Każde przedsiębiorstwo ma w swoich strukturach podwładnych i przełożonego, którzy ze sobą prowadzą interakcję. Odpowiednio prowadzona komunikacja i przyjazne nastawienie ze strony kierownictwa korzystnie wpływają na pracowników. Zdrowa relacja kreowana jest przede wszystkim przez szefa, który umiejętnie buduje atmosferę w zespole i nim zarządza. Jak być dobrym szefem? Jakie zachowania warto wdrożyć, a jakich unikać?
Dobry szef – czyli jaki?
Wielu osobom wydaje się, że praca jako szef firmy jest lekka, przyjemna i polega tylko na wydawaniu poleceń. Kierując się tym przeświadczeniem, pojawiają się podmioty – mówiąc wprost – patologiczne, które nie przestrzegają ani norm społecznych, ani etyki biznesowej, ani tym bardziej prawa pracy. Nierealne oczekiwania, brak szacunku do podwładnych i nieadekwatne wynagrodzenia to trzy największe bolączki polskich firm, u których pracownicy wyczerpują się psychicznie. Dziewiętnastowieczny model szefa-tyrana, władczego despoty nadzorującego swoich służących już dawno powinien odejść w zapomnienie. Poczucie bezkarności w przypadku złych szefów, a strach w przypadku pracowników powoduje, że taka sytuacja odbierana jest jako przyzwolenie do nadużyć.
Szef dwudziestego pierwszego wieku dostrzega w swoim pracowniku partnera do współpracy, którego szanuje, docenia i motywuje do działania. Interesy firmy i potrzeby podwładnych powinny być tak zarządzane, by szły ze sobą w parze. Skoro wiemy już, od jakiego modelu szefa należy odejść, to zastanówmy się, jaki powinien być idealny przełożony. Na podstawie rozmów z naszymi klientami i obserwacji rynku jako ActiveNow, przygotowaliśmy listę pożądanych cech i postaw. Sprawią one, że pracownicy będą widzieć w swoim szefie mentora, z którym chcą współpracować. Podobny artykuł przygotowaliśmy w kwestii tego, jak być dobrym nauczycielem i spotkał się on z ciepłym przyjęciem, za co serdecznie Wam dziękujemy.
Dobry szef traktuje firmę jako wspólne dobro, nie prywatny folwark
„To ja tu jestem szefem i jak się coś nie podoba, to może się Pan zwolnić w każdej chwili”, czyli w wielu przypadkach klasyka gatunku. Oczywiście, firma budowana jest wedle pewnej wizji przedsiębiorcy, a szef jako jednostka decyzyjna musi nadawać odpowiedni tor rozwoju. Problem pojawia się, gdy szef traktuje swój biznes jako prywatę, w której nikt nie ma prawa głosu. Wielu pracowników może mieć pomysł na rozwój firmy lub dostrzeże istotną wadę założonego planu. Odbierając im prawo głosu, które argumentuje się byciem szefem działa demotywująco i zahamowuje rozwój firmy. To odwrotność filozofii kaizen, która doskonale sprawdziła się w przypadku japońskiego producenta aut – Toyota. Sukcesem tego przedsiębiorstwa jest stworzenie kultury, która uświadamia pracownikom, że firma jest dobrem wspólnym, a wszelkie pomysły na poprawę kondycji będą rozpatrywane. Podobne myślenie musi towarzyszyć szefowi, by potrafił wykorzystać pełen potencjał zatrudnianych przez siebie osób.
Dobry szef nie jest teoretykiem, ale praktykiem
Iluż to szefów dobrze wie, że pracownik zrobił coś nie tak, ale samemu nie potrafi rozwiązać problemu? Ilu szefów zamiast pokazać, jak coś ma być zrobione, rozwodzi się nad teorią często oderwaną od realiów? To trochę tak, jak gdyby szefem warsztatu samochodowego została osoba, która nigdy nie miała klucza nastawnego w ręce. Niestety, takich doktorantów-teoretyków jest stosunkowo wielu i wszyscy – w większym lub mniejszym stopniu – szkodzą swojej firmie. Jeśli umiesz coś zrobić – zaprezentuj, pokaż w praktyce. Jeśli nie umiesz – naucz się, by przekazać wiedzę swoim podwładnym. Nie oczekuj, że ktoś wykona zadanie tak, jak Ty sobie zażyczyłeś, choć sam nie potrafisz rozwiązać podobnego studium przypadku. Nie bój się powiedzieć, że sam masz wątpliwości, jak postąpić w danej sytuacji, ale też nie zostawiaj pracowników z zaistniałą sytuacją. Wspólnymi siłami, zebranym doświadczeniem i kompetencjami każdej z zatrudnionych osób bez wątpienia uda się wypracować dobre rozwiązanie.
Dobry szef wymaga najpierw od siebie, dopiero potem od innych
Ta myśl stanowi niejako rozwinięcie wcześniejszego przykładu, jednak jest ona na tyle istotna, że zasługuje na odrębny akapit. Sprowadzanie roli szefa wyłącznie do kogoś, kto poprzydziela najbardziej niewdzięczne zadania innym, a sam zajmie się najprostszymi zadaniami jest błędne. To szef – jako osoba skupiająca władzę – powinien brać na siebie największą odpowiedzialność. Oczekiwanie, że to podwładni przejmą na siebie ciężar gatunkowy zadania prowadzi albo do rozmycia odpowiedzialności, albo do zupełnie niepotrzebnych napięć w zespole. Równie dużym błędem jest oskarżanie pracowników o brak zaangażowania w sytuacji, gdy szef nie przebywa na co dzień z podwładnymi – rodzi się wówczas poczucie niesprawiedliwości. Warto dodać, że widok szefa, który bezpośrednio angażuje się w zadania i pomaga swoim podwładnym zdecydowanie motywuje podległe mu osoby. Pracownicy czują się wówczas jak część zgranego, prawidłowo pracującego organizmu, a nie zbieraniny obcych sobie osób.
Dobry szef nie rządzi, ale zarządza
Choć zjawisko to powoli się marginalizuje, to wciąż są tacy szefowie, którzy myślą, że ich pracownicy powinni wręcz ze służalczą uległością traktować każde jego słowo. Taka sytuacja rodzi się z niepoprawnego przekonania, że kierownik jest od rządzenia – i choć to słowo brzmi podobnie do „zarządzania”, to ma zupełnie inne znaczenie. Dobry szef unika rządzenia, czyli wydawania rozkazów, często bezproduktywnych i niemających logicznego wyjaśnienia. Zamiast tego stosowane jest zarządzanie, czyli wykorzystywanie potencjału pracowników do pełnienia ich obowiązków. Całą sytuację można porównać do dwóch trenerów piłkarskich – jeden ustawia lewego obrońcę faktycznie na lewej obronie, bo tam się dobrze czuje, a drugi przestawia go na środek pomocy, bo przecież jako trener może tak zrobić. Z którym trenerem wolałbyś współpracować – z tym, który Ci daje nakaz, bo ma władztwo, czy z tym, który zna Twoje mocne strony oraz potrzeby rozwoju i chce w pełni umożliwić Ci wykorzystanie Twoich kompetencji?
Dobry szef budzi respekt, ale nie postrach
Każdy szef oczekuje pewnego respektu pracowników względem jego osoby, inaczej pozycja kierownicza mogłaby zostać łatwo zakwestionowana. Jednakże ten respekt może wywodzić się z dwóch źródeł: ze strachu lub z podziwu. Pierwsza metoda bardzo chętnie wybierana jest przez tyranów i despotów, od którego pracownicy chcą się uwolnić jak tylko trafi się okazja. Nie ma mowy tu o lojalności czy wsparciu, a jedynie o stresie, nerwach i sabotażu wszystkiego i wszystkich wokół. Druga metoda to coś, co można streścić do zjawiska autorytetu. Podwładni wiedzą, że mają do czynienia z kimś, na kim mogą polegać, kto jest profesjonalistą i z którym zawsze można omówić pewne problematyczne kwestie. W takich miejscach pracownicy chcą korzystać z wiedzy i doświadczenia szefa, kim się inspirują. Nie agresja czy szantaż emocjonalny, a realne wsparcie i cenne podpowiedzi. Nie stawianie się ponad wszystkimi i tłamszenie innych, a aktywna współpraca i umiejętność docenienia innych.
Dobry szef nie przypisuje sobie zasług, ale docenia zespół
Skoro o docenianiu mowa, warto wspomnieć pewne powiedzenie: sukces ma wielu ojców, lecz porażka jest sierotą. Widać to szczególnie w tabloidach sportowych: „Wygraliśmy mecz z Walią 2:1”, a później „Polscy piłkarze przegrali z Belgią 1:6”. Takie mechanizmy przypisywania sobie cudzych zasług niestety wciąż są widoczne w wielu miejscach pracy. Dobry szef nigdy nie spije całej śmietanki, nie będzie mówił, że „udało mu się podpisać owocny kontrakt”. Zamiast tego dostrzeże wkład każdego pracownika, jak i całego zespołu, a następnie powie, że „wytężona praca zespołu sprawiła, że firmie udało się sfinalizować owocny kontrakt”. Chodzi o to, by uczciwie rozliczyć każdego za wkład, jaki został poczyniony w danym projekcie. Warto wyróżnić najaktywniejsze osoby, ale trzeba każdego z pracowników pochwalić za każdą czynność. Nawet jeśli dany pracownik był „tylko” asystentem i zajmował się czynnościami drugoplanowymi, np. drukowaniem i segregacją dokumentów, trzeba dostrzec jego wkład w wykonywanie zadań organizacyjnych.
Dobry szef nie szuka winnych, tylko współtworzy plan naprawczy
Odwołajmy się jeszcze do drugiej części przytoczonego powiedzenia – porażka jest sierotą. Niestety, nie w firmie zarządzanej przez złych szefów; tam porażka jest córką kozła ofiarnego. Przysłowiowe palenie czarownic na stosie to niestety dość powszechna praktyka, jeśli nie inicjowana przez szefa, to przez podjudzacza w zespole. To z kolei rodzi obawy i stres: kto następny będzie uznanym za winnego? Czy ja faktycznie pracuję tak beznadziejnie, że przeze mnie zespół zawalił projekt? Dobry szef zareaguje już na pierwsze symptomy ostrzegające przed nieprawidłowościami. Jeśli tego nie zrobi, to wciąż może wykorzystać studium przypadku do opracowania planów naprawczych. Kluczem jest, by nie skupiać się na tym, kto i w czym zawinił, ale jak rozwiązać bieżącą sytuację, by naprawić ewentualne niedociągnięcia. W przypadku ewidentnych przewinień indywidualnych szef powinien operować wyłącznie konstruktywną krytyką, bez niepotrzebnego „pastwienia się” i ciągłego wypominania błędu pracownikowi.
Dobry szef wykorzystuje szanse, ale nie pracowników
Najpierw pandemia koronawirusa z zerwanymi łańcuchami dostaw, teraz wojna na Ukrainie oraz inflacja i szalejąca drożyzna. Początek drugiej dekady XXI wieku jest dla przedsiębiorców prawdziwym sprawdzianem wytrzymałości bez marginesu na błąd. Nie jest to jednak upoważnienie, by wykorzystywać pracowników i przydzielać im nadmiar obowiązków. Coraz częściej spotykaną praktyką stało się redukowanie około 15-25% etatów w firmie, a powstałą lukę „zasypuje się” pozostałą kadrą. Oczywiście, przejęcie części obowiązków i zadań powinno wiązać się z benefitami w postaci premii czy benefitów pozapłacowych. Niestety, nie każdy szef jest w stanie to zrozumieć, dlatego wykorzystując szanse, wykorzystuje także pracowników. Ktoś mógłby powiedzieć „Hej, ale skoro pracownik się na to godzi, to w czym problem?”. Problem w tym, że pracownicy rzadko kiedy ośmielają się stanąć w obronie swoich interesów, z czego szefowie chętnie korzystają. Zwykła, ludzka uczciwość, jaką powinien się kierować dobry szef nakazuje, by wraz ze zwiększeniem zakresu zadań zwiększyć wynagrodzenie.
Dobry szef nie rzuca pustych frazesów, ale umiejętnie motywuje
Motywacja to podstawowy czynnik, który zachęca nas do podjęcia rozmaitych działań i aktywności w życiu. Jedni ćwiczą, by zachować zdrowie, inni by zrzucić kilogramy i mieć atrakcyjną sylwetkę, a jeszcze inni rozładowują w ten sposób stres. Podobnie jest w pracy: każdy z nas kieruje się pewnymi motywacjami podczas wykonywania swoich zadań. Dobry szef wie, że nie każdego da się zmotywować do pracy wyższą pensją. Przykładowo, mama kilkuletniego dziecka bez wątpienia doceni fakt, że może przyjść do pracy pół godziny szybciej i wyjść pół godziny wcześniej, by zawieźć i odebrać pociechę z przedszkola. Takie elastyczne podejście bez wątpienia bardziej ją usatysfakcjonuje niż dodatkowe 150 złotych do wynagrodzenia. Dobry szef umiejętnie działa, nie traci czasu na prawienie morałów czy rzucanie wyświechtanych frazesów bo wie, że to może podziałać jako antymotywacja. Pracownik nie potrzebuje do motywacji pustych słów rodem z poradników pseudo „kołczów”, ale faktycznej odpowiedzi na jego potrzeby.
Dobry szef nie składa obietnic, ale dotrzymuje słowa
Dlaczego politycy są tak bardzo pogardzaną grupą w naszym społeczeństwie? Dlaczego na temat ich kłamstw powstaje tak wiele docinków, złośliwości i dowcipów? Z powodu wygłaszania pustych obietnic i frazesów bez pokrycia, na które wciąż niektórzy z nas dają się łapać. Takie zjawisko było, jest i będzie elementem kultury politycznej, niezależnie od naszych sympatii czy antypatii światopoglądowych. Podobne zjawisko można zaobserwować wśród niektórych szefów – jak coś obiecują, to obiecują. Nie chodzi już o sytuację, w której taki szef sam podważa swój autorytet nie dotrzymując obietnic. Pracownicy, czując się już po raz kolejny oszukani, manifestują swoje niezadowolenie poprzez brak jakiejkolwiek motywacji, a w skrajnych wypadkach nawet i sabotaż firmy. Dobry szef liczy się ze słowami i nie składa pustych obietnic, a jak już coś obieca lub ogłosi, to wywiązuje się z tego, choćby sam miał na tym ucierpieć. Tak jak w poprzednim przykładzie, tak i tu można się odwołać do zwykłej, ludzkiej uczciwości.
Dobry szef równo wszystkich traktuje, nikogo nie faworyzuje
Równe traktowanie pracowników nakazane jest wprost w art. 183a §2 kodeksu pracy, a równe traktowanie kandydatów rekrutujących na stanowisko w art. 183a §1. Mimo tego i tak część szefów dalej nie rozumie tych pojęć lub w wybiórczy sposób traktuje pojęcie równości. Idealnym przykładem takiej sytuacji jest kierowanie ogłoszeń „tylko dla pań”, czy „wymaganie statusu studenta”. Już na etapie takiego komunikatu powinna pojawić się czerwona lampka, że najprawdopodobniej nasz szef stosuje faworyzację. Jednak nawet w pozornie wzorowej firmie może się okazać, że pracownicy toczeni są wyścigiem szczurów inicjowanym i podsycanym przez zepsute kierownictwo i złych szefów. Ci, którzy potrafią się „poświęcić dla firmy” (czytaj: dają się odrzeć z prywatności i czasu wolnego) są faworyzowani. Ci natomiast, którzy umieją walczyć o swoje prawa, są pierwsi w kolejce do zwolnienia. Nie będziemy wspominać o jawnych „antyprzykładach” szefów w postaci seksistów, rasistów czy propagatorów innej formy dyskryminacji.
Dobry szef rozumie, czym jest work-life balance
Nawiązując do odzierania pracowników z prywatności i czasu wolnego, konieczne jest wprowadzenie pojęcie „work-life balance”. To sytuacja, w której dana osoba wykonuje swoje obowiązki tylko w czasie zawodowym, a po ustaniu czasu zawodowego nadchodzi pora na sprawy własne, niezwiązane z firmą. To coś więcej, niż tylko nieodbieranie telefonów od szefa poza godzinami pracy czy sprawdzanie skrzynki mailowej tylko w biurze. To przede wszystkim profilaktyka wypalenia zawodowego, która leży w interesie zarówno pracownika, jak i jego pracodawcy. Możliwość zmiany zajęć po uprzedniej konsultacji to rozwiązanie proponowane przez ActiveNow, które jest jedną z realizacji filozofii work-life balance. Zły szef nakaże pracownikowi pozostanie po pracy, dobry przedstawi propozycję nadgodzin, jednocześnie nie założy z góry, że dana osoba się na to zgodzi. Dobry szef poważnie podchodzi do balansu między życiem prywatnym i zawodowym, co więcej, z własnej inicjatywy zachęca pracowników do odpoczynku i życia „poza firmą” w sytuacji, gdy zaobserwuje symptomy pracoholizmu lub wypalenia zawodowego. Jeśli jednak będzie taka potrzeba, zarówno dyrektor, jak i nauczyciele oraz uczniowie mają możliwość sprawdzenia swojego grafiku zajęć w ActiveNow.
Dobry szef jest asertywny, ale nie agresywny
Umiejętność mówienia „nie” i wyznaczania granic to elementarna kompetencja, której oczekuje się od osoby decyzyjnej. Niestety, osoby mające wypaczone postrzeganie roli szefa mylą asertywność z agresją. Powiedzenie komuś „nie” lub odmowa wykonania danej czynności nie jest powodem, by wprowadzać do rozmowy agresję werbalną, szantaż psychiczny czy próby dyskredytacji drugiej osoby. Źli szefowie tego nie są w stanie rozróżnić i uważają, że ich władztwo daje im prawo do nieuzasadnionego krytykanctwa czy czynienia przytyków. Nawet jeżeli zostanie im zwrócona uwaga, to wprowadzają oni wiktymizację wtórną ofiary, czyli zagrywkę kartą pod tytułem „nie zna się Pan na żartach”. Dobry szef nie pozwoli ani sobie, ani nikomu innemu na jakąkolwiek próbę umniejszania godności osób z zespołu. Jednocześnie jest on w stanie postąpić asertywnie, wyznaczając granicę lub mówiąc „nie” w taki sposób, że nikt nie będzie poczytywać mu tego za złe.
Dobry szef potrafi integrować zespół
Nieodłącznym elementem współczesnego biznesu jest scalanie zespołów oraz budowanie wzajemnych relacji. Nic nie działa w tej materii tak dobrze, jak wyjścia lub wyjazdy integracyjne. Niezależnie od tego, czy jest to tygodniowy wypad w góry, weekendowy spływ kajakowy czy zwykłe wyjście na piwo, dobry szef stworzy przestrzeń do nieformalnego zapoznania się z pracownikami. To taki czas, w którym znikną wszelkie tytuły i stanowiska, a zaczną się imiona i postrzeganie danych osób prywatnie. Należy jednak zadbać o to, by na integracji pojawiły się tylko te osoby, które dobrowolnie chcą zacieśniać więzi. Skoro dobry szef wie, czym jest work-balance (ustaliliśmy to dwa akapity wyżej), to z pewnością będzie wiedział, że każde wyjście integracyjne jest pozbawione przymusu. Warto też zadbać o odpowiednią przestrzeń, czyli taką, która dla żadnej ze stron nie okaże się krępująca. Mile widziana, choć nieobowiązkowa jest grywalizacja – przyspiesza i pogłębia ona proces integracji.
