Każda szkoła językowa aspirująca do posiadania bogatej oferty musi zatrudniać lektorów języków obcych. Niezwykle trudno jest samemu zarządzać szkołą i do tego prowadzić jakościowe kursy. Przeprowadzenie rekrutacji jest więc elementem, który prędzej czy później powinien zostać wykonany. Wielu właścicieli szkół językowych zadaje sobie pytanie – w jaki sposób należy prowadzić rozmowę rekrutacyjną? Czy rozmowa powinna być prowadzona w jednym, czy też w dwóch językach? Co w sytuacji, gdy szukamy kandydata z językiem, którego nie znamy?

Rekrutacja w szkole językowej – od czego zacząć?

Nim odpowiemy na pytanie postawione w tytule artykułu, należy przeanalizować kroki podejmowane jeszcze przed zapraszaniem kandydatów na rozmowę rekrutacyjną. Jeśli jesteście już na etapie zbierania CV i zapoznaliście się z listami motywacyjnymi Waszych kandydatów, przejdźcie do akapitu „Rozmowa rekrutacyjna – jak się przygotować?”. My natomiast zwrócimy uwagę na to, że cały proces – od podjęcia decyzji o rozpoczęciu rekrutacji do podpisaniu umowy z nową osobą – tworzy spójną całość. Błąd w jednym z kroków może rzutować na cały proces rekrutacyjny.

Początki zawsze są najtrudniejsze i to od tego etapu zależy często, jaką jakość lektorów i nauczycieli do siebie przyciągniemy. Na starcie powinieneś określić trzy elementy: profil idealnego kandydata, zakres obowiązków związany z pracą oraz budżet na wynagrodzenie. Całość tworzy holistyczną i spójną całość – nie możesz szukać osób z co najmniej pięcioletnim doświadczeniem, przypisać szereg zadań i zaproponować mu najniższą krajową. W taki sposób albo trafisz na osobę o wątpliwych umiejętnościach, albo będziesz poszukiwać pracowników przez długie miesiące.

Określenie zakresu obowiązków

Osoba ubiegająca się o pracę w Twojej szkole językowej powinna już na początku wiedzieć, jakie zadania będziesz jej delegować. W oczywisty sposób mowa tutaj o realizacji programów językowych, które znajdują się w ofercie szkoły. Musisz jednak doprecyzować detale, na przykład to, jaki jest maksymalny czas odpowiedzi na pytania kursanta zadane mailowo. Powinieneś też określić, kto zajmuje się opracowaniem materiału – czy nauczyciel korzysta z własnych źródeł, czy też otrzyma podręczniki od szkoły. Ważne jest też uwzględnienie sposobu obiegu dokumentacji oraz obowiązków wynikających ze standardowej archiwizacji swoich działań. Wszystkie aspekty muszą być precyzyjnie określony, tak aby uniknąć w przyszłości nieporozumień.

Profil kandydata

Profil kandydata pozwoli odpowiedzieć na pytania, kogo tak naprawdę szukasz i kto idealnie wpasuje się w Twoją wizję szkoły językowej. Prowadzisz nauczanie języka angielskiego metodą Teddy Eddie lub Helen Doron? Z pewnością będą Ci potrzebne energiczne, radosne i kreatywne osoby, które bardzo dobrze odnajdują się w pracy z dziećmi. Szukasz osób, które potrafią w biegły sposób prowadzić konwersatoria na poziomie co najmniej zaawansowanym? Rozważ kandydaturę native speakerów, którzy poprzez codzienne funkcjonowanie w realiach obcojęzycznych przekażą największą wartość kursantom. Bez zdefiniowanego profilu kandydata nie powinieneś nawet umieszczać ogłoszenia o pracę, a co dopiero przeprowadzać rozmowy kwalifikacyjnej!

Przygotowanie budżetu

Każdy pracownik musi otrzymywać wynagrodzenie adekwatne do pełnionej funkcji, wartości wkładanej do firmy i swoich kompetencji. Zbyt niskie stawki sprawią, że na Twoje ogłoszenie nie odpowie żaden szanujący swoje umiejętności lektor. Zbyt wysokie wynagrodzenie zaś może być obciążeniem dla budżetu, który w pewnym momencie stanie się ciężarem ponad miarę. Pamiętaj, że Ty jako pracodawca ponosisz zupełnie inne koszty, niż wynosi finalne wynagrodzenie dla pracownika. Twoje 6000 złotych może zamienić się w 3660 złotych „na rękę” przy umowie o pracę lub 5184 złotych przy umowie o dzieło. Może też pozostać kwotą 6000 złotych przy współpracy B2B lub współpracy ze studentem do 26. roku życia na umowie zleceniu.

Ogłoszenie o pracę, zbieranie CV i listów motywacyjnych

Wiesz już, jaki jest Twój idealny kandydat, jakie masz wobec niego oczekiwania i co mu możesz zaproponować? Czas na opublikowanie ogłoszenia o pracę! Zwyczajowo robi się to na popularnych, dedykowanych portalach, takich jak pracuj.pl, równie powszechne są ogólnotematyczne strony ogłoszeniowe, np. olx.pl. Pamiętaj jednak, że wstawienie ogłoszenia na takich portalach wiążą się z opłatami. Nie powinieneś zapominać o sile mediów społecznościowych – wykorzystaj swojego firmowe narzędzia, takie jak Facebook, Instagram czy LinkedIn. Jeśli masz stronę internetową, dodaj wzmiankę o poszukiwaniu nowego pracownika.

W jaki sposób napisać ogłoszenie? Możesz wybrać dwie ścieżki – formalną, jeżeli Twoja firma ma wizerunek stricte profesjonalny, lub lżejszą, skracającą dystans, jeśli Twoja szkoła kreuje się na semiformalny styl bycia. Bez względu jednak na styl wypowiedzi, pamiętaj, by w Twoim ogłoszeniu znalazły się następujące elementy:

• Nazwa firmy z adresem siedziby i miejscem wykonywania pracy;
• Skrócony opis stanowiska połączony z misją i wizją szkoły; 
• Elementy, które Ty jako pracodawca proponujesz pracownikowi;
• Warunki zatrudnienia (forma zatrudnienia, ilość godzin w miesiącu, itp.);
• Oczekiwania względem kandydata (zarówno te konieczne, jak i mile widziane);
• Widełki płacowe (choć są nieobowiązkowe, to dobrze wpływają na wizerunek);
• Przypomnienie o zawarciu klauzuli na przetwarzanie danych zgodnej z RODO;
• Wskazanie sposobu przekazywania CV oraz listu motywacyjnego.

Listy motywacyjne nie są obowiązkowe, a jeśli zdecydujesz się na jego wdrożenie – nie zawsze musi to być wersja papierowa. Możesz na przykład poprosić kandydata o przesłanie nagrania video lub wiadomości głosowej, w której w języku obcym powie kilka słów o sobie i uzasadni, dlaczego chce pracować u Ciebie. Tym sposobem zrobisz wstępną selekcję i odsiejesz osoby, które masowo wysyłają CV do różnych szkół.

Rozmowa rekrutacyjna – jak się przygotować?

Jeżeli jesteś pracodawcą, który nigdy wcześniej nie organizował rozmowy rekrutacyjnej, z pewnością poczujesz stres. W opanowaniu go pomoże dobre przygotowanie, które też pokaże Twój profesjonalizm. Oto pięć porad wypracowanych przez ActiveNow, które pomogą Wam przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej:

• Kandydatów umawiaj z zachowaniem odpowiednich odstępów czasowych. Jeśli wiesz, że na rozmowę chcesz przeznaczyć maksimum 40 minut, to umawiaj kolejne osoby w odstępach co 60 minut. Te 20 minut zostaw dla siebie na spisanie notatek, analizę kandydata i odświeżenie informacji o kolejnej osobie.
• Przed każdą rozmową przypomnij sobie, z kim teraz się spotykasz. Nie chodzi tylko o to, by Wiktorii nie pomylić z Weroniką, a do Piotra nie powiedzieć per Paweł. To przede wszystkim zaznajomienie się z życiorysem i z motywacją pracownika, który za chwilę będzie z Tobą rozmawiać twarzą w twarz.
• Przygotuj pulę ice-breakerów, czyli pytań lub pewnych tematów, które pozwolą Wam przełamać pierwsze lody. Powinny one być uniwersalne i neutralne, gdzie każda osoba będzie potrafiła powiedzieć kilka zdań. Dobrze byłoby odwołać się do zainteresowań kandydata – to z pewnością ich otworzy na rozmowę.
• W swoim notatniku spisz kryteria, wedle których będziesz oceniać kandydatów do pracy w Twojej szkole. Pytania powinieneś kierować w taki sposób, by mieć możliwość oceny danego kryterium. Staraj się nie pisać ocen ani notek w trakcie rozmowy, a jeśli już to robisz, to pisz dyskretnie, by nie wprowadzać napięcia.
• Pamiętaj o dobrych manierach, ciepłym uśmiechu i szklance lub butelce wody dla kandydata. Te drobne gesty są Twoją wizytówką, kreują Twój wizerunek jako przyjaznego pracodawcy i pomagają w otwarciu się na rozmowę. Niby drobiazg, ale jakże cenny i pozwalający zostawić po sobie dobre wspomnienie.

Nie obawiaj się pytać o szczegóły

Bardzo powszechnym, a zarazem brzemiennym w skutkach błędem jest niedostateczne zainteresowanie kandydatem. I nie chodzi o to, że podczas rozmowy siedzimy znudzeni lub myślami wybiegamy w najbliższą sobotę. Mamy tu na myśli przede wszystkim brak determinacji w poznawaniu osoby, z którą będziemy pracować. A najlepszym tego przykładem jest zadawalanie się ogólnikami i niezbyt precyzyjnymi odpowiedziami naszego kandydata. Nie możemy bać się pytać o szczegóły – powinno nam zależeć na poznaniu kompetencji i charakteru potencjalnego pracownika.

Widzisz w CV ukończoną filologię hiszpańską i myślisz, że już trafiłeś na kandydata z odpowiednim wykształceniem? Być może, jednak nie jest to jedyny wyznacznik. Zapytaj o specjalizację kierunkową – być może jest to faktycznie iberystyka z przygotowaniem pedagogicznym, a może jest to przygotowanie do tłumaczenia symultanicznego? Taka sytuacja zupełnie zmieni postać rzeczy i w naturalny sposób będzie faworyzować tego kandydata, który jest przygotowany pod kątem pedagogicznym. Takich przykładów podczas rozmowy jest mnóstwo, dlatego nie obawiaj się pytać o detale.

Kiedy prowadzić rozmowę w jednym, a kiedy w dwóch językach?

Wśród wielu szkół językowych panuje pewnego rodzaju przekonanie, że rozmowy kwalifikacyjne na stanowisko lektora powinny być prowadzone dwujęzycznie. Część pytań – związanych z reguły z kompetencjami twardymi – pada po polsku, zaś pytania o kompetencje miękkie zadawane są w języku natywnym. Co jednak w sytuacji, gdy chcesz otworzyć kursy z języka hiszpańskiego, a sam biegle władasz niemieckim, angielskim i francuskim? Zatrudnisz na ten dzień tłumacza przysięgłego czy będziesz udawał, że rozumiesz coś więcej, niż me llamo Pablo? 

Pamiętaj: absolutnie nie masz obowiązku prowadzić rozmowy w dwóch językach. Kompetencje związane ze znajomością języka możesz zweryfikować inaczej, chociażby prosząc o wypełnienie testu poziomującego (czyli takiego, który określa znajomość języka na poziomie od A1 do C1). Rozmowy w dwóch językach podejmuj się wtedy i tylko wtedy, gdy sam biegle rozmawiasz w danym języku obcym lub gdy któryś współpracownik może przeprowadzić część obcojęzyczną rozmowy. W przeciwnym razie może dojść do niezręcznej sytuacji, która podważy Twoją wiarygodność jako właściciela szkoły językowej.

Zadanie praktyczne na rozmowie rekrutacyjnej

Wspomniany wyżej test poziomujący to tylko jeden z przykładów zadania praktycznego, który może zostać użyty do oceny kompetencji potencjalnego pracownika. Jednak nie tylko ta metoda jest praktykowana w szkole języka obcego. Bardzo częstym zjawiskiem jest stworzenie przykładowego planu pojedynczej lekcji, który będzie niejako rozpiską przebiegu zajęć. Jest to jednak metoda zajmująca co najmniej kilka minut, a którą też powinno się zasygnalizować jeszcze przed przystąpieniem do rozmowy. Równie często zadawane są pytania odnoszące się do realiów pracy, np. „Jak będą wyglądać ćwiczenia, w których seniorzy nauczą się zamawiać posiłki i napoje w restauracji?”. Tutaj możemy zweryfikować kreatywność i pomysł przyszłego lektora na swoich uczniów.

Pamiętaj, by dbać o pozytywną atmosferę na rozmowie!

Niektóre osoby prowadzące rekrutację wychodzą z bardzo złego założenia, że skoro to oni oferują pracę, to mogą traktować drugą osobę z wyższością. Nic bardziej mylnego! Już na pierwszym spotkaniu możemy skutecznie zniechęcić do siebie i swojej szkoły naprawdę wartościowego kandydata poprzez wprowadzanie toksycznej atmosfery. To przede wszystkim widać w tzw. celowaniu negatywnym, czyli wyszukiwaniu braków, wad i słabych stron danego kandydata. Jeśli za wszelką cenę będziemy chcieli komuś udowodnić jego niedoskonałości, to z pewnością to zrobimy. Nie oczekujmy jednak, że taka osoba zechce z nami podjąć współpracę po doświadczeniu wstydu, złości lub lęku.

Zamiast palić mosty i wchodzić w „tryb kamikaze”, budujmy dobrą relację i twórzmy pozytywną atmosferę. Pokażmy się z ludzkiej strony, rzućmy nieinwazyjnym żartem, a następnie prowadźmy rozmowę. Patrzmy na kandydata jako wartość dodaną do naszej szkoły, dostrzegajmy jego silne strony i zachęcajmy do przedstawienia swoich zalet. Pamiętajmy jednak, by nie przesadzać – nie możemy stać się infantylni czy nachalni, ponieważ wtedy utracimy pewną formę autorytetu. Otwartą postawą i sympatycznym, ciepłym traktowaniem możemy sprawić, że kandydat wybierze naszą szkołę mimo tego, że konkurencja zapłaci mu nieco więcej.

Jak wybrać najlepszego lektora języka obcego?

Po rozmowie rekrutacyjnej przychodzi czas, w którym musisz zdecydować się na kandydata. Oczywiście, wybór nigdy nie jest prosty – jeden kandydat może mieć szereg zalet, ale istotną wadę, inny z kolei może mieć przeciętny profil, ale posiada pewien atut, którego brakuje innym. Co zrobić w takiej sytuacji? Możesz poprosić o przeprowadzenie lekcji sprawdzającej na grupie osób symulujących docelowe środowisko pracy. Musisz jednak pamiętać, że taka lekcja powinna być pełnopłatna, to znaczy, że kandydat powinien otrzymać uzgodnione wynagrodzenie. To najlepszy test, który pozwoli wybrać tego jednego, idealnego kandydata w przypadku dylematów.

Jeśli jednak chcesz dokonać szybkiego wyboru i nie obciążać się kosztami, powinieneś rozpatrzyć szereg aspektów. Zwróć uwagę nie tylko na kompetencje i umiejętności danej osoby, ale też na atmosferę i łatwość nawiązywania kontaktu. Nie musisz zatrudniać profesora z wieloletnim doświadczeniem, skoro masz o wiele bardziej kontaktową osobę, która także spełnia określone przez Ciebie normy wiedzy. Rozpatruj także kandydatów pod kątem dopasowania do istniejącego zespołu – nie potrzebujesz przecież konfliktów już na starcie. Pamiętaj, by na końcu każdej osobie wysłać zwrotną wiadomość o tym, czy zostali przyjęci, czy też nie. Zawsze podziękuj im za poświęcony czas i zainteresowanie pracą właśnie u Ciebie.