Umowa dla szkoły językowej – czy trzeba ją mieć? Jak ją stworzyć?

Nauczanie języka obcego jest jedną z powszechniejszych usług w branży edukacyjnej. Takie kursy najczęściej odbywają się prywatnie, co oznacza, że konieczne jest zawarcie umowy. Można to zrobić ustnie, jednak wówczas ciężko jest jakkolwiek kształtować wzajemne stosunki i zobowiązania. Znacznie lepszą metodą jest stworzenie umowy dla szkoły językowej w formie papierowej. Co powinna zawierać umowa dla szkoły językowej? Dlaczego warto sporządzić taki dokument? Przygotowaliśmy obszerny artykuł na temat umowy dla szkoły językowej, a jako dodatek oddajemy gotowy, bezpłatny wzór umowy o kurs dla szkoły językowej.

Popularność kursów językowych

Coraz większe grono osób decyduje się poszerzać swoje kompetencje w zakresie biegłego władania językiem obcym. Z roku na rok przybywa osób, które decydują się podpisać umowę dla szkoły językowej i tym samym rozpocząć kurs. Poza powszechnie nauczanym angielskim i niemieckim w szkołach podstawowych i ponadpodstawowych, chętnie sięgamy także po inne języki. Najpopularniejszymi są oczywiście te powszechnie używane w Europie i okolicach: francuski, hiszpański, włoski, rosyjski, turecki i ukraiński. Równie dużym zainteresowaniem cieszą się języki azjatyckie, w szczególności mandaryński (czyli standardowy język chiński), japoński, arabski oraz koreański. Coraz częściej jednak sięgamy po niszowe kierunki, takie jak serbski, chorwacki, rumuński, czeski, grecki czy norweski. 

Dlaczego tak chętnie uczymy się języków obcych i nierzadko nie poprzestajemy tylko na jednym? Przyczyn jest wiele, a do najpopularniejszych z nich zaliczymy:

  • Przygotowanie do emigracji – część osób uczy się języka, by wyjechać za granicę i tam budować swoją przyszłość, posiadając podstawy komunikacyjne;
  • Podniesienie kompetencji – coraz częściej można się spotkać z ofertami pracy z umiejętnością danego języka, np. rekruter ze znajomością czeskiego;
  • Wyjazdy zagraniczne – wyjeżdżając na urlop, warto posiąść przynajmniej podstawy i najpopularniejsze zwroty w języku obcym;
  • Element tożsamości kulturowej – część osób może być zachwycona daną kulturą, przez co decydują się na poznanie języka i biegłe posługiwanie się nim;
  • Hobby – niektóre osoby po prostu cenią sobie naukę i w ramach własnej pasji poznają nowe języki obce.

Relacja kursant – szkoła językowa

Umowa dla szkoły językowej nie istniałaby bez strony korzystającej z oferowanych usług, czyli kursantów. Ważne jest więc zrozumienie relacji pomiędzy kursantem a szkołą językową i wcale tu nie mówimy o przyjaźni, koleżeństwie czy czysto biznesowym partnerstwie. Chodzi o stosunek prawny, który w tym wypadku będzie regulowany przede wszystkim przez kodeks cywilny. Kursant, zapisując się do szkoły językowej, zawiera z nami umowę o świadczenie usług. Zamawiający, czyli nasz przyszły uczeń, ma pewne oczekiwania względem wykonawcy, czyli nas i naszych nauczycieli. Nie możemy jednak być pewni, jakie są to oczekiwania – nie zrobimy przecież native speakera z nowicjusza w niespełna miesiąc. Aby wszystko było jasne i nie budziło nieporozumień czy wątpliwości, tworzy się umowę o świadczenie usług.

Umowa o kurs to dokument, który jest dowodem zobowiązania się do obu stron do spełnienia pewnych kwestii. Z jednej strony szkoła językowa spełnia świadczenie w postaci nauczania języka na określonych w ofercie warunkach. Z drugiej zaś kursant zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia oraz przestrzegania regulaminu szkoły. Wszelkie spory, które nie zostały rozwiązane wprost w umowie są analizowane na gruncie prawa cywilnego. Dokument ten jest pisemnym potwierdzeniem ustaleń oraz dowodem w przypadku założenia pozwu cywilnego. Umowa jest zazwyczaj kilku- lub kilkunastostronicowym dokumentem, ponieważ zawiera precyzyjne objaśnienie praw i obowiązków obu ze stron. Umowa jest jednym z podstawowych elementów szkoły językowej, o czym pisaliśmy wcześniej w artykule „Jak założyć szkołę językową?

Umowa o kurs dla szkoły językowej

Fakt posiadania podpisanej umowy o kurs dla szkoły językowej jest przede wszystkim zabezpieczeniem. Kursant zobowiązuje się na piśmie do formalnego uczęszczania na zajęcia, a przynajmniej opłaconego miejsca. W ten sposób unikniemy sytuacji, w której zarezerwowane miejsce zostaje niewykorzystane, co z kolei generuje stratę finansową dla firmy. Ustalany jest także sposób rozliczenia ze szkołą językową – do kiedy następuje płatność oraz czy może być ona w jakikolwiek sposób rozbita na transze. Co więcej, w umowie można zastrzec potwierdzenie uczestnictwa dopiero w momencie, gdy kursant wpłaci zaliczkę lub zadatek. Jeśli kursant nie ureguluje terminowo należności, naraża się on na sankcje przewidziane przez szkołę językową w umowie, np. skierowanie sprawy do sądu celem uzyskania nakazu zapłaty i egzekucją długu przez komornika.

Jednak umowa o kurs to nie tylko kwestie finansowe. Szkoła językowa w umowie jasno wskazuje, do czego się zobowiązuje, a czego zagwarantować nie może. Przykładowe zobowiązanie może dotyczyć przeprowadzenia 30 zajęć po 1,5 godziny, w trakcie których będzie nauczany język angielski na poziomie B2+. Nie ma jednak gwarancji, że kursant będzie na takim poziomie posługiwać się językiem – wszystko bowiem zależy od samego słuchacza i jego nastawienia do nauki. Jeśli więc po takim kursie uczestnik przystąpi do testu kompetencji FCE (certyfikat znajomości języka angielskiego na poziomie B2) i uzyska ocenę negatywną, to nie może on dochodzić roszczeń związanych z nieskuteczną nauką języka angielskiego. Może natomiast w konstruktywny sposób skrytykować szkołę, że – przykładowo – kurs B2+ nie przygotował go do pomyślnego zdania testu FCE. 

Co powinna zawierać umowa o kurs?

Zgodnie z cywilistyczną swobodą kształtowania umów, dokument może zawierać dowolne ustalenia, które nie będą klauzulami naruszającymi prawo. Umowa dla szkoły językowej powinna jednak zawierać pewne elementy, które stanowią o jej ważności. Wyróżniamy 10 podstawowych składowych, które razem połączone tworzą kompletną i – co najważniejsze – prawomocną umowę. Są to kolejno:

  • Data i miejsce zawarcia umowy – podstawowy element umowy znajdujący się na jej samym początku. Data i miejsce zawarcia umowy pozwala na stwierdzenie, kiedy i w którym miejscu strony weszły w porozumienie, co jest szczególnie istotne w przypadku ewentualnego sporu sądowego. Jeśli umowa została zawarta zdalnie (kursant podpisał umowę online), na przykład poprzez link udostępniony przez ActiveNow, wówczas nie ma potrzeby oznaczania miejsca zawarcia umowy.
  • Oznaczenie stron – konieczne jest wskazanie, kto jest zamawiającym (uczestnik kursu), a kto wykonawcą (szkoła językowa reprezentowana przez osobę uprawnioną do zawierania umów). Istotne jest, by strony zostały tak oznaczone, by możliwe było jednoznaczne ustalenie personaliów poszczególnych stron (m.in. imię i nazwisko / nazwa firmy, PESEL / REGON, adres zamieszkania / siedziby, seria i numer dowodu osobistego / numer NIP).
  • Informacje na temat przedmiotu umowy – następuje tutaj oznaczenie oraz sprecyzowanie elementu stanowiącego podstawę zawarcia umowy. Informacje te muszą być na tyle precyzyjne, by możliwe było ustalenie natury przedmiotu. Samo hasło „kurs języka angielskiego” będzie zbyt ogólnikowe – należy podać szczegóły i okoliczności nauczania, np. „kurs języka angielskiego ‘English in Law’ na poziomie językowym C1 realizowany w formie 30 lekcji po 2 godziny”. Należy też zawrzeć informacje na temat aspektów powiązanych z kursem, np. liczebność grupy czy postępowania w przypadku nieobecności kursanta na zajęciach.
  • Informacje na temat praw i obowiązków kursanta – tutaj trzeba zawrzeć wszelkie informacje związane z tym, co musi, co może, a czego nie może robić dany kursant. Przykładowo, musi on opłacić kurs, na który składa się dostęp do materiałów dydaktycznych, może on korzystać z platformy edukacyjnej, ale nie może udzielać dostępu do materiałów czy platformy osobom trzecim. Punkt ten powinien być maksymalnie zwięzły i zbilansowany, tak, by nie tylko nakładał pewne obowiązki na kursanta, ale też gwarantował mu prawa lub przywileje.
  • Informacje na temat praw i obowiązków szkoły językowej – analogicznie jak w sekcji z zamawiającym usługę, tak i wykonawca musi jasno wyartykułować prawa i obowiązki, które sobie zastrzega. Co istotne, prawa lub obowiązki wykonawcy nie mogą być w jakikolwiek sposób przeważające nad prawami lub obowiązkami drugiej strony, np. szkoła językowa nie może zastrzec, że kursant może skierować sprawę do sądu tylko wtedy, gdy szkoła językowa na to zezwoli. Podobnie jak we wcześniejszej sekcji dotyczącej kursanta, tak i tu prawa oraz obowiązki powinny być zbilansowane i zwięźle określone.
  • Informacje na temat rozliczenia za przedmiot umowy – ta kwestia będzie zawierać sedno finansowe całego dokumentu. Konieczne jest wskazanie, jaka jest należność dla wykonawcy, w jaki sposób ją należy wpłacić i w jakim terminie. Mogą być tutaj także informacje na temat ewentualnego rozdzielenia ustalonej kwoty na raty wraz z określeniem terminu płatności. Jeżeli nasza umowa będzie zawierać kary finansowe z tytułu – przykładowo – opóźnień za płatności czy niezrealizowanych zajęć, to w tym segmencie należy zawrzeć te informacje.
  • Metodyka odstąpienia od umowy – pod tym pojęciem kryje się tak naprawdę wszystko, co w jakikolwiek sposób dotyczy odstąpienia umowy. Wiele szkół ogranicza tę możliwość poprzez stosowne oświadczenia, które wskazują, że kursant ma prawo do odstąpienia od umowy najpóźniej do wybranej liczby dni kalendarzowych przed rozpoczęciem pierwszych zajęć (najczęściej do 7 dni). Jeśli umowa zawierana jest w sposób zdalny, konieczne jest poinformowanie zamawiającego o 14-dniowym prawie do odstąpienia od umowy. Przy odstąpieniu następuje zwrot ewentualnie udostępnionych dóbr, np. zaliczki.
  • Metodyka rozwiązania umowy – rozwiązanie umowy jest inną sytuacją prawną niż odstąpienie i jako takie także powinno zostać doprecyzowane w ramach umowy. Rozwiązanie może nastąpić w wypadku rażącego niedopełnienia umowy (np. nieopłacenie zajęć przez kursanta we wskazanym czasie, nieodbycie się jednej z lekcji, o czym kursanci nie zostaną powiadomieni) i jeśli sekcja finansowa przysługiwała rekompensatę, to takowa także zostanie wypłacona. Przy rozwiązaniu umowy strony mają prawo zachować dotychczas otrzymane dobra, np. kursant otrzymane podręczniki, szkoła otrzymany zadatek.
  • Postanowienia końcowe – tutaj znajdują się wszelkie inne istotne kwestie, które nie zostały poruszone we wcześniejszych elementach umowy. Konieczne jest przedstawienie regulaminu szkoły językowej oraz klauzuli RODO, najczęściej w formie osobnych załączników stanowiących integralną część umowy. Nawiasem mówiąc – w kwestii RODO w szkole językowej warto sprawdzić nasz poprzedni artykuł. Warto także wskazać, że w przypadku kwestii nieobjętych niniejszą umową zastosowanie będą miały przepisy kodeksu cywilnego.
  • Podpisy obu stron umowy – czytelne, opcjonalnie opatrzone datą podpisy z imienia i nazwiska stanowią zwieńczenie całego dokumentu. Dobrą praktyką jest również parafowanie każdej strony dokumentu zarówno na jej awersie, jak i rewersie. Dzięki temu obie strony będą miały pewność, że umowa została podpisana w sposób prawidłowy, a żadna dodatkowa kartka z zapisami nie została „podrzucona” do umowy bez zgody i wiedzy drugiej ze stron.

Sama umowa może zawierać znacznie więcej elementów – my jedynie przedstawiamy jej modelowy wygląd. Do dyspozycji oddajemy także gotowy wzór umowy, który możecie TUTAJ pobrać w formacie PDF, a następnie wypełnić swoimi danymi i korzystać w ramach szkoły językowej. Możecie z niego skorzystać „na gotowe”, lub wykorzystać go, by samodzielnie stworzyć własne wersje umowy o kurs.

Ciekawe? Podziel się!

O nas

W ActiveNow postawiliśmy sobie za cel wprowadzenie szkół prowadzących zajęcia pozalekcyjne do XXI wieku.

Zbudowany wspólnie z setkami szkół w Polsce system ActiveNow pozwala oszczędzić czas, zwiększać zyski i jednocześnie wzmacniać relację z klientami.

Jak zwiększyć przychody szkoły

Chcesz wiedzieć więcej?

Inne artykuły

Umów się na prezentację

Dla wszystkich zainteresowanych, przeprowadzamy bezpłatne, dostosowane do Twojej szkoły prezentacje możliwości systemu.

Zostaw swoje dane – odezwiemy się, aby ustalić dogodny termin.