Rozpisywać się o tym, że administracja w biznesie jest męcząca i czasochłonna, chyba nie muszę… Jako osoba, której działalność opiera się na zajęciach edukacyjnych, zapewne zdajesz sobie sprawę, że im bardziej rozwija się biznes, tym tej pracy więcej przybywa. Możesz pójść tradycyjną ścieżką i wybrać (oczywiście tylko pozornie) najprostszą metodę – założyć zeszyt, gdzie będziesz wszystko notował… Ale o tym, jak bardzo robisz sobie tym pod górkę, możesz przeczytać w naszym poprzednim artykule pod tym linkiem. Kolejna opcja to “mały krok dla informatyka, a wielki krok dla biznesu”, czyli banalne narzędzie z wachlarzem tysięcy funkcji – Excel. Nareszcie masz wszystko w jednym miejscu z łatwą możliwością edycji. Ale czy na pewno jest to najlepsze wyjście w kontekście administracji w Twojej szkole? Dzisiaj przedstawiamy 6 wad prowadzenia biznesu w Excelu.
1. Nie masz widoku 360°
Tytuł pierwszej wady odczytujemy oczywiście w przenośni. Jako osoba, która kontroluje administracje, chciałbyś najprawdopodobniej mieć wszystko w jednym miejscu, aby posiadać poczucie pełnej kontroli nad tym, co się dzieje w Twojej szkole. Excel to ułatwia, ale nie zapewnia w 100%. Nie da się wszystkiego zawrzeć w jednej tabelce… Pamiętaj, że administracja szkoły to oprócz listy uczestników, to także: prowadzący zajęcia, obecności, płatności, terminarze, raporty, a w przypadku niektórych szkół nawet zastępstwa i odrabianie zajęć… No i z jednej tabeli robi Ci się 10 plików Excel, każdy z kilkoma arkuszami, a znalezienie konkretnej informacji zajmuje znowu minimum kwadrans. Jest to problematyczne nawet, jeśli zatrudniasz sekretarkę, która trzyma oko nad wszystkimi dokumentami, ponieważ wystarczy jej kilkudniowa nieobecność, aby pozostać sam na sam ze wszystkimi dokumentami, których przeglądanie nie należy do efektywnych, ani przyjemnych. Wyzwaniem może się też okazać wdrożenie w prowadzoną w ten sposób administrację nowej osoby.
2. Pamiętaj, że to tylko tableka
Spójrzmy prawdzie w oczy – Excel jest świetnym narzędziem ułatwiającym nam różne procesy w biznesie… Lecz jest to tylko tabelka. Wiesz już pewnie, jak wiele administracyjnych wyzwań Cię czeka i jak wiele tabelek będziesz musiał stworzyć. Lecz co z zadaniami, których nie da się wykonać za pomocą naszego arkusza? Z Excela nie wyślesz wszystkim klientom SMSa, czy maila z informacją, że zajęcia są przeniesione lub że zbliża się termin zapłaty. Musisz szukać innych rozwiązań, a najprawdopodobniej zdecydujesz się na wykonanie tego ręcznie. A wracając do zapłaty za zajęcia – nawet najbardziej zaawansowanego Excela nie połączysz z kontem bankowym tak, abyś automatycznie widział w tabeli, kto zapłacił, a kto zalega. Za tym idą kolejne czynności i stracony czas…
3. Nie możesz sprawnie współpracować z nauczycielami
Administracja w szkole, czy też klubie sportowym może być zarządzana przez jedną osobę. Jednak to, co się na nią składa, to wiele czynników – zarówno ze strony Twoich klientów (np. płatności), ale także nauczycieli w Twojej szkole. Weźmy pod lupę obecności na zajęciach – Twój nauczyciel może to zrobić w Excelu, ale nie udostępnisz mu arkusza z wszystkimi zajęciami z wszystkimi danymi klientów. Trzebaby było włożbyć masę pracy, aby nie kłóciło się to z rozporządzeniem RODO (więcej o bezpieczeństwie danych troszkę później). Taki nauczyciel wyśle Ci to w swojej wersji arkusza lub w innej formie, a Ty to będziesz musiał przepisać i podsumować zupełnie sam… No bo w końcu – <patrz punkt poniżej>
4. Dalej wiele rzeczy robisz sam
Jeżeli ograniczysz prowadzenie administracji do naszego roastowanego Excela, automatycznie generujesz sobie listę rzeczy, które dalej musisz zrobić sam. Zacznijmy od początku – musisz stworzyć plik, tabelkę, a następnie wprowadzić tam dane. Niby proste czynności, lecz w przypadku szkoły, która ma setki uczestników i wiele zajęć, mamy do czynienia z długimi godzinami pracy. Idąc dalej, wprowadzasz obecności oraz informacje o płatnościach, a perspektywa powtarzania tych czynności regularnie da Ci tylko poczucie straconego czasu, który mogłeś zainwestować w rozwój szkoły, czy też bezpośrednio Waszych podopiecznych.
PS. Nie zapomnij o zarezerwowaniu sobie minimum 2 godzin w miesiącu, aby podsumować i rozliczyć pracowników! Tak, tego też Excel za Ciebie sam nie zrobi 🙂
5. Dane klientów nie są w pełni bezpieczne
Nastąpiły czasy, kiedy bezpieczeństwo danych klientów stawia się na pierwszym miejscu. Wprowadzając wspomniane dane do Excela masz wygodę i poczucie komfortu, że są one bezpieczne w jednym miejscu i nie ma możliwości, by wypłynęły dalej lub zostały utracone… Czy aby na pewno? Pamiętaj, że istnieje stwierdzenie “złośliwość rzeczy martwych” – komputer jest tylko urządzeniem, które może zostać skradzione, zgubione, a także może się po prostu popsuć. Nawet jeżeli nasze urządzenie działa w pełni sprawnie, to plik Excela także może zostać zawirusowany lub nastąpi sytuacja, kiedy zamkniesz arkusz, nie zapisując zmian.
A w kontekście wszystkim znanemu RODO – ciekawostką jest fakt, że aby działać w pełni zgodnie z tym rozporządzeniem, powinieneś używać mało znanych i skomplikowanych funkcji w arkuszu. Mowa oczywiście o ustawianiu haseł na konkretne dane w Excelu, aby nikt niepożądany nie miał wglądu do informacji o klientach.
6. Nie angażujesz klientów
Ale zaraz, zaraz… Jak to mam angażować klientów w swój biznes? Otóż tak, trendy na rynku pokazują, że najwierniejsi klienci to tacy, którzy są jakkolwiek zaangażowani w Twój biznes! I mówię tu o jakiejkolwiek aktywności!
Excel… Pomyślmy… Nie ma możliwości, aby rodzice dzieciaków byli realnie zaangażowani w sferę administracyjną. Nie będziesz przecież dla każdego rodzica tworzył osobnego arkusza z ich danymi, wszystkimi zajęciami dzieci, a nie mówię już o możliwości zgłoszenia nieobecności dziecka lub próbie znalezienia terminu na odrobienie nieobecności. Kiedy prowadzimy biznes w swoim Excelu, rodzic z każdym pytaniem lub problemem staje przed wyborem: wysłać maila, SMSa lub zadzwonić… No i to by było na tyle, jeżeli chodzi o zaangażowanie klienta.
Excel w porównaniu do zeszytu – to jak porównywać smartfony do telefonów stacjonarnych sprzed 30 lat. Twoja administracja staje się o wiele prostsza, lecz dalej wpadasz (często nieświadomie) na przykre w kontekście biznesu pułapki. Można powiedzieć, że część z nich ominiesz korzystając dysków online (tzw. chmur). Ale czy przeniesienie plików do chmury rozwiąże wszystkie problemy? Wiele z powyższych pułapek dalej będzie niemożliwym, aby je ominąć. Czy w ogóle istnieje sposób, aby uniknąć tych pułapek i przenieść administrację biznesu na wyższy poziom, aby móc nareszcie skupić swój czas na tym co najważniejsze, czyli na rozwoju Twoich podopiecznych? Istnieje duże prawdopodobieństwo, że odpowiedź na to pytanie znajdziesz na www.ActiveNow.pl
