Każdy przedsiębiorca prowadzący swoją szkołę ma z reguły nieograniczony dostęp do konta firmowego. Oznacza to, że właściciel firmy może bez problemu zlecić przelewy, w tym także wypłatę wynagrodzenia. Czy jednak jest możliwość, by sam sobie wypłacił pensję? Czy dozwolone jest wykonywanie przelewów prywatnych z konta firmowego i odwrotnie – przelewów firmowych z konta prywatnego? Na te i podobne pytania odpowiemy w dzisiejszym artykule!
Finanse w przedsiębiorstwie – zrozumiale i przejrzyście
Ile razy znalazło Ci się znaleźć drobne na ulicy, w kieszeni spodni czy w podłokietniku samochodowym? Bez wątpienia jest to przyjemna niespodzianka, a zarazem na tyle błaha, że w sytuacji prywatnej nie wymaga ewidencji czy zgłoszenia w Urzędzie Skarbowym. Zupełnie inaczej kwestia wygląda przy prowadzeniu działalności – tutaj każdy wydatek oraz wpływ musi być udokumentowany fakturą, umową czy innym dokumentem. Co więcej, taki rejestr dokumentacji (zależnie od działalności: KPiR, księgi handlowe, ryczałt lub karta podatkowa) musi być prowadzona zgodnie z ogólnymi standardami księgowości. Nie będziemy tutaj wnikać w zasady księgowania – ciągłości, memoriału, istotności i tak dalej – bo nie to jest sensem artykułu. Sensem prowadzenia dokumentacji z punktu widzenia zarówno przedsiębiorcy, jak i urzędu skarbowego jest utrzymanie przejrzystości oraz zrozumiałość i dokładność – ile pieniędzy i z jakiego tytułu pojawiło się lub ubyło na rachunku firmowym. Istotna jest także kwestia, kto ma obowiązek, a kto nie musi prowadzić rachunku firmowego. Przyjrzyjmy się zatem obecnemu prawodawstwu i sprawdźmy, co mówią o tej sytuacji przepisy.
Rachunek firmowy – kto musi, a kto jest zwolniony z obowiązku?
Jedną z pierwszych czynności, jaką wykonuje świeżo upieczony przedsiębiorca, jest wizyta w oddziale banku celem otwarcia rachunku firmowego. Przepisy prawa podatkowego uwzględniają jednak grupę przedsiębiorców, którzy nie muszą prowadzić konta typowo dla firmy. Jeśli prowadzimy mikroprzedsiębiorstwo liczące nie więcej niż 10 pracowników, a nasze roczne obroty nie przekraczają 2 milionów euro, wówczas nie musisz posiadać rachunku firmowego. Należy jednak pamiętać, że ta zasada dotyczy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz mikroprzedsiębiorców. To oznacza, że wszelkie spółki (w tym także spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) oraz osoby prawne (np. klub sportowy wpisany do ewidencji starosty) muszą mieć konto. Co więcej – osoby, które zwolnione są z VAT, nie muszą nawet posiadać jakiegokolwiek rachunku bankowego. Wówczas składki do ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy mogą być odprowadzone gotówkowo, poprzez przekaz pocztowy. Brzmi jak udogodnienie, jednak nie zawsze opłaca się z niego korzystać. Sprawdź także: Ile kosztuje założenie szkoły i jak zoptymalizować koszty na start?
Konto firmowe w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych
Jeśli jako właściciel szkoły prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, również możemy być zwolnieni z obowiązku prowadzenia rachunku firmowego. Warunki – takie same jak przedstawione wcześniej: zatrudniamy maksymalnie 9 osób (właściciel również kwalifikuje się do limitu 10 pracowników przedsiębiorstwa), obroty nie przekraczają równowartości 2 milionów euro. Jeżeli spełniamy te wymogi, to możemy prowadzić rozliczenia z naszego osobistego rachunku. Dlaczego taki przywilej przysługuje jedynie właścicielom jednoosobowej działalności gospodarczej? Ponieważ odpowiadają oni za swoje firmowe zobowiązania całym prywatnym majątkiem. Rozwiązanie z brakiem nakazu prowadzenia odrębnego rachunku jest o tyle korzystne, że przy koncie firmowym z reguły obowiązuje więcej opłat. Najczęstszymi z nich są opłaty za wykonanie przelewu, za podjęcie gotówki z bankomatu czy za korzystanie z karty (lub brak korzystania). Trzeba jednak pamiętać, że niektóre banki w umowie prowadzenia rachunku osobistego zabraniają korzystania z takiego konta do celów firmowych. I tutaj kończą się benefity – posiadanie jednego konta ma też swoje wady.
Czy opłaca się otwierać konto firmowe przy JDG?
Choć pod względem finansowym nie zawsze jest to opłacalna decyzja, to z pewnością zyskamy na organizacji i przejrzystości. Przy informacji o opłacie za przelew powinniśmy dodać gwiazdkę – większość banków zwalnia z opłaty przelewy do ZUS i US. Płacimy więc tak naprawdę tylko za przelewy wykonywane na konta pracowników oraz za zakupy opłacane przelewem. Co więcej, banki oferują konta ze stałą, miesięczną opłatą (np. 39 zł), w ramach których znajduje się pakiet bezpłatnych czynności, np. 5 przelewów, braku prowizji za wypłaty z konta, itp. Za cenę tych prowizji zyskujemy wcześniej wspomnianą przejrzystość, która w przypadku kontroli okaże się bezcenna. Bez trudu rozróżnimy wydatki firmowe od wydatków prywatnych – w przeciwnym wypadku moglibyśmy pomylić zakup firmowych akcesoriów biurowych od tych, które wykorzystamy w domu. Tym sposobem znacznie ułatwimy sobie planowanie budżetów – zarówno osobistego, jak i tego w naszym przedsiębiorstwie. Nie będziemy się zastanawiać, czy 18 dnia miesiąca musimy opłacić ratę kredytu hipotecznego, czy też uregulować ratę leasingową za pojazd. Decyzję oczywiście pozostawiamy Wam, jednakże zawsze doradzamy, by upraszczać sobie życie – co pokazuje ActiveNow.
Czy z konta firmowego można wykonywać prywatne przelewy?
Zakładając, że jesteśmy przedsiębiorcą prowadzącym JDG, odpowiedź jest prosta: tak, możesz wykonać prywatny przelew. Nic się nie stanie, jeżeli z konta firmowego opłacisz rachunek za Internet w domu, zapłacisz za zakupy spożywcze, uregulujesz nałożony na Ciebie mandat karny czy kupisz wejściówki do Aquaparku. Warto jednak pamiętać, że z takich zakupów nie możesz odliczyć VAT-u, ponieważ nie są to koszty firmowe. Co innego, jeśli wspomniany wcześniej rachunek za Internet wynika z umowy podpisanej przez Ciebie jako reprezentanta JDG – tutaj już VAT odliczysz. My jednak odradzamy takie mieszanie przelewów prywatnych w koncie firmowym i przelewów firmowych w koncie prywatnym. Jest to nieprzejrzyste, niewygodne, a dodatkowo naraża Cię na wcześniej wspomniane opłaty. Skoro mamy już omówione osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, czas na właścicieli spółek kapitałowych. Tutaj takiej swobody nie ma, a wykonanie przelewu prywatnego z konta spółki rodzi ze sobą konsekwencje. Jakie? O tym powiemy w dalszej części artykułu, teraz powróćmy do prawodawstwa i zobaczmy, co przepisy mówią o koncie firmowym przy spółce z o.o.
Konto firmowe w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Jeśli dana szkoła prowadzona jest w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, to praktycznie pewne jest, że posiada ona swój firmowy rachunek bankowy. Teoretycznie spółka z o.o. również może kwalifikować się jako mikroprzedsiębiorstwo, o ile spełnia limit 10 osób i 2 milionów euro obrotu. W praktyce jednak ustawodawca nakazuje rozliczenia bezgotówkowe w relacji przedsiębiorstwo-przedsiębiorstwo oraz gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza 15.000 złotych. Ponadto, spółka z o.o. ma swoją osobowość prawną, tak więc nie znajduje się w gronie osób prywatnych. Oznacza to, że spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – nawet jeśli działa na skalę mikro – musi posiadać konto firmowe. Trudno sobie wyobrazić bowiem spółkę, która działa bez jakichkolwiek relacji B2B, chociażby w celu zrobienia zakupów w sklepie czy opłacenia rachunków za wynajem budynku. Trudno też sobie wyobrazić sytuację, w której kilku wspólników chce rzetelnie rozliczać się ze sobą i współpracownikami nie mając jednego, zunifikowanego konta firmowego. Co prawda, nie wszyscy wspólnicy muszą mieć dostęp do konta w postaci karty czy systemu transakcyjnego, ale też nie ma możliwości, w której prezes rozlicza z konta prywatnego i własny majątek i majątek spółki.
Czy z konta spółki z o.o. można wykonać przelew prywatny?
Absolutnie nie ma takiej możliwości. Nie ma znaczenia, czy zabrakło nam środków na spłatę prywatnego kredytu, czy spóźniliśmy się z zapłatą rachunków za prąd w domu. Pieniądze należące do spółki nie mogą zostać wykorzystane do wykonania prywatnych opłat czy zlecenia przelewów. Należy pamiętać, że środki zgromadzone na rachunku spółki de iure nie są Twoje, tylko spółki – odrębnego bytu prawnego. Pieniądze staną się Twoje tylko w sytuacji, gdy zostaną Ci wypłacone w sposób uzasadniony i zgodny z prawem. Pod pojęciem „w sposób uzasadniony” rozumiemy wynagrodzenie oraz dywidendę, opcjonalnie czynsz najmu po odprowadzeniu podatku dochodowego. Tak więc prawidłowa kolejność transferu gotówkowego to uzasadniony przelew na konto prywatne, a dopiero potem rozliczenie spraw prywatnych. To samo tyczy się Twoich pracowników – nie możesz im pomóc poprzez samowolne opłacenie rachunków czy zafundowanie zakupów spożywczych. Jedyne, co w tej sytuacji można zrobić, to wypłacić zaliczkę na poczet przyszłego wynagrodzenia.
Pomyliłem kartę firmowa z prywatną – co zrobić?
Roztargnienie, pośpiech lub zwyczajna pomyłka – każdemu z nas może się zdarzyć wybór nie tej karty, którą faktycznie chcemy zapłacić. Możemy się Jeśli prowadzimy JDG, to problemu nie ma – Ci, którzy dbają o przejrzystość, zrobią przelew wewnętrzny z rachunku prywatnego na konto firmowe. Saldo końcowe będzie prawidłowe – ubytek nastąpi na koncie prywatnym, a na rachunku firmowym dojdzie do wyrównania. Nieco więcej gimnastyki wymaga naprawienie takiej pomyłki przy spółce kapitałowej. Jako wspólnik spółki – nawet jeśli jesteś jej prezesem – nie możesz korzystać ze środków bez uzasadnionej podstawy prawnej. Jeśli dojdzie do takiej samowoli, może Ci być zarzucone nieuprawnione korzystanie ze środków firmowych, a taki czyn definiowany jest jako defraudacja (art. 284 § 2 k.k.). Jak tego uniknąć? Skontaktuj się z osobą odpowiedzialną za księgowość spółki i poproś, by transakcja była rozliczona jako pożyczka od spółki. Następnie zwróć pieniądze z konta osobistego, która zostanie zaksięgowana jako zwrot pożyczki. Nie musisz się martwić doliczaniem odsetek czy prowizji – pożyczka jako czynność wymieniona w kodeksie cywilnym zakłada nieodpłatne pożyczenie określonego dobra.
W jaki sposób ActiveNow pomoże przy rozliczeniach w szkole
Wielokrotnie w artykule podkreślaliśmy, że wszelkie czynności związane z pieniędzmi w przedsiębiorstwie muszą być przejrzyste i zrozumiałe. Konieczna jest systematyka i jasne określenie, co z czego wynika i jaka była podstawa działania. ActiveNow jako narzędzie dla przedsiębiorców również pomaga przy prowadzeniu przejrzystych rozliczeń – w tym wypadku z klientami Twojej szkoły. Dzięki kompleksowej funkcjonalności, możliwe jest przyjmowanie płatności online zgodnie z wcześniej ustalonym i wygenerowanym cennikiem. System samodzielnie przypomni klientowi o kwocie przelewu i terminie upływu zobowiązania. Po zintegrowaniu systemu z bramką płatniczą, klient będzie mógł rozliczyć należność tak, jak gdyby płacił za zakupy w Internecie. Możliwe jest także dopasowanie harmonogramu zapłaty – z góry, z dołu lub w formie ratalnej. W łatwy sposób utworzysz kody rabatowe pozwalające na pomniejszenie finalnej należności. Wszystkie transakcje zostaną rozliczone automatycznie – bez konieczności przynoszenia stosu faktur czy potwierdzeń przelewu do działu księgowości.
