Prowadzenie szkoły z zajęciami dodatkowymi dla dzieci wiąże się z wieloma wyzwaniami, również tymi związanymi z administracją… Pojęcie to kojarzy się chyba nam wszystkim z często monotonnym miksem rutyny i straconego czasu. Często właściciele takich szkół sięgają po pozornie najprostsze sposoby na prowadzenie swojej administracji – notowanie wszystkiego w zeszycie lub tworzenie słynnych “tabelek w Excelu”.
Droga ta zdaje się być najłatwiejszą, lecz jest tak naprawdę pełna pułapek, na których tracisz bezpośrednio Ty, jak i Twoja szkoła! Chcemy Ci w tym krótkim tekście przedstawić wady administracji w zeszycie, jeżeli chcecie również poczytać jak roastujemy prowadzenie biznesu w Excelu, zapraszamy pod ten link. Nie przedłużając… Oto 7 pułapek prowadzenia biznesu w zeszycie!
1. Tracisz swój bezcenny czas
Na co szkoła powinna poświęcać najwięcej czasu, jak nie na naukę swoich podopiecznych? Prowadząc szkołę w zeszycie tracisz jednak długie godziny na wpisywaniu każdego nazwiska, każdej obecności, czy też każdej płatności od rodziców ręcznie! A co jeżeli zajęć (w tym przypadku też zeszytów) jest więcej? Nie ma możliwości wykonania jakże wygodnej opcji „kopiuj – wklej”, by przenieść niektóre informacje. Praca ta podwaja się i potraja… A wyobraź sobie, ile czasu marnujesz wchodząc na konto bankowe, sprawdzając, który rodzic zapłacił i szukając odpowiedniego zeszytu oraz rubryczki, żeby to odnotować.
Dodatkowo warto też przytoczyć, że prawdopodobnie już nawet prehistoryczni przedsiębiorcy wiedzieli, że „czas to pieniądz”…
2. Możesz łatwo zgubić dziennik
Wszyscy pamiętamy wymówki naszych znajomych w podstawówce pt. “Pies mi zjadł zeszyt”. Nie wnikając, ile było tym prawdy, musimy jednak przyznać, że dziennik fizyczny podobnie jak zeszyt jest tylko przedmiotem, a nawet najbardziej odpowiedzialnym przedsiębiorcom zdarza się różne przedmioty gubić lub też zapomnieć, gdzie się je położyło. Może nie wydarzy się tragedia, gdy Twój instruktor zapomni zeszytu z obecnością na pojedyncze zajęcia, lecz wyobraź sobie, co gdy zeszyt zostanie skradziony lub zgubi się wraz z wszystkimi danymi Twoich klientów oraz informacjami o płatnościach…
3. Masz poczucie ciągłego bałaganu
Wiele osób twierdzi, że lubią mieć bałagan na biurku, bo i tak wiedzą, gdzie leży to, czego potrzebują. Sytuacja się pogarsza, gdy w Twojej firmie masz poczucie ciągłego bałaganu i nie wiesz, co się dzieje. Nie jesteś fizycznie w stanie pamiętać szczegółowych danych o każdym kliencie, a długie poszukiwania konkretnych informacji w zeszytach są z pewnością dużą dawką stresu i nerwów. A co gorsze – otwierasz taki zeszyt, a tu jeden uczeń skreślony, drugi nie wiadomo, czy był na zajęciach, a trzeci wpisany 3 razy….
4. Tracisz pieniądze, na które zapracowałeś
Wyżej opisany “bałagan” może Cię irytować, lecz sytuacja się pogarsza, gdy wkrada się on w sferę finansową Twojej szkoły. Można oczywiście notować w zeszycie, który rodzic zapłacił, a kto jeszcze zalega za zajęcia. Jednak przy większej ilości zajęć i przy coraz większej liczbie klientów przychodzi moment, kiedy zaczynasz zatracać orientację się w rozliczeniach (sprawdź Księgowość klubu sportowego). Ma to szczególnie miejsce w sytuacjach, gdy ufasz rodzicom, bo “ktoś mówił, że płacił”, a pieniądze uciekają…
5. Musisz wszystko własnoręcznie edytować
Choroby, urlopy, sprawy rodzinne – sprawiają one, że nie zawsze każdy prowadzący zajęcia może się wywiązać ze swoich obowiązków. Na koniec miesiąca natomiast Ty musisz ręcznie podsumowywać to, ile zajęć Twój nauczyciel przepracował. Sytuacja staje się jeszcze bardziej męcząca i czasochłonna, gdy jedni nauczyciele zastępują drugich… Nagle, gdy oprócz rozliczenia pracowników, musisz podsumować dodatkowo obecności dzieci na zajęciach, budzisz się wtedy w stertach zeszytów z poczuciem “od czego mam w ogóle zacząć?”.
6. Wszystko robisz sam
Zajęcia się rozpoczynają – musisz je wprowadzić do kalendarza…
Rodzice zapisują dzieci – musisz wpisać uczniów do odpowiednich zeszytów…
Dziecko było chore, a rodzic chce znaleźć termin na odrobienie nieobecności – zmuszony jesteś mu pomóc…
Koniec miesiąca, trzeba rozliczyć pracowników i wszystko podsumować – znowu MUSISZ to zrobić sam.
Mamy XXI wiek! Najwyższy czas, żeby ktoś lub coś zrobiło to za Ciebie!
7. Nie możesz być zgodny z RODO
Na koniec najbardziej wrażliwy temat ostatnich miesięcy dla każdego przedsiębiorcy – rozporządzenie RODO. Od maja tego roku najprawdopodobniej także robisz wszystko, aby dane Twoich klientów były jak najbezpieczniejsze. Czy z administracją prowadzoną w zeszycie jest to w ogóle możliwe?
Czy wiesz, że RODO przewiduje “prawo do bycia zapomnianym”, czyli klient może się domagać trwałego usunięcia wszystkich swoich danych z Twojej bazy? Jak nagle usunąć jedno nazwisko z zeszytu (lub zeszytów), gdzie mamy całą listę uczniów?
No i na koniec ciekawostka – czy posiadasz sejf? Pytanie może się w tym tekście wydawać co najmniej dziwne… Jednak czy wiesz, że aby być zgodnym z RODO, powinieneś trzymać wszystkie zeszyty w sejfie, by ograniczyć maksymalnie dostęp osób nieupoważnionych?
Na powyższe pułapki łapie się każda szkoła, która dalej prowadzi biznes w zeszytach. Najczęściej właściciele nie są ich świadomi, a dodatkowo każda zmiana (szczególnie w kontekście biznesu) kojarzy się ze strachem, dużą ilością nauki, ryzykiem oraz często nadchodzącą porażką. A przecież da się tak prosto uniknąć tych pułapek. Proponowane rozwiązanie można znaleźć na www.ActiveNow.pl
