Jak to wygląda ze strony prawnej?

Zaakceptowanie regulaminu podczas zapisu online jest tak samo prawomocne jak podpisanie tradycyjnej umowy. Czytelny i odpowiednio rozpisany regulamin sprawia, że formalności związane z akceptacją oferty i zobowiązaniem do opłat zostaną szybko załatwione od razu  przy zapisie. 

Opinia prawna dotycząca rozwiązania

Czy zaakceptowany przez klienta w ramach portalu internetowego regulamin może być uznany za zawartą z tym klientem umowę?

Podstawa prawna:

Do wzajemnych relacji między konsumentem a przedsiębiorcą oferującym zawarcie umowy w ramach portalu internetowego zastosowanie znajdują przede wszystkim regulacje kodeksu cywilnego, oraz ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Gdyby podmiot ten świadczył na rzecz konsumenta usługi drogą elektroniczną to zastosowanie znajdzie również ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Odpowiedź:

Odpowiednio skonstruowany regulamin udostępniony drogą elektroniczną może być uznany za wzorzec umowy w rozumieniu art. 384 k.c. Zgodnie z § 1 tego artykułu „Ustalony przez jedną ze stron wzorzec umowy, w szczególności ogólne warunki umów, wzór umowy, regulamin, wiąże drugą stronę, jeżeli został jej doręczony przed zawarciem umowy.”

Zamieszczony na portalu internetowym regulamin, który został udostępniony klientowi przed zawarciem umowy, staje się zatem (w przypadku jej zawarcia) integralną częścią umowy łączącej strony. Do zawarcia umowy może dojść w różny sposób, jednak najpowszechniejszą formą jest złożenie oferty i jej akceptacja przez drugą stronę. Zgodnie z art. 66 § 1 k.c. „Oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy.”  W rozpatrywanym tu przypadku należy uznać, iż przedsiębiorca składa ofertę zawarcia umowy o treści wskazanej w regulaminie. Klient natomiast dokonuje przyjęcia tej oferty (a tym samym zawiera umowę) poprzez akceptację regulaminu.

Podsumowując powyższe wskazać należy, iż w ujęciu prawa cywilnego w pełni dopuszczalne jest zawarcie umowy za pomocą akceptacji oferty w portalu internetowym, a taki sposób nie różni się co do zasady od tradycyjnych metod zawierania umów (nie licząc samej formy dokonania tej czynności). Istotna jest w takim przypadku wyraźna akceptacja przez konsumenta warunków oferty, która zostaje dokonana przykładowo poprzez zaznaczenie odpowiednio oznaczonych „checkboxów”.

Podkreślić należy nadto, iż umowa zawierana w takiej formie będzie uznana za  umowę zawartą na odległość w rozumieniu art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta („umowę zawartą z konsumentem w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie”). Warto zatem pamiętać przykładowo, że jeżeli umowa zawierana na odległość, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, nakłada na konsumenta obowiązek zapłaty to przedsiębiorca musi zapewnić, aby konsument w momencie składania zamówienia wyraźnie potwierdził, że wie, że zamówienie pociąga za sobą taki obowiązek. Jeżeli do złożenia zamówienia używa się przycisku lub podobnej funkcji, muszą być one oznaczone w łatwo czytelny sposób słowami „zamówienie z obowiązkiem zapłaty” lub innego równoważnego jednoznacznego sformułowania (art. 17 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta).

O czym trzeba pamiętać przy takim rozwiązaniu?

Właściciele szkół muszą pamiętać, aby: 

• klient w łatwy sposób mógł zapoznać się z pełną treścią regulaminu np. w formie załącznika na stronie czy link do przekierowaniem do pliku
• wszelkie informacje o wymaganych płatnościach zawarte były w momencie składania zamówienia i akceptacji regulaminu przez klienta
• szkoła miała łatwy dostęp do informacji o tym, czy i kiedy klient zaakceptował regulamin, aby w razie potrzeby móc rozwiązać konflikty drogą prawną (w ActiveNow szkoły mają natychmiastowy dostęp do tych danych)

Jakie plusy niesie ze sobą wprowadzenie akceptacji regulaminów online?

Zastanówmy się teraz czemu zastąpienie tradycyjnych umów akceptacją regulaminów jest korzystne zarówno z perspektywy szkoły, jak i klientów. Głównymi zaletami są:

• oszczędność czasu i możliwość natychmiastowego zawarcia umowy – akceptacja regulaminu zajmuje chwilę i jest dobrą alternatywą do fizycznego podpisu umowy, który wymaga stawienie się na miejscu bądź skanowanie i odesłanie umowy PDFem
• ekologiczne rozwiązanie ograniczające papierologię – nie tylko rozwiązanie to pozwala na zminimalizowanie zużycia papieru, ale sprawia też, że szkoła nie musi walczyć z przytłaczającą ilością dokumentów i składowania ich 
• szybki dostęp do informacji o podpisie – tak jak było już wspomniane, szkoła może w łatwy sposób sprawdzić, kto i kiedy zaakceptował regulamin, bez szukania odpowiedniej teczki i umowy
• zwiększa automatyzacje – akceptacja online znaczenie zwiększa automatyzację, co wpływa na wygodę klienta i właściciela szkoły 

Wiele właścicieli może martwić o to, że klient powie “Nie zapłacę, bo niczego nie podpisywałem”. Pamiętajcie jednak, że kliknięcie przy zapisie w odpowiednie okienko jest tak samo ważne i wiążące jak tradycyjny podpis oraz pozwala na podjęcie kroków prawnych! Najlepszym rozwiązaniem jest niedopuszczenie do sytuacji, w której klient zalega z opłatą. Można to zrobić poprzez pobieranie opłaty z góry, wdrożenie wygodnych płatności online czy nie wpuszczanie klienta na zajęcia bez uregulowania należności.

Jak wprowadzić tę opcję w szkole?

Pamiętaj, że w naszym systemie ActiveNow możesz bardzo łatwo podpiąć swój regulamin pod formularz zapisów. Co więcej, będzie on “obowiązkowy do zaakceptowania”, a więc problem podpisania umowy zostanie rozwiązany już na poziomie zapisu. Odpowiednie wzmianki natomiast pozwolą Tobie oraz klientowi na uwzględnionych warunkach rozwiązać umowę – jeżeli nastąpi taka potrzeba. Dzięki powyższej opinii prawniczej będziesz mógł odejść od drukowania i czasochłonnego podpisywania dokumentów – postaw na proste, ekologiczne i użyteczne rozwiązanie! Dzięki niemu formalności załatwisz szybko i nowocześnie, a spać możesz spokojnie, nie martwiąc się o kwestie prawne.