Nieodłącznym elementem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej jest wystawianie faktur. Każdy podmiot, który dokonuje transakcji kupna lub sprzedaży, zetknie się z tym rodzajem dokumentu. Pomimo powszechności procesu wystawiania faktury nie można popaść w rutynę. W przeciwnym wypadku może dojść do pomyłki i jeśli jej w porę nie wychwycimy, możemy mieć problemy natury prawnej. W jaki sposób prawidłowo wystawiać faktury? Co zrobić, gdy dojdzie do pomyłki? Co jeszcze powinieneś wiedzieć o fakturowaniu prowadząc szkołę?

Czym jest faktura i jakie są rodzaje faktur?

Faktura to dokument potwierdzający zaistnienie transakcji pomiędzy sprzedawcą, czyli podmiotem zobowiązanym do wystawienia faktury, a nabywcą. Samo słowo „faktura” jest skrótem myślowym – z reguły mówimy wówczas o najpowszechniejszym rodzaju tego dokumentu, czyli faktury VAT. Należy jednak mieć świadomość, że wystawić można inne rodzaje dokumentów, a najpopularniejsze z nich to:

• Faktura uproszczona – najczęściej jest to paragon z NIP-em nabywcy wystawiany przy zakupach na firmę, gdy wartość zakupów nie przekracza równowartości 100 euro lub 450 złotych. Taka faktura nie musi zawierać nazwy nabywcy, adresu siedziby czy innych typowych informacji.
• Faktura zaliczkowa – jest to dokument wystawiany w związku z wpłatą zaliczki z tytułu dostawy mającej nastąpić w przyszłości. Pozostała kwota rozliczana jest poprzez fakturę końcową, a wartość faktury końcowej stanowi różnica między całością kwoty a wpłaconą zaliczką.
• Faktura marża – specyficzny rodzaj faktury, w którym podmiot wystawiający fakturę płaci podatek dochodowy i VAT tylko od kwoty stanowiącej jego marżę. Z tym rodzajem faktury spotkamy się najczęściej przy zakupie pojazdu w komisie, który wcześniej odkupił pojazd od firmy.
• Faktura RR – dokument zarezerwowany dla tzw. rolników ryczałtowych, czyli takich, którzy dokonują dostawy z własnej produkcji rolnej. Szkoła językowa nie wystawi takiej faktury, ale otrzyma ją od lokalnego rolnika, który dostarczy danej szkole np. jabłka z sadu czy jajka od własnych niosek.
• Pro forma (zapisywana także jako „faktura proforma”) – jest to szczególny rodzaj dokumentu, który ze względu na swoją specyfikę zasługuje na oddzielny akapit. Omówimy ten rodzaj faktury z uwagi na możliwość zabezpieczania swoich interesów w relacjach B2B.

Istnieją także specjalne działania, które związane są z procesem wystawiania faktur. Dobrym tego przykładem jest refakturowanie, które oznacza przeniesienie kosztów na podmiot, który faktycznie korzysta z usługi. Przykładowo, szkoła językowa wystawi refakturę osobie, która uczestniczy w zagranicznym kampusie językowym organizowanym przez szkołę zza granicy.

Co powinna zawierać faktura?

Nim na dobre rozpoczniemy omawianie zagadnienia, musimy zrobić małą „gwiazdkę” do tekstu. Ilekroć w dalszej części artykułu będzie pojawiać się słowo „Faktura”, będziemy mieć na myśli zawsze fakturę VAT. Podyktowane jest to względami praktycznymi – wystawianie faktury zaliczkowej czy refakturowanie będzie rozpatrywane raczej jako odstępstwo od reguły. Ze względu na prowadzony rodzaj działalności, szkoła językowa nie będzie wystawiać faktury marży i RR, więc w naturalny sposób pozostaje nam omówienie kwestii związanych z fakturą VAT. Wszelkie ekstraordynaryjne przypadki fakturowania sugerujemy skonsultować z doradcą podatkowym, a przynajmniej z działem księgowości.

Jakie informacje znajdują się na fakturze? Poniżej przedstawiamy obowiązkowe dane faktury VAT:

• Data wystawienia – kwestię dat na fakturze poruszymy w dalszej części artykułu;
• Data dostawy towaru lub realizacji usługi – nie mylić z datą wystawienia faktury;
• Numer faktury – unikalny, pozwalający na zidentyfikowanie konkretnej faktury;
• Nazwy sprzedawcy oraz nabywcy – element identyfikujący podmioty;
• Adresy sprzedawcy oraz nabywcy – element określający terytorium podmiotu;
• NIP sprzedawcy oraz nabywcy – kolejny element identyfikujący podmioty;
• Nazwa towaru lub usługi – ścisłe określenie przedmiotu transakcji;
• Liczba lub miara towaru lub usługi – policzalne określenie jednostki transakcji;
• Cena jednostkowa towaru lub usługi – wyrażana w kwocie netto;
• Całkowita wartość towarów i usług – należność netto po zsumowaniu jednostek;
• Stawka podatku – wskazanie stawki podatku VAT, z której obliczymy należność; 
• Kwota podatku – określanie należności VAT doliczanej do ceny jednostkowej;
• Należność ogółem – zsumowana wartość towarów i usług z podatkiem VAT.

Uwaga: w przypadku wystawiania faktury osobie fizycznej zamiast NIP-u można umieścić numer PESEL, przy czym nie ma obowiązku umieszczania tej informacji. Jeśli występują ewentualne rabaty, umieszcza się informację na temat obniżki ceny przy cenie jednostkowej towaru lub usługi, rzadziej przy kwocie należności ogółem.

Komu wystawiasz fakturę?

Każdorazowo w transakcji występują dwie strony – sprzedawca oraz nabywca. To sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia faktury. Oznacza to, że Twoja szkoła będzie wystawiać faktury swoim klientom, a odbierze faktury z tytułu np. zakupów materiałów dydaktycznych czy opłaty za energię elektryczną. W roli nabywcy może występować zarówno osoba fizyczna (np. Jan Kowalski), osoba prawna (np. Niezależny Związek Zawodowy Pracowników Dołowych), jak również jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. spółka partnerska Jana Kowalskiego i Elżbiety Nowakowskiej). 

Kiedy wystawić fakturę i czym się różni data sprzedaży od data realizacji usługi?

Wydawać by się mogło, że z terminem na fakturze nie będzie większego problemu – wystarczy przepisać ją z kalendarza. Paradoksalnie jednak dość dużo błędów wiąże się z nieprawidłowym wystawieniem faktury z uwagi na dwie daty do wprowadzenia. Pierwsza z nich to data sprzedaży i nie jest ona obowiązkowa w sytuacji, gdy nie można określić przyszłej daty finalizacji transakcji. Druga z nich to data wystawienia faktury i jest ona bezwzględnie obowiązkowa – musi się ona zgadzać z faktycznym dniem utworzenia faktury. 

Co istotne – przedsiębiorca ma czas na wystawienie faktury do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu realizacji usługi. Możliwe jest także wystawienie faktury na maksimum 60 dni kalendarzowych przed faktycznym dokonaniem sprzedaży (przed wprowadzeniem Polskiego Ładu termin ten wynosił 30 dni kalendarzowych). Nie jest więc błędem sytuacja, w której data sprzedaży określona jest na 20.05.2023, a data wystawienia na 13.06.2023. Dalej – błędem nie będzie też wystawienie faktury w dniu 02.04.2023 i określenie daty sprzedaży na 20.05.2023. Nie trzeba więc stawiać do pionu działu księgowego w sytuacji, gdy daty sprzedaży i wystawienia się nie pokrywają.

Faktura proforma – co to jest i kiedy się ją stosuje?

W pierwszym akapicie zwróciliśmy uwagę na proformę, czyli specyficzny rodzaj dokumentu. Celowo w podpunkcie opisującym proformę nie użyliśmy zwrotu „faktura”. Zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi, nie jest to dokument księgowy stawiany na równi z fakturą VAT, fakturą uproszczoną czy dowolną inną fakturą. Sama nazwa proformy pochodzi z łacińskiego „pro forma”, czyli „dla pozorów” czy „ze względu na formę”. Pełni ona charakter informacyjny, przedstawiający podmiotom transakcji przede wszystkim warunki płatności. 

Ktoś mógłby się zapytać: po co mam wystawiać proformę, skoro możemy umieścić dane o transakcji na umowie? Odpowiedź jest prosta: o wiele prostsze jest wygenerowanie faktury aniżeli spisywanie umowy, która przecież może być obarczona wadami. Mając to na uwadze, proforma jest często stosowana w formie oferty handlowej, której akceptacja lub wpłata należności stanowi podstawę do rozpoczęcia świadczenia usługi. Szkoły językowe mogą stosować proformę w przypadku współpracy B2B, gdy potencjalny nabywca chce poznać propozycję i wybrać spośród ofert. Część podmiotów stosuje ten rodzaj dokumentu, gdy klient nie chce zapłacić i stosowane są metody windykacyjne.

Faktura VAT – czym jest VAT naliczony, a czym VAT należny?

Często się zdarza, że mylone są pojęcia związane z rozliczeniami, szczególnie wśród osób, które dopiero rozpoczynają pracę na własny rachunek. Obok klasycznej pomyłki przychodu i dochodu mylony jest także VAT naliczony i należny. Oba te pojęcia związane są z podatkiem od towarów i usług, a zatem bezpośrednio będą dotyczyć podmiotów będących płatnikami VAT. Najprościej rzecz ujmując, VAT należny to wartość podatku wynikająca ze sprzedaży towarów lub usług. Podatek ten „należy się” Skarbowi Państwa. Podatek naliczony powstaje w wyniku nabycia towarów i usług będących przedmiotem działalności gospodarczej, gdzie powstaje przywilej jego odliczenia, stąd zastosowana nazwa „naliczony”.

Jak wygląda rozliczanie VATu należnego i naliczonego w praktyce? Przypuśćmy, że sprzedaliśmy towary i usługi, z tytułu czego musimy odprowadzić do urzędu 5000 złotych podatku VAT. Równolegle poczyniliśmy zakupy, które uprawniają nas do odliczenia 1000 złotych VATu. Teoretycznie można byłoby zrealizować przelew na 5000 złotych i domagać się zwrotu 1000 złotych. Takie podejście jednak sparaliżowałoby i tak obciążone urzędy, dlatego od VATu należnego odejmuje się VAT naliczony i różnicę – w naszym przypadku 4000 złotych – przelewamy do urzędu. Jeśli w naszych obliczeniach otrzymamy kwotę ujemną, wówczas nie dokonujemy przelewu do urzędu, a jedynie ubiegamy się o zwrot różnicy.

Programy do fakturowania

W dobie cyfryzacji i rozmaitych narzędzi ułatwiających pracę, takich jak chociażby ActiveNow, tworzone są także programy do fakturowania. Ich mechanizm służy do automatycznego generowania faktur na podstawie wprowadzonych informacji. Wiele z tych programów funkcjonuje w formie SaaS (Software s a Service, czyli oprogramowanie jako usługa) z uwagi na konieczność regularnych aktualizacji i dostosowania do zmian w prawie. Warto zauważyć, że coraz większa liczba banków oferuje funkcjonalność do fakturowania w ramach posiadanego konta firmowego. Wybór konkretnego programu zostawiamy Wam, natomiast pewne jest jedno – czasy ręcznego wypełniania tabelek w książce przychodów i rozchodów możemy uznać za słusznie minione.

Co zrobić z wystawionymi fakturami?

Usługa została zrealizowana, faktura wystawiona i dostarczona klientowi. Co dalej zrobić z wystawionymi fakturami? Schować je do segregatora, zapisać na dysku czy zutylizować swoją kopię po wprowadzeniu do systemu księgowego? Jeśli przechowywać faktury, to przez jak długi czas? Odpowiedź jest prosta: wszelkie dokumenty księgowe – w tym też faktury – należy przechowywać przez okres 5 lat następujących od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Jeśli więc wystawiliśmy fakturę 16.10.2022 roku, to musimy go przechowywać aż do końca roku 2028 z uwagi na fakt, że rozliczenie podatku dochodowego nastąpi najpóźniej 30 kwietnia 2023 roku.

Wystawiłem fakturę z błędem – co teraz?

Wpisałeś błędną nazwę firmy? Nie umieściłeś pełnego adresu nabywcy? Pomyliłeś się przy wprowadzeniu ceny jednostkowej usługi? A może wskazałeś złą stawkę VAT lub w sposób nieuprawniony wybrałeś zwolnienie z VAT? To się zdarza i nie ma powodów, by wpadać w panikę. Do naprawienia wszelkiego rodzaju pomyłek służy tzw. faktura korygująca. Jest ona czymś, co można określić jako aneks do pierwotnie wystawionej faktury VAT. Istotne jest, by na fakturze korygującej znalazła się adnotacja „korekta” lub „faktura korygująca” oraz odwołanie do pierwotnie wystawionej faktury. Opisuje się także przyczynę powstania korekty, np. zmiana warunków transakcji.

Jeśli faktura została wystawiona, ale nie została jeszcze dostarczona kontrahentowi, można ją anulować. Przepisy prawne nie regulują wprost takiego procederu, jednakże rekomendacje związane z interpretacjami i orzeczeniami sądowymi wskazują dwie przesłanki, które muszą być spełnione łącznie do skutecznego anulowania faktury. Pierwsza – transakcja nie doszła do skutku (z dowolnego powodu), druga – faktura VAT nie trafiła do obiegu prawnego, co oznacza, że wystawiający posiada oba egzemplarze. Anulowanie faktury następuje poprzez jej przekreślenie, podanie przyczyny anulowania, daty i podpisu osoby uprawnionej do wystawiania faktur.

Ulga na złe długi – co to jest?

W kontekście faktur warto omówić jeszcze jedną kwestię, która pomoże zabezpieczyć interesy sprzedawców. Mowa o uldze na złe długi, czyli sytuacji, w której przedsiębiorca może ubiegać się o zwrot zapłaconego podatku VAT. Możliwe to jest w momencie, gdy nie otrzymaliśmy zapłaty w ustawowym terminie 90 dni pomimo prawidłowej realizacji usługi lub sprzedaży pełnowartościowego towaru. Sprzedawca, który w tym wypadku przyjmuje rolę wierzyciela, może dokonać odliczenia i ubiegać się o zwrot zapłaconego podatku od urzędu skarbowego. Nabywca, który staje się dłużnikiem, musi zwrócić odliczony VAT i wpłacić kwotę wynikającą z nieopłaconej faktury. Wierzyciel nie ma obowiązku informować dłużnika o zastosowaniu ulgi na złe długi.

Nota prawna

Niniejszy artykuł nie stanowi porady finansowej, podatkowej lub prawnej. ActiveNow sp. z o.o. nie prowadzi działalności związanej z doradztwem gospodarczym, prawnym lub podatkowym. ActiveNow sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za aktualność treści zawartych w niniejszym artykule, w szczególności gdy zmianie ulegną dotychczasowe przepisy prawne. ActiveNow sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za zastosowanie w praktyce zamieszczonych informacji. W celu rozstrzygnięcia problemów związanych z zagadnieniami podatkowymi, finansowymi lub prawnymi, skorzystaj z pomocy profesjonalnych doradców uprawnionych do świadczenia stosownych usług.