Kwestia finansów w każdej działalności gospodarczej powinna podlegać ścisłemu nadzorowi. Nierozsądne gospodarowanie gotówką może bowiem doprowadzić firmę do upadłości. Nie jest to jednak jedyna przyczyna problemów finansowych, które mogą dotknąć każdego biznesu. Wśród nich – szkoły językowe, kluby piłkarskie, szkoły tańca, akademie pływania i wiele innych ośrodków edukacyjnych. Początkowe symptomy są często lekceważone lub niezauważalne, z czasem jednak zamieniają się w poważne kłopoty. Jak unikać takich sytuacji i jak na nie reagować?
Na czym polega utrata płynności finansowej?
Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców, każde przedsiębiorstwo dąży do działania w taki sposób, by generować zysk. Nic w tym dziwnego – żaden zdroworozsądkowy właściciel firmy nie będzie się cieszyć z sytuacji, w której jego biznes będzie stać na skraju bankructwa. Niestety, mimo najszczerszych chęci, niekiedy nie da się uniknąć problemów z finansami. Sytuacja, w której przedsiębiorstwo nie jest w stanie regulować bieżących zobowiązań nazywana jest utratą płynności finansowej. Przywrócenie tej płynności może odbyć się jedynie w trzech sytuacjach:
- Gdy kontrahenci uregulują swoje obecne zobowiązania względem naszej firmy.
- Gdy otrzymamy dodatkowe środki w postaci dofinansowania lub pożyczki.
- Gdy część posiadanego majątku firmowego (np. pojazdy) zostanie upłynniona.
Zwróćmy uwagę na sytuację, która wytworzyła się wskutek pandemii koronawirusa. Wskutek tej groźnej choroby wprowadzono liczne obostrzenia i restrykcje, np. zakaz przemieszczania się w celach rekreacyjnych oraz ograniczenie ruchu tranzytowego. To z kolei doprowadziło do zerwania łańcuchów dostaw, co zatrzymało życie gospodarcze w kraju. Tym samym wprowadzając lockdowny niejako zostaliśmy skazani na utratę płynności finansowej, a z pewnością trudniej było ją utrzymać na dotychczasowym poziomie. Jest to więc idealny przykład na to, w jaki sposób może dojść do problemów finansowych danego przedsiębiorstwa.
Dlaczego utrata płynności finansowej jest niebezpieczna?
Przede wszystkim największym problemem przy utracie płynności finansowej jest uzależnienie od kapitału obcego – opłacenia faktury, przyznania kredytu czy uznania wniosku o dotację. To z kolei znacznie utrudnia rozwój, niekiedy wręcz zmusza firmę do wyprzedaży majątku, a co za tym idzie – zrobienia kroku wstecz na ścieżce rozwoju. Utrata płynności finansowej może zadziałać na zasadzie efektu domina, pociągając za sobą kolejne przedsiębiorstwa:
- Działalność gospodarcza ABC w wyniku niegospodarności finansowej nie ma możliwości uregulowania należności względem spółki MNO;
- Firma MNO traci płynność finansową, w wyniku czego nie może opłacić faktur za towary zamówione od podmiotu RST;
- RST nie mogąc uzyskać zapłaty za towar zmuszona jest szukać nowego nabywcy, w przeciwnym razie straci płynność nie opłaci usługi powierzonej firmie XYZ.
Poza kwestiami ekonomicznymi, utrata płynności finansowej rodzi problemy natury wizerunkowej. PR takiej firmy staje się wyraźnie negatywny, a do samej działalności przylega łatka dłużników lub podmiotu o niskiej wiarygodności. Tym sposobem może dochodzić do sytuacji, w której poszczególne podmioty dotychczas regularnie współpracujące wypowiedzą umowę w obawie o trudność w egzekwowaniu zapłaty. Warto więc zwrócić uwagę na scenariusze, które najczęściej wywołują sytuacje kryzysowe w finansach przedsiębiorstwa.
Problem 1: Życie ponad stan
Pod tym pojęciem kryje się szereg decyzji i zachowanie charakteryzujące się wydawaniem większej gotówki, niż obecnie posiadamy. Nie musi dochodzić do faktycznego transferu pieniędzy, ale na przykład do zaciągania zobowiązań, których nie będziemy w stanie spłacić. Przykładowo, po przeliczeniu budżetu firmowego zostaje około 3000 złotych miesięcznie do rozdysponowania. Przedsiębiorstwo decyduje się na leasing samochodu marki premium, którego miesięczny czynsz wyniesie 5500 złotych. Pomimo iż dostępne są znacznie tańsze rozwiązania popularnych producentów, firma świadomie wybiera życie ponad stan i podpisuje niemożliwą do wypełnienia umowę leasingową. Konieczne więc będzie poszukiwanie brakujących 2500 złotych każdego miesiąca – w przeciwnym wypadku dojdzie do wypowiedzenia leasingu.
Rozwiązanie sytuacji
Najrozsądniejsze będzie działanie prewencyjne, to jest przeprowadzanie systematycznej analizy kondycji finansowej przedsiębiorstwa zapobieganie rozrzutności. Ostrożne kalkulowanie powinno być motywowane faktem, że w pewnym momencie może nadejść recesja rynkowa lub odpływ klientów. Kiedy jednak dojdzie do sytuacji, w której firma wydaje więcej, niż zarabia, należy się przyjrzeć źródłom wydatków. Te najmniej racjonalne powinny być całkowicie wyeliminowane, a inne elementy generujące koszty powinny być możliwie ograniczone. Pamiętajmy, że znacznie lepsze jest funkcjonowanie w sposób umiarkowany, lecz płynny, niż prestiż okupiony problemami finansowymi.
Problem 2: Nieterminowi kontrahenci i klienci
Pomimo kryzysu gospodarczego wywołanego pandemią, tendencje do nieterminowego opłacania zobowiązań maleją. Niestety, nie jest możliwe całkowite wykorzenienie tego zjawiska i prędzej czy później każda firma zetknie się z problemem w uzyskaniu płatności. Pojedyncza faktura spośród kilkudziesięciu nie powinna istotnie wpłynąć na budżet naszego przedsiębiorstwa. Gorzej, jeśli odsetek ten systematycznie rośnie, a osoby zarządzające biznesem nie podejmują skutecznych działań. Problemem są nie tylko relacje B2B (transakcje między przedsiębiorstwami), ale też między uczestnikami zajęć, czyli konsumentami. Konkluzja jest prosta – nie upominając się o uregulowanie należności, prosimy się o problemy finansowe.
Rozwiązanie sytuacji
Najgorsze, co można zrobić w tym momencie, to zignorowanie problemu w nadziei, że sam się rozwiąże. Już we wczesnej fazie, czyli przy kilkudniowym opóźnieniu, konieczne jest przypomnienie o fakcie upłynięcia terminu rozliczenia należności. Przedsiębiorcy wykorzystujący ActiveNow mają w tej kwestii spore ułatwienie, bowiem system przypomni o zaległości w płatnościach. Nieterminowy kontrahent otrzyma mailowe powiadomienie o konieczności uregulowania rachunku.
Problem 3: Wydatki nieuzasadnione ekonomicznie
Odpowiedzialne zarządzanie finansami zakłada racjonalne wykorzystywanie środków oraz przeznaczanie ich zgodnie z hierarchią potrzeb. Problem pojawia się w sytuacji, gdy owa hierarchia zostaje zaburzona i – przykładowo – ważniejsze od opłacenie najmu toru pływackiego będzie kupno skutera wodnego. Taki wydatek z pewnością można zakwestionować: skuter wodny nie przysłuży się szkole pływania chociażby z tego powodu, że jest to maszyna nie do użytku na basenie. Dochodzi więc do jawnej niegospodarności poprzez generowanie kosztów nieuzasadnionych ekonomicznie. Przytoczyliśmy dość jaskrawy przykład, ale takich sytuacji może być znacznie więcej, zarazem będą one znacznie mniej widoczne. Pozbawionymi sensu wydatkami będą takie zakupy jak flota hulajnóg elektrycznych do szkoły tańca, konsola do gier video w klubie sportowym czy obraz Beksińskiego do gabinetu dyrektora w szkole językowej.
Rozwiązanie sytuacji
Tak jak w przypadku życia ponad stan, tak i tu znacznie lepsze będzie „zapobieganie niż leczenie”, nawiązując do przysłowia. Zarządzanie majątkiem w umiarkowany sposób to najlepsze, co można zrobić, a pomoże w tym trzeźwa ocena sytuacji. Przed wyborem danego produktu należy zastanowić się nad jego użytecznością oraz tym, jaką funkcję będzie pełnić w naszej działalności. Oczywiście, elementy dekoracyjne również są potrzebne w budynku szkoły czy klubu, jednakże zamiast decydować się na kosztowne obrazy czy wazy, lepiej będzie zainwestować w kwiaty doniczkowe. Gdy dojdzie do nieracjonalnego zakupu, warto rozważyć sprzedaż dobra za możliwie wysoką wartość.
Problem 4: Utrzymywanie zbyt licznego personelu
Zastanów się, jak często wchodzisz do urzędu, firmy czy innego gmachu i na widok wszechobecnych pracowników zastanawiasz się nad ich liczebnością? Czy aby na pewno każda z tych osób jest potrzebna w tym miejscu? Ile z nich faktycznie pracuje i wypełnia swoje obowiązki, a ile „okupuje stołek” i pobiera wynagrodzenie? Cóż, może się zdarzyć, że taka sytuacja właśnie ma miejsce w Twojej firmie i nawet nie jesteś tego świadomy. Nie zmienia to faktu, że zatrudnianie nadmiarowej ilości personelu to koszty, które mogą się okazać przytłaczające. Jasne – wygodnie jest zatrudnić sekretarkę, asystenta, nauczycielkę i menedżera, a samemu zająć się absolutnym minimum obowiązków. Jednakże każda z tych osób musi otrzymać wynagrodzenie, a koszt zatrudnienia nowego pracownika na minimalnej stawce to ponad 3600 złotych. Gdybyś jako dyrektor prywatnej szkoły językowej zrezygnował z asystenta i menedżera, wówczas zaoszczędziłbyś aż 7200 złotych, które możesz wykorzystać znacznie efektywniej.
Rozwiązanie sytuacji
Najrozsądniejsza będzie optymalizacja kosztów z ewentualną redukcją etatów, co opiszemy na przykładzie. Załóżmy, że w dziale księgowym pracują trzy osoby, a każda z nich wykonuje swoje obowiązki w ciągu 4 roboczogodzin dziennie, pozostałe 4 godziny nie są produktywne. Średniomiesięczny koszt utrzymania takiego personelu to 18.000 złotych, czyli każda z osób otrzyma na rękę około 3730 złotych. Okazuje się, że praca zajmująca 12 roboczogodzin z powodzeniem może być rozdysponowana również na dwie osoby, tak by efektywna praca stanowiła 6 godzin, a czas nieproduktywny to 2 godziny. Równocześnie można zaproponować podwyżkę i zarobki netto w wysokości 4190 złotych, co daje 14.000 złotych kosztu całkowitego pracodawcy. Tym sposobem firma zaoszczędzi miesięcznie 4000 złotych, a pracownicy po redukcji etatów otrzymają podwyżkę o ponad 450 złotych netto, więc i pracodawca i pracownicy są zadowoleni.
Problem 5: Brak rezerwy finansowej
Czy wiesz, że co piąty Polak nie ma zgromadzonych oszczędności, a co ósma osoba z oszczędnościami ma ich mniej niż 1000 złotych? Te osoby unikają zadłużenia, żyjąc „od wypłaty do wypłaty”, przez co tracą szansę na rozmaite przyjemności. Analogicznie rzecz ujmując, przedsiębiorstwo bez rezerwy finansowej funkcjonuje „od faktury do faktury”, przez co nie może się rozwijać w satysfakcjonującym tempie. Brak środków do przetrwania został brutalnie zweryfikowany przez pandemię, gdzie wiele biznesów poupadało. Konieczne jest więc utworzenie rezerwy finansowej i ścisłe pilnowanie dyscypliny w jej zarządzaniu. Powinien trafiać tam określony procent od miesięcznego utargu oraz wydzielona część zysku. Dzięki temu w razie pilnych wydatków nie będzie potrzeby korzystania z kredytu, a przy problemach finansowych taki fundusz pozwoli nam wybrnąć z tarapatów obronną ręką.
Rozwiązanie sytuacji
Jak najszybciej podejmij działania w celu utworzenia rezerwy finansowej i gromadź na niej środki. Wystarczy, że przeznaczysz 10% zysku firmy z każdego miesiąca na rezerwę. Te środki możesz zdeponować w formie lokaty z możliwością comiesięcznego dopłacania gotówki. Nic również nie stoi na przeszkodzie, by w rachunku bankowym utworzyć subkonto tylko i wyłącznie do gromadzenia rezerwy finansowej. Nie lekceważ tego elementu ani nie odkładaj go w czasie – w trudnych chwilach zapewni Ci on „miękkie lądowanie”, nie bez powodu nazywa się takie rozwiązania „poduszką finansową”.