Nowy Ład i coroczne zmiany podatkowe wymuszają na księgowych nieustanne kształcenie się w swojej dziedzinie. Księgowość w szkole – podobnie jak i w firmach – powinna  być prowadzona z zachowaniem najwyższej staranności, rzetelności i sumienności. To niełatwe i niezwykle odpowiedzialne zadanie, które można powierzyć wyłącznie zaufanym osobom i profesjonalistom. Zastanawiasz się, jak prowadzić księgowość w szkole i jakie kompetencje powinny mieś osoby księgowe? Nasz artykuł przybliży Ci szereg odpowiedzi na pytania związane z księgowością w szkole.

Kto odpowiada za księgowość w szkole?

Prowadzenie księgowości w szkole to zadanie wymagające nie tylko doświadczenia, ale i bieżącej wiedzy na temat przepisów podatkowych. Odpowiedzi na pytanie o to, jak prowadzić księgowość w szkole, należy szukać przede wszystkim w trzech ustawach: Ustawa o finansach publicznych, Ustawa o systemie oświaty i Ustawa o rachunkowości. Jak jednak łatwo się domyślić, pierwsze dwa akty prawne odnoszą się wyłącznie do placówek publicznych. Dla osób prowadzących prywatne szkoły językowe, niepubliczne szkoły i prywatne placówki edukacji wczesnoszkolnej zastosowanie ma wyłącznie trzeci z dokumentów. Szkoła prywatna nieposiadająca uprawnień szkoły publicznej jest bowiem postrzegana jako kolejny rodzaj działalności gospodarczej posiadający niezależną osobowość prawną.

Księgowość w szkole publicznej jest tematem bardzo jasno, ściśle i konkretnie uregulowanym. Za zadania księgowe w takiej placówce odpowiada dyrektor, co może budzić niemałe zdziwienie. Część osób może słusznie zauważyć, że na głowie tejże osoby ciąży szereg innych obowiązków, które absorbują równie intensywnie, jak obsługa księgowa. Ustawodawca przewidział ten fakt i wskazał, że obowiązki księgowe wykonywane są przy pomocy kompetentnych w tej dziedzinie pracowników zatrudnionych w jednostce. Zdecydowanie inaczej kwestia księgowości wygląda w szkole prywatnej – sektor pozapaństwowy jest zdecydowanie mniej sformalizowany, niż placówki publiczne.

Jak prowadzić księgowość w szkole prywatnej?

Organizacja działu księgowego ma bardzo różne oblicza, wszystko bowiem zależy od kilku zmiennych. Forma prawna, sposób opodatkowania oraz wielkość zatrudnienia – znając te trzy czynniki można odpowiedzieć, jak prowadzić księgowość w szkole prywatnej. Pierwsza kwestia rozbija się o prowadzenie księgowości uproszczonej (stosowana m.in. przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych) lub pełnej księgowości (stosowana przy m.in. najpopularniejszej formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). Druga kwestia to opodatkowanie, gdzie przy JDG dostępne są zasady ogólne (stawki 17% i 32% powyżej 120.000 PLN dochodu), skala liniowa (18% niezależnie od wysokości dochodu) i ryczałt (ujednolicona stawka 20% od przychodu, bez uwzględniania kosztów). Trzecie zagadnienie wiąże się z kolei z ustawowymi obowiązkami, np. koniecznością utworzenia ZFŚS powyżej 50 pełnych etatów.

Co do zasady, większość szkół można podzielić na dwie grupy: większe podmioty będące spółkami z o.o., które rozliczają się stawką CIT 9% (jeśli nie przekroczą obrotu 1,2 mln EUR rocznie) oraz mniejsze podmioty prowadzone przez jednoosobowe działalności gospodarcze, które stosują zasady ogólne opodatkowania. Prowadząc księgowość w pierwszej z placówek, konieczne będzie zastosowanie pełnej księgowości. Wiąże się to nie tylko z większym zakresem obowiązków, ale też i wyższymi kosztami. Drugi typ firm z kolei może pozostać na uproszczonej księgowości, co w pewnym stopniu może być prowadzone nawet przez samych właścicieli szkoły językowej. Najczęściej jednak szkoły prywatne zlecają usługi księgowe wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym, nierzadko też korzystając z wygodnego biura rachunkowego online. 

Główna księgowa w szkole – czy istnieje obowiązek zatrudnienia?

Część osób wpisując hasło „jak prowadzić księgowość w szkole” może się zdziwić obowiązkiem zatrudnienia pracownika na stanowisko głównego księgowego. Jest to przepis zdefiniowany wprost w artykule 54 ustęp 1 Ustawy o finansach publicznych, który stanowi, że w szkole lub placówce oświatowej powinien być zatrudniony główny księgowy. Mowa tu dokładnie o „pracowniku odpowiedzialnym za prowadzenie rachunkowości, wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi i przeprowadzanie wstępnej kontroli prawidłowości realizowanych przez dyrektora szkoły operacji”. Jeśli jednak cofniemy się do początku naszego artykułu, przypomnimy sobie jedno ze stwierdzeń odnoszących się do przepisów prawnych. Ustawa o finansach publicznych dotyczy wyłącznie szkół publicznych, a zatem nie ma obowiązku zatrudnienia głównej księgowej w szkole prywatnej. To z pewnością duża ulga dla małych placówek i JDG, które wolą zlecić outsourcing rachunkowy niż samodzielnie prowadzić księgowość.

Księgowość budżetowa w szkole – wyzwania i zadania

Prowadzenie księgowości w szkole to nie lada wyzwanie, które wymaga od księgowego dokładności, skrupulatności, terminowości i znajomości bieżących przepisów prawnych. Choć zakres zadań wydaje się być podobny, to placówka placówce nierówna – niektóre księgowe łączą w sobie element pracy kadrowej, podczas gdy inne skupiają się wyłącznie na prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Do podstawowych zadań osób prowadzących księgowość w szkole należy:

• Sporządzanie sprawozdań finansowych oraz monitorowanie kondycji finansowej szkoły;
• Raportowanie sytuacji bieżącej na potrzeby zarządu, banków oraz ewentualnych instytucji kontrolnych;
• Zlecanie dyspozycji przelewów do organów finansowo-podatkowych takich jak ZUS czy Urząd Skarbowy;
• Rozliczanie faktur przychodzących (kosztowych) oraz generowanie faktur wychodzących (uznaniowych);
• Realizowanie przelewów zleconych przez zarząd, w szczególności wypłata wynagrodzeń pracowniczych;
• Kontakt z kontrahentami w celu – między innymi – potwierdzania salda oraz ewentualnego wyjaśniania naliczonej należności;
• Nadzór nad prawidłowością zlecanych dyspozycji i operacji przez dyrektora lub zarząd placówki; 
• Prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz dokonywania stosownych odpisów amortyzacyjnych;
• Nadzorowanie obiegu dokumentacji finansowej wraz z prawidłową jej archiwizacją;

Dylematy czekające na właścicieli szkół

Jesteś właścicielem szkoły językowej, nauki pływania lub innej placówki prywatnej i zastanawiasz się, jak prowadzić księgowość w szkole? Nim wybierzesz konkretną formę, musisz zwrócić uwagę na poniższe dylematy – wybór jednej z dwóch opcji pozwoli Ci wskazać najlepszy model księgowości dla Twojej placówki. Zastanów się nad poniższymi kwestiami, a następnie zadecyduj, które rozwiązanie lepiej pasuje do Twoich potrzeb:

• Zatrudnić księgowego czy zdać się na outsourcing?

Zatrudnienie własnego księgowego to większy koszt, ale i pewność, że wszystkie kwestie będą dopilnowane jak należy. Nie trzeba będzie także przekazywać dokumentów do zewnętrznych podmiotów, co zawsze wiąże się z ryzykiem zniszczenia bądź zagubienia dokumentacji.

• Jeśli outsourcing, to księgowość online czy tradycyjna?

Księgowość online to wygodne rozwiązanie, pozwalające na przekazywanie dokumentów do rozliczeń bez wychodzenia z siedziby szkoły. Minusem jest jednak fakt, że w kwestiach wymagających porady nie możemy umówić się „z marszu” na spotkanie – zdajemy się tylko i wyłącznie na narzędzia teleinformatyczne.

• Jeśli zatrudnienie księgowego, to jednej osoby czy zespołu?

Jeden księgowy to rozwiązanie dobre dla małych placówek, gdzie nie ma tak dużo pracy. Cały zespół z kolei daje większą wydajność oraz możliwość zarządzania innymi zadaniami, jak chociażby wykonywanie zadań kadrowo-płacowych czy administracyjnych.

• Kogo szukać do zespołu – doświadczonych osób czy świeżych absolwentów?

Wiele osób wychodzi z założenia, że do księgowości nadają się jedynie doświadczeni pracownicy z kilkunastoletnim stażem. Okazuje się jednak, że studenci ostatnich lat rachunkowości lub świeżo upieczeni absolwenci mogą wnieść niezwykle potrzebny powiew świeżości do zespołu.

To jedynie wybrane przykłady dylematów, jakie napotkasz na swojej drodze podczas organizacji księgowości dla szkoły. Warto zastanowić się nad strukturą i ostatecznym kształtem tego działu jeszcze przed faktycznym rozpoczęciem rekrutacji. Odpowiednio zorganizowana księgowość w szkole to gwarancja bezpieczeństwa i rzetelnych rozliczeń, a co za tym idzie – brak sankcji podczas ewentualnej kontroli podatkowej. 

Podsumowanie: jak prowadzić księgowość w szkole?

Prowadzenie księgowości w szkole to nie lada wyzwanie, które wymaga odpowiedniego przygotowania. Zatrudnienie zaufanego księgowego zagwarantuje szkole jako placówce i Tobie jako przedsiębiorcy odpowiedzialne i rzetelne rozliczanie. Nie ma tu miejsca na kreatywną księgowość czy mataczenie przy fakturach – Urząd Skarbowy prędzej czy później wykryje nieprawidłowości, za które grożą dotkliwe sankcje. Zdajemy sobie jednak sprawę, że dodatkowy etat dla księgowego to znaczny koszt, na który nie każda szkoła może sobie pozwolić. Czasami lepiej jest więc udać się do biura rachunkowego, które przejmie na siebie obowiązek prowadzenia księgowości. Zarówno placówki stacjonarne, jak i biuro rachunkowe online będzie trafnym wyborem pozwalającym na minimalizację kosztów i optymalizację podatkową. Fachowy księgowy będzie Twoją „prawą ręką” w zakresie finansów w przedsiębiorstwie, co pozwoli Ci rozwijać szkołę.

Wartościowym narzędziem dla każdego właściciela szkoły prywatnej jest aplikacja przygotowana przez ActiveNow. To Twój organizer – niezbędnik każdej nowoczesnej szkoły, która w jednym miejscu skupia szereg funkcjonalności. Aplikacja od ActiveNow to nie tylko sekretariat online połączony z działem kadr, księgowością czy innymi jednostkami administracyjnymi. To także ułatwienia dla zatrudnionych przez Ciebie nauczycieli: od e-dziennika przez możliwość komunikacji z uczniami aż po wygodne zarządzanie zadaniami. Wszystkie te udogodnienia dostępne są z poziomu indywidualnego profilu każdego nauczyciela, który w łatwy sposób odnajdzie się pośród intuicyjnych narzędzi. Cały system zorganizowany jest tak, by gwarantować maksimum bezpieczeństwa w zakresie RODO i know-how Twojej szkoły.