Organizując wypoczynek, konieczne będzie zebranie informacji o uczestnikach oraz przekazanie ustaleń dotyczących wyjazdu. Dokonuje się to za pomocą karty kwalifikacyjnej uczestnika wypoczynku, który stanowi obszerną informację dla organizatora. Czy karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku jest konieczna? Jakie informacje powinna zawierać prawidłowo wypełniona karta? Na te pytania odpowie dzisiejszy artykuł.

Czym jest karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku?

Karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku to jeden z dokumentów, który konieczny jest do rozpatrzenia zgłoszenia zainteresowanej osoby do wyjazdu. Zawiera on szereg informacji zarówno pochodzących od organizatora (np. miejsce zakwaterowania, rodzaj wypoczynku), jak i uczestnika. Karty kwalifikacyjne nie mają odgórnie ustalonego wzoru, jednak każdego roku kuratoria publikują zalecany wzór, który przedstawia wszelkie niezbędne informacje, które są weryfikowane w razie kontroli. Na podstawie rządowych wytycznych przygotowaliśmy także naszą kartę kwalifikacyjną, którą z powodzenia możecie pobrać z naszej strony i wykorzystać przy organizacji wypoczynku.

Szczególnie ten drugi typ informacji jest ważny; uczestnik zobowiązany jest podać wszelkie przeciwwskazania, problemy zdrowotne lub inne powody, dla których może wymagać szczególnej opieki podczas wyjazdu. O ile część informacji (np. alergie pokarmowe) nie stanowią większej przeszkody przy wydaniu zezwolenia na wypoczynek, o tyle inne wiadomości (np. stany depresyjno-lękowe podczas wyjazdu survivalowego) mogą stawiać udział uczestnika pod znakiem zapytania. 

Dlaczego tworzy się karty kwalifikacyjne?

Karty kwalifikacyjne uczestników wypoczynku tworzone są z uwagi na wiele powodów. Jest to przede wszystkim wymóg Ministerstwa Edukacji i Nauki wraz z Głównym Inspektoratem Sanitarnym oraz Ministerstwem Zdrowia. Dla tych organów administracyjnych karta kwalifikacyjna jest niejako „rejestrem uczestników”, na podstawie którego rozliczają organizatora. Należy więc traktować tę listę jako dokument, który w razie potrzeby konieczny będzie do okazania właściwym instytucjom.

Karta kwalifikacyjna posiada jeszcze jedną, niezwykle istotną właściwość, którą z pewnością docenimy w obliczu wypadku lub innego nieprzewidzianego zdarzenia. Zawarte w niej informacje medyczne pozwolą na szybkie i bezpieczne udzielenie pomocy przedmedycznej, a dla ratowników interweniujących w miejscu wypoczynku będą stanowić oświadczenie o stanie zdrowia danej osoby. Istotne są wszelkie informacje – od alergii, które mogą wywołać u uczestnika niepożądane reakcje przez listę leków przyjmowanych na stałe aż po przyjęte szczepienia ochronne.

Równie istotną kwestią, dla których tworzone są karty kwalifikacyjne, jest zwyczajna prewencja, porządek w archiwum i dokumentacji wewnętrznej organizatora. Załóżmy, że dany uczestnik sprawia trudności wychowawcze, a jego zachowanie stwarza zagrożenie dla innych osób. Konieczne będzie więc naniesienie stosownej adnotacji – miejsce zaistnienia zdarzenia, data i godzina oraz krótki opis sytuacji. Pomocne może okazać się również powiadomienie rodzica, którego numer telefonu komórkowego powinien znaleźć się na karcie. To wszystko pozwoli na sprawne i efektywne zarządzanie sytuacjami kryzysowymi.

Informacje dla uczestnika na karcie kwalifikacyjnej

Karta kwalifikacyjna wypełniana jest w części przez organizatora wycieczki, który to przedkłada informacje na temat organizowanego wypoczynku. Wśród takich danych zlokalizowanych w Dziale I znajdzie się między innymi:

• Formy wypoczynku (do wyboru jest: kolonia, zimowisko, obóz, biwak, półkolonia lub inna forma do uzupełnienia przez organizatora);
• Termin wypoczynku rozumiany jako data wyjazdu i data przyjazdu z wcześniej ustalonego miejsca zbiórki;
• Lokalizacja wypoczynku – miejsce wraz z adresem ośrodka, a w przypadku obozu wędrownego także planowana trasa wędrówki;

Kolejna informacja uzupełniana przez organizatora na podstawie informacji przedłożonych przez uczestnika to decyzja o zakwalifikowaniu się na wyjazd. Jeśli organizator wyda zgodę na wyjazd, to w Dziale III zaznacza się odpowiednią pozycję i temat zostaje zamknięty. Jeżeli natomiast organizator odmówi udziału potencjalnemu uczestnikowi, to musi on uzasadnić swoją decyzję w sposób logiczny, niebudzący zastrzeżeń. Nie może być to więc indywidualne interpretowanie sytuacji lub faworyzowanie jednej osoby względem drugiej; przesłanka musi zostać osadzona w solidnej podstawie, np. niedopełnienie obowiązków informacyjnych na temat stanu zdrowia uczestnika w wyznaczonym przez organizatora terminie.

Do użytku organizatora wypoczynku pozostaje także Dział IV, V i VI, które to polegają kolejno na:

• Potwierdzeniu przez kierownika wyjazdu miejsca pobytu uczestnika wraz z dokładnymi datami przyjazdu i odjazdu;
• Adnotacjach kierownika wyjazdu na temat stanu zdrowia uczestnika oraz o chorobach przebytych w trakcie wypoczynku;
• Informacjach i spostrzeżeniach wychowawcy na temat zachowania przejawianego przez uczestnika wypoczynku;

Jak zatem widzimy, do obligatoryjnego wypełnienia pozostaje Dział IV, natomiast kolejne dwa wypełnia się w przypadku zaistnienia stosownych przesłanek.

Informacje dla organizatora na karcie kwalifikacyjnej

Aby doszło do pozytywnego zakwalifikowania osoby zainteresowanej uczestnictwem na wyjazd wypoczynkowy, konieczne jest pobranie danych na temat uczestnika. Jeśli wyjazd dotyczy osoby małoletniej, w jej imieniu kartę wypełniają rodzice lub opiekunowie prawni, jeżeli uczestnikiem ma być osoba pełnoletnia, może ona samodzielnie uzupełnić informacje. Do wypełnienia pozostawia się uczestnikowi Dział II, w którym konieczne jest podanie takich danych, jak:

• Imię lub imiona oraz nazwisko;
• Imiona i nazwiska rodziców lub opiekunów prawnych;
• Data urodzenia;
• Adres zamieszkania;
• Adres zamieszkania rodziców lub opiekunów prawnych;
• Numer PESEL uczestnika;
• Numer kontaktowy do rodziców, opiekunów prawnych lub osoby wskazanej przez uczestnika jako osoby kontaktowej;
• Informacje o specjalnych potrzebach edukacyjnych uczestnika wyjazdu, w szczególności takich, które wynikają z niepełnosprawności lub niedostosowania społecznego;
• Informacje o stanie zdrowia uczestnika (np. alergie pokarmowe) wraz z adnotacjami na temat szczepień ochronnych wraz z rokiem podania szczepień na tężec, błonicę, dur i innych;
• Zgoda RODO na przetwarzanie danych osobowych;

Tak przygotowana karta traktowana jest przez kuratorium jako kompletna informacja, która pozwala zakwalifikować uczestnika na wyjazd.