. ORP „Dar Pomorza” sklasyfikowano jako okręt wojenny, mimo tego, iż nie miał on jakichkolwiek cech bojowych, był on bowiem cywilnym statkiem służącym do szkolenia studentów. Trzeba przyznać, że tak rażące błędy nie zwiastowały niczego dobrego dla organizatorów wypoczynku. Na szczęście, w zawetowanej ustawie nie ma poważnych zmian powodujących inną ścieżkę procedowania zgłoszeń wypoczynku do kuratorium. Na ten moment też nie ma obaw o wejście w życie „Lex Czarnek” – poprawki zawetowane przez Prezydenta RP Andrzeja Dudę trafiły tymczasowo do „sejmowej zamrażarki”. Obecna sytuacja polityczna na świecie nie wskazuje na to, by posłowie rychło wrócili do ponownego procedowania ustawy.  

Co jeszcze warto wiedzieć o zgłoszeniu wyjazdu do kuratorium?

Organizacja wypoczynku wiąże się ze zgłoszeniem wyjazdu do kuratorium, jednak część osób zastanawia się, czy gdzieś jeszcze trzeba dokonywać takiej deklaracji. Wiadome jest, że nad takim wypoczynkiem czuwa także sanepid, więc pojawia się pytanie – czy zgłoszenie wyjazdu konieczne jest także do innych instytucji? Odpowiedź brzmi: nie, to kuratorium zgłasza zainteresowanym jednostkom fakt organizacji takiego wypoczynku. Mówiąc „zainteresowane jednostki”, mamy na myśli przede wszystkim Państwowy Inspektorat Sanitarny, Państwową Straż Pożarną oraz kuratora oświaty właściwego ze względu na miejsce odbywania się wypoczynku. Nic więc dziwnego, że właściwe dla nas kuratorium daje sobie minimalny termin 21 lub 14 dni w standardowych sytuacjach, a 7 dni tylko w wyjątkowych przypadkach. Komunikacja ze stosownymi jednostkami może być bowiem czasochłonna, a ryzyko niedostatecznie szybkiego skomunikowania się mogłoby być naprawdę wysokie.

Zgłoszenie wyjazdu do kuratorium to także duża ilość dokumentów, która musi być  dopięta na ostatni guzik. Ludzka pamięć bywa zawodna, dlatego warto wspomóc się narzędziami organizacyjnymi. Do takich należy ActiveNow – system wspomagający szkoły w administracji i zarządzaniu! ActiveNow można porównać do szwajcarskiego scyzoryka – w jednej, poręcznej aplikacji znajdziemy szereg udogodnień i narzędzi niezbędnych do planowania i zarządzania. Planując wyjazd wakacyjny, możemy skorzystać z wygodnej i praktycznej formy zapisów online, o których poinformujemy kampanią mailingową i SMS-ową. System obsłuży również płatności online oraz przypomni opiekunowi zapisanego dziecka o płatności należności. Zadania możesz osadzić w realnych ramach czasowych w kalendarzu, a to wszystko przy pomocy jednego narzędzia! ActiveNow możesz przetestować za darmo już teraz!