Każdy klub sportowy posiada na swoim wyposażeniu sprzęt warty kilkanaście, a nierzadko i kilkadziesiąt tysięcy złotych. Żywotność niektórych elementów, takich jak piłki, rakietki czy znaczniki może być stosunkowo krótka. Inne, takie jak bramki czy naciągi mogą służyć po kilka, kilkanaście lat. Co zrobić, gdy sprzęt w klubie zostanie zniszczony? Jak postępować, gdy wykryjemy w klubie kradzież sprzętu sportowego? Na te pytania odpowiadamy w poniższym artykule.

Ewidencjonowanie sprzętu w klubie sportowym

Zaglądając do obecnie obowiązującego prawodawstwa związanego z rachunkowością, napotkamy na dwie definicje: ewidencja środków trwałych oraz ewidencja wyposażenia. Pierwsze z pojęć oznacza ewidencję przedmiotów klasyfikowanych jako środki trwałe, czyli takich, które wykorzystywane są w działalności, wartość w okresie początkowym wynosi co najmniej 3.500 złotych, a okres wykorzystywania jest dłuższy niż rok. Drugie z pojęć odnosi się do ewidencji przedmiotów wykorzystywanych w działalności, których wartość początkowa wynosi więcej niż 1.500 złotych, a jednocześnie nie przekracza 3.500 złotych, a ich okres użytkowania nie przekracza roku. Przy czym należy pamiętać, że każdy z tych przedmiotów należy traktować jednostkowo, jako odrębny i niezależny byt. Zestaw 10 rakiet do tenisa o wartości 150 złotych każda nie będzie pojedynczym punktem w ewidencji wyposażenia, lecz dziesięcioma odrębnymi jednostkami – każdą rakietę traktujemy osobno, nawet jeśli zostały kupione w ramach jednego „rzutu”.

Obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają osoby fizyczne, spółki cywilne i jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie obowiązane do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Widzimy więc, że NGO nie podlega temu obowiązkowi, nawet jeżeli skorzystał z udogodnienia w postaci uproszczonej ewidencji przychodów i kosztów. Obowiązek ten nie dotyczy też sprzętu o wartości mniejszej niż 1.500 złotych, gdyż taki sprzęt można bezpośredni zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Prowadzenie takiej ewidencji jest jednak wygodne, a jednocześnie niezwykle istotne z dwóch powodów. Pierwszym z nich jest przejrzystość w zakresie stanu posiadania – wiemy iloma jednostkami danego sprzętu dysponujemy i co w najbliższym czasie należy zakupić. Drugą kwestią jest możliwość analizy przepływu gotówki w zakresie nabycia i zbycia sprzętu. Wiemy, kiedy, za ile i na jakiej podstawie dokonano zakupu, co pozwala na uwzględnienie sprzętu w kosztach uzyskania przychodu.

Jakie informacje powinny się znaleźć w ewidencji wyposażenia?

Ewidencja wyposażenia może mieć charakter „tabelki w Excelu” – nie istnieje żaden sformalizowany wzór, który bezwzględnie obowiązuje w rachunkowości. Są jednak pewne elementy, które należy zawrzeć w ewidencji, a należą do nich:

• Numer wpisu (może być on numerem ewidencyjnym sprzętu, który zostanie naniesiony bezpośrednio na wyposażenie);
• Data nabycia;
• Numer rachunku, faktury lub umowy, na podstawie której nastąpiło nabycie sprzętu;
• Nazwę wyposażenia (zgodna z nazwą figurującą na dowodzie kupna);
• Cena zakupu wyposażenia lub koszt jego wytworzenia;
• Numer pozycji, pod którą wpisano koszt związany z zakupem wyposażenia w księdze rachunkowej;
• Datę likwidacji, sprzedaży lub darowizny sprzętu wraz z krótkim, zwięzłym opisem przyczyny likwidacji wyposażenia;

Tak więc przykładowa lista ewidencyjna może wyglądać następująco:

Ubezpieczenie sprzętu sportowego

Rozmawiając o wyposażeniu klubu sportowego i jego ewidencji, nie sposób pominąć kwestię ubezpieczenia. Coraz więcej towarzystw ubezpieczeniowych wprowadziło do swojej oferty polisy na sprzęt sportowy. Początkowo kierowane były raczej do osób prowadzących własny klub czy szkoły sportowe, z czasem powstały warianty dla osób fizycznych – amatorów sportu. Popularność tego rozwiązania sprawiła wypracowanie zróżnicowanych wariantów takiej formy ochrony. Najpopularniejsze formaty polisy ubezpieczeniowej obejmują utratę (w tym także kradzież), zniszczenie oraz uszkodzenie sprzętu. Jeśli dojdzie do takiego zdarzenia, ubezpieczyciel może wypłacić określoną wartość sumy ubezpieczenia oraz pokryć koszty wypożyczenia sprzętu zastępczego Okoliczności uprawniające do wypłaty odszkodowania każdorazowo definiują Ogólne Warunki Ubezpieczenia – należy się z nimi zapoznać przed podpisaniem umowy. 

Takie rozwiązanie co prawda nie uchroni nas przed utratą sprzętu, ale zdecydowanie pomoże w powrocie do codziennego funkcjonowania klubu. Pieniądze wypłacone przez ubezpieczyciela pomogą w zakupie nowego wyposażenia, a przynajmniej pokryją część kosztów. Co więcej, ubezpieczyciel pokryje koszt wynajmu sprzętu zastępczego, dzięki czemu wcześniej zaplanowane zajęcia odbędą się zgodnie z harmonogramem. Taka rekompensata za skradziony lub zniszczony sprzęt nie powinna być znacznym obciążeniem dla klubu, a sam wydatek może zostać zaliczony do kosztów. Pamiętajmy jednak, że podstawą do wypłacenia ubezpieczenia z tytułu kradzieży jest protokół sporządzony przez policję. Jeśli nie zawiadomimy służb o skradzionym sprzęcie lub zechcemy znaleźć sprawcę „na własną rękę”, ubezpieczyciel odmówi wypłaty środków.

Co zrobić w przypadku zniszczenia wyposażenia?

Pisząc o zniszczeniu sprzętu, będziemy mieli na myśli jej unicestwienie lub trwałe i nieodwracalne uszkodzenie go w taki sposób, w który uniemożliwi korzystanie z niego. Piłka z przetarciem na łacie będzie więc uszkodzona, a przebita piłka z kolei kwalifikuje się do miana zniszczonej. Część sprzętu, jak wspomniana piłka czy chociażby znaczniki lub plastikowe słupki w naturalny sposób się niszczą i nie sposób temu zaradzić. Dlatego już zawczasu należy mieć przygotowane rezerwy finansowe, które posłużą do wymiany zniszczonego lub przestarzałego sprzętu. Czy Urząd Skarbowy wniesie jakiekolwiek zastrzeżenia w przypadku regularnego wymieniania sprzętu pod pozorem jego zniszczenia? Nie – tak jak wcześniej wspominaliśmy, przedmioty o wartości poniżej 3.500 złotych są domyślnie traktowane jako użyteczne do roku czasu. Nic więc nie stoi na przeszkodzie, by co roku wymieniać takie akcesoria treningowe.

Zupełnie inaczej powinniśmy pojeść do sytuacji, gdy sprzęt zostanie zniszczony w wyniku jego niewłaściwej eksploatacji lub na skutek wypadku. Każdy klub w swoim regulaminie określa, kto jest odpowiedzialny za powierzone akcesoria – czy jest to trener, osoba bezpośrednio użytkująca sprzęt. W takim wypadku wskazana przez regulamin osoba zobligowana jest do odkupienia sprzętu wskazanego przez właściciela, czyli klub. Wartość wskazanego sprzętu nie może przekraczać wartości początkowej zniszczonego dobra. Jeśli za zniszczenie odpowiada osoba nieletnia, wówczas jego rodzice będą zobligowani do pokrycia strat. Alternatywą jest wpłata równowartości zniszczonego sprzętu, pod warunkiem że środki te zostaną wykorzystane wyłącznie na pokrycie poczynionej szkody.

Co zrobić w przypadku kradzieży wyposażenia?

Do kradzieży sprzętu sportowego dochodzi stosunkowo rzadko, niemniej jednak zawsze istnieje takie ryzyko. Towarzyszą temu nie lada emocje: złość, żal, smutek – tym większe, jeśli ze sprzętu korzystały dzieci i młodzież. Kluczową kwestią jest zawiadomienie policji oraz ustalenie okoliczności zdarzenia. Sprawdźmy, ile i jakich przedmiotów ubyło oraz oszacujmy ich wartość – sporządźmy listę skradzionego sprzętu na wzór ewidencji wyposażenia i przekażmy ją policji. Nie ferujmy wyroków ani nikogo nie obwiniajmy z góry za niedopilnowanie – niczego tym nie zyskamy, a jedynie wprowadzimy nerwową atmosferę. Współpracujmy z policją i poprośmy każdą osobę z klubu – zawodników, trenerów, pracowników wewnętrznych – o udzieleniu wszelkich informacji. Poprośmy policję o przekazanie protokołu związanego z przyjęciem zgłoszenia i wystąpmy do towarzystwa ubezpieczeniowego o zwrot kosztów wynajmu sprzętu zastępczego.

W przypadku kradzieży warto też pamiętać o komunikacji z osobami związanymi z klubem. Dotyczy to nie tylko zawodników, sztabu trenerskiego czy struktur wewnętrznych, ale też kibiców. Warto wystosować apel na mediach społecznościowych z prośbą o udzielenie wszelkich informacji na temat okoliczności kradzieży. Społeczność kibiców może też okazać wsparcie jeśli chodzi o sfinansowanie tych rzeczy, które zostały skradzione. Jeżeli nie stać nas na zakup nowego sprzętu, nie mieliśmy ubezpieczenia, a policja nie wykryje sprawcy, wówczas możemy skorzystać z pomocy darczyńców na stronach internetowych, takich jak siepomaga.pl czy zrzutka.pl. Pamiętajmy jednak, by z przekazanych nam darowizn odprowadzić podatek i by całość była prawidłowo zaewidencjonowana. Nie prezentujmy też postawy roszczeniowej – udział w takich zrzutkach jest dobrowolny i to na barkach klubu, a nie sympatyków leży zakup sprzętu.

Jak uchronić się przed kradzieżą lub zniszczeniem sprzętu?

Każdy członek klubu musi dołożyć wszelkich starań, by uchronić siebie i swoich kolegów przed kradzieżą. Pomoże w tym zasada 1-2-3. Można ją rozwinąć jako „Sprzęt w jednym miejscu, po dwakroć sprawdzony, zabezpieczony trzema systemami”. Jedno miejsce w tym przypadku oznacza składzik lub kantorek, w którym będziemy trzymali całość wyposażenia klubowego. Demontowane bramki, piłki, znaczniki, pachołki, rakietki, naciągi, siatki – wszystko w jednym miejscu. Unikniemy wtedy sytuacji, w której osoba „korzystająca z okazji” zabierze ciśniętą w kąt piłkę czy niezabezpieczoną rakietkę. Dwukrotne sprawdzenie to nic innego, jak działanie przełamujące rutynę. Sprzęt zamknięty w składziku powinien być bezpieczny, o ile faktycznie go zamkniemy – upewnijmy się więc przed wyjściem, że nie sposób otworzyć drzwi bez klucza. Trzy systemy najczęściej sprowadzają się do drzwi wewnętrznych (te, które znajdują się bezpośrednio przy kantorku), drzwi zewnętrznych oraz monitoringu lub alarmu.

Jeśli zaś chcemy zminimalizować ryzyko przedwczesnego zniszczenia sprzętu, konieczna jest praca z uczestnikami. Niestety, wiele osób w dalszym ciągu przejawia myślenie „nie moje, to nie muszę dbać”. Konieczna jest promocja postawy, zgodnie z którą utrzymujemy sprzęt w takim stanie, w jakim chcielibyśmy go pobrać podczas kolejnego treningu. Zwróćmy uwagę na tę kwestię przy okazji przedstawiania regulaminu nowym uczestnikom zajęć i członkom klubu. Obecnym warto od czasu do czasu podziękować za dbałość o powierzony sprzęt i poprosić o dalsze zachowanie tego standardu. Szczególnie w przypadku młodzieży metoda marchewki znacznie lepiej sprawdzi się aniżeli nieustające kontrole i metoda kija. Należy też przypominać trenerom, że to oni dają przykład i jeśli oni sami nie będą szanować sprzętu, to nikt tego nie będzie robić. Taką formę komunikacji można przeprowadzić poprzez ActiveNow – z wykorzystaniem modułu masowej wysyłki SMS lub e-maili.