Co to był za szalony wrzesień! Zapisy, organizacja sal, dopasowanie instruktorów, układanie grafiku… Chyba każda szkoła i klub, które organizują zajęcia dodatkowe, mogą przyznać, że był to jak co roku – organizacyjny ARMAGEDON! Niektórzy z Was pewnie dalej walczą z końcówką rekrutacji, ale prawdopodobnie największa burza minęła. Czy po burzy przychodzi spokój? Być może w pogodzie tak. W przypadku szkoły tak naprawdę teraz nastaje najważniejszy okres, kiedy nawiążesz prawdziwą relację z klientem i pokażesz, jak dobre prowadzisz zajęcia. Ten czas też będzie decydujący w kontekście rozwoju Twojej szkoły oraz jej przyszłości!
A więc na czym powinieneś się teraz skupić? Z naszej strony małe podpowiedzi – dzisiaj piszemy o 5 rzeczach, o których warto pamiętać po rekrutacji.
1. Podsumuj cały proces zapisów i rekrutacji
Rekrutacja na nowy rok szkolny jest pewnie kluczowym momentem, który przekłada się na wszystkie Twoje działania w roku. Pierwsze, na czym powinieneś się skupić po jej zakończeniu, to odpowiednie podsumowanie wszystkich zapisów oraz promocji, która do nich doprowadziła.
Od prostego rozpisania sobie wniosków na kartce aż spotkania całego zespołu, które poświęcone są dyskusji na temat minionej rekrutacji – sposobów na podsumowanie jest mnóstwo. Wybierz własną drogę i pamiętaj o paru kwestiach:
- Wypisz największe plusy oraz minusy procesu rekrutacji;
- Sprawdź, skąd do Ciebie trafiło najwięcej nowych klientów;
- Czy uczniowie z poprzedniego semestru zostali z Tobą na dłużej – jeżeli nie, to zastanów się dlaczego;
- Przeanalizuj, które promocje i akcje marketingowe zadziałały, a które niekoniecznie;
- Zanotuj, na co poświęciłeś najwięcej czasu i przemyśl, czy pewnych procesów nie mógłbyś zautomatyzować (na przykład formularzem online)
Dzięki dokładnej analizie i podsumowaniu wyciągniesz ważne wnioski na przyszłość – jak postępować, kiedy nadejdzie kolejna rekrutacja. Być może już w styczniu przy zapisach na kolejny semestr będziesz mógł jeszcze lepiej przeprowadzić ten proces. A może jeszcze szybciej… W końcu coraz popularniejszą praktyką jest prowadzenie zapisów i otwieranie nowych grup przez cały rok! Sprawdź koniecznie też artykuł Zdobywanie klientów w szkole.
2. Dopilnuj porządku wewnątrz szkoły
I nie, nie piszemy tu o czystych i zadbanych salach, choć to też bardzo ważne 🙂 Mowa o porządku w całej administracji i logistyce Twoich zajęć.
Gdy instruktorów jest coraz więcej – to świetny znak, że szkoła się rozwija. Jednak to również coraz większe wyzwanie, aby komunikacja nigdy między Wami nie szwankowała. Musisz dopilnować, czy każdy prowadzący zajęcia wszystko wie na temat swoich zajęć i czy będzie dysponował odpowiednimi materiałami. Program nauczania, plan treningów, materiał do przerobienia, tablice, sprzęt komputerowy… na pewno wiesz, że trzeba w tej kwestii zadbać o naprawdę sporą ilość tematów. Zacznij od tych podstawowych – sprawdź w kalendarzu, czy na pewno nie zaplanowałeś wielu zajęć dla tego samego prowadzącego w tym samym czasie! Magiczne przyrządy pozwalające być w wielu miejscach jednocześnie niestety dostępne są tylko w filmach…
Skoro już zaczęliśmy temat planowania grafiku – podwójna lekcja nauczyciela w tym samym czasie to jedna z przykładowych wpadek. Bardziej popularną jest z kolei zaplanowanie dwóch zajęć w tej samej sali lub miejscu. Zadbaj o bardzo przejrzysty kalendarz z grafikiem, aby na pewno tego uniknąć.
Bardzo ważną, ale też trudną rzeczą do zaplanowania są procesy komunikacji, które przyjmujesz w szkole między pracownikami. Jak możesz szybko sprawdzać frekwencję w konkretnych grupach? Jak dowiesz się, na jakim etapie programowym są konkretni uczestnicy? Kto jest za co odpowiedzialny w kontekście administracji? Przy rozwijającej się szkole w pewnym etapie zeszyt czy Excel mogą już nie wystarczać jako podstawowe narzędzia planowania i kontroli.
3. Zadbaj o komunikację zewnętrzną
“Moje dziecko od poniedziałku chodzi na zajęcia, super! Tylko, o której w poniedziałek dokładnie rozpoczynały się te zajęcia? No i zaraz, co jak nie będzie mógł przyjść – odrobi to, czy może mniej zapłacę? A właśnie, zapłata – ile to tam było? I w ogóle jak mam to zapłacić, na jaki numer konta?”
Na te oraz na wiele więcej pytań będziesz musiał wraz ze swoimi pracownikami odpowiadać przez długi czas, o ile nie zadbasz o dobrą komunikację. Dopilnuj, aby rodzic lub uczestnik zawsze wiedział, ile i jak ma zapłacić oraz gdzie i kiedy są zajęcia. Jeżeli zadajesz prace domowe – zawsze informuj o nich w jednolity sposób. Unikniesz też dodatkowych telefonów i wiadomości, regularnie zawiadamiając rodzicach o postępach w nauce swojej pociechy.
Jeżeli zgłoszoną nieobecność na Twoich zajęciach da się odrobić – musisz zadbać, aby rodzice zawsze wiedzieli, jakie panują u Ciebie zasady. To samo tyczy się regularnej płatności – uczestnicy powinni zawsze móc sprawdzić ile i jak mogą zapłacić. A że człowiek jest tylko człowiekiem i jak wiesz, zdarza się nam o różnych rzeczach zapominać, to bądź przygotowany na to, że rodzice o płatnościach też nie będą zawsze pamiętać. Znasz to pewnie z autopsji, więc odpowiednio wcześnie zaplanuj sobie, jak będziesz im przypominać to tej konieczności, która przecież tak “łatwo może wylecieć z głowy”…
Komunikacja z obecnymi i nowymi klientami jest bardzo ważna, ale być może w szale zapisów w pewnych grupach zabrakło miejsc i nie wszyscy dostali się na Twoje zajęcia. Tutaj też musisz pamiętać o odpowiedniej komunikacji, bo w końcu najgorszą informacją jest… brak informacji. Zadbaj o dobry komunikat i miej pewność, że masz te osoby spisane w jednym miejscu, aby móc w przyszłości do nich wrócić (przy kolejnych grupach lub gdy się zwolni miejsce).
4. Buduj silne relacje
Czynnik, które decyduje o tym, jak długo będzie z Tobą Twój klient, to najczęściej relacja, jaka została zbudowana między Wami. Pierwsza rozmowa we wrześniu, zapisy i informacja o harmonogramie zajęć oraz płatnościach – jest to pewien początek Waszej relacji, ale na pewnie nie jest to realnie najważniejszy moment. Nastał on bowiem teraz, kiedy to uczestnik zaczął chodzić na zajęcia za które on (lub rodzic) płaci i oczekuje od nich najwyższej jakości i rozwoju.
Przez częste rotacje w kadrze szkoły, nigdy nie masz pewności, że wszystkie zajęcia są świetnie prowadzone – z pasją oraz zaangażowaniem. Możesz przejść się na parę pierwszych zajęć z “wizytacją” i przyjrzeć się sposobom edukacji twoich prowadzących. Twój feedback na pewno przyczyni się do jakości.
Sprawdzaj regularnie na jakim etapie są poszczególne grupy lub uczestnicy. Szczera rozmowa od czasu do czasu z klientem też doskonale wskaże Ci plusy i minusy zajęć. Możesz też od czasu do czasu zrobić ankietę wśród swoich klientów – zapytaj, w jakim stopniu są zadowoleni, co jest najmocniejszą stroną edukacji w Twojej szkole, a jakie obszary warto poprawić.
Kolejnym czynnikiem, który może Ci pomóc w dbaniu o jakość zajęć jest frekwencja. Widząc, że w pewnej grupie lub u konkretnego instruktora ona maleje – wiesz już, że interwencja jest potrzebna od zaraz. Monitoruj też poszczególnych uczestników – jeżeli uczeń jest już trzeci lub kolejny raz nieobecny bez żadnej informacji, skontaktuj się. Lepiej zareagować odpowiednio wcześnie i wyjaśnić problem.
Warto dodać, że relacja z klientami, to nie tylko jakość zajęć. Buduje ją też wiele innych czynników, na które masz realny wpływ – atmosfera i serdeczna kadra, czystość i dobra atmosfera wewnątrz szkoły, prezent na święta, konkursy na Facebooku, responsywność, a nawet najmniejsze gesty, jakim może być szczery uśmiech do osoby, którą właśnie mijasz, gdy wchodzi ona do Twojej szkoły!
5. Pomyśl o czymś więcej, niż o samych zajęciach
Zajęcia to prawdopodobnie główna część Twojej działalności – w końcu stanowią podstawę funkcjonowania szkoły. Jednak po zakończeniu zapisów możesz zacząć myśleć szerzej! Istnieją bowiem dodatkowe sposoby na rozwój, a przez to na zwiększenie przychodów działalności takiej jak Twoja.
Każde zajęcia wymagają pewnego przygotowania – również ze strony uczestników poprzez zakup odpowiednich materiałów. W przypadku lekcji angielskiego będzie to podręcznik, pływacy zakupić muszą czepek oraz okulary, uczestnicy zajęć sztuk walki skompletować powinni cały strój, natomiast młodzi tenisiści oprócz ubioru zakupić muszą rakietę i tak dalej i tak dalej… Pomyśl o współpracy z firmami, które produkują i sprzedają konieczny do przygotowania sprzęt, być może sam będziesz mógł sprzedawać owe materiały i dzięki temu zwiększysz swoje przychody.
Inną praktyką na rozszerzenie działalności szkoły są obozy i półkolonie, które cieszą się coraz większą popularnością. W ferie zimowe czy wakacje możesz dalej utrzymywać relacje ze swoimi klientami oraz zarabiać poprzez organizację dodatkowych zajęć czy wyjazdów w góry lub nad morze. Uczestnicy będą się cieszyć krótkimi wakacjami, rozwijając swoje umiejętności dzięki Twojej kadrze…
Podsumowując… Co to był za szalony wrzesień! A co to będzie za szalona jesień!
Sam zapewne wiesz, że prowadząc szkołę lub klub, nie ma miejsca na chwilę wytchnienia. Pamiętaj, że choć zapisy zdają się najgorętszym okresem, to właśnie początek roku i początkowy okres zajęć jest najważniejszy. To teraz następuje decydujący moment, jak wielu klientów zostanie z Tobą na dłużej i jak bardzo się rozwiniesz w tym roku. Przy coraz większej placówce możesz ułatwić sobie wszystkie zadania, które Cię czekają… Być może dzięki ActiveNow! Które nasze funkcje pomogą Ci mogą w podsumowaniu zapisów, komunikacji z klientem, logistycznym porządkiem, czy organizacją obozów? Sprawdź tutaj!
