Zawody sportowe to świetny pomysł nie tylko na aktywne popołudnie, ale również integrację środowiska sportowego. Profesjonalnie zorganizowane zawody poparte zdrową rywalizacją to także szansa na wypromowanie swojego klubu sportowego. Jednak organizacja zawodów sportowych to nie tylko zaproszenie kilku zespołów, znalezienie miejsca na rozgrywki czy wstawienie ogłoszenia na media społecznościowe. To także szereg kwestii organizacyjno-prawnych, które muszą być dopełnione, by całość była bezpieczna i profesjonalnie przygotowana.
Czy warto organizować zawody sportowe?
Zawody sportowe to nieodłączny element każdego klubu czy zawodnika. Potyczki z innym zespołem lub profesjonalistą to doskonała okazja, by sprawdzić swoje umiejętności. Szkoły, akademie lub kluby sprawujące opiekę na zawodnikami mogą z kolei wypromować siebie i swoich trenerów. Podziwiający całość zmagań widzowie z pewnością nie będą narzekać na brak emocji. Można więc spokojnie uznać, że całość jest sytuacją „win-win-win” – każda ze stron ma z tego pewne korzyści. Zawodnik sprawdzi siebie, kluby wypromują swoją dyscyplinę sportu, a kibice będą mieli rozrywkę. Zyska na tym także organizator, który może liczyć na korzyści finansowe i/lub wizerunkowe.
Aby jednak tak się stało, konieczne jest dopilnowanie organizacji nawet w najmniejszych detalach. Oczywiście są profesjonalne firmy eventowe, które zorganizują nam wszystko: od meczy Ekstraklasy przez koncert Justyny Steczkowskiej aż po spotkanie z J.K. Rowling. Zatrudnianie takich ekip na lokalne wydarzenia sportowe jest jednak dalece nietrafionym pomysłem. Pomijając koszty, które trzeba ponieść w ramach honorarium (te mogą iść w dziesiątki, a nawet setki tysięcy złotych), takie firmy najczęściej nie zajmą się organizacją kameralnych zawodów sportowych. Można jednak do tego podejść samodzielnie – ActiveNow chętnie Ci w tym pomoże!
Organizacja zawodów sportowych krok po kroku
To nie jest kolejny poradnik, który w „pięciu prostych krokach” przedstawimy Ci ogólny zarys działania. Organizacja zawodów sportowych – nawet tych kameralnych – to przedsięwzięcie wymagające działania na wielu płaszczyznach. Aby przedstawić całość możliwie jak najdokładniej, przygotowaliśmy szczegółowy poradnik bazujący na 15 krokach. Być może wydaje się to dużo, jednak zwróć uwagę, że niektóre elementy to kwestia kilku minut, jednego lub dwóch maili. Właśnie o takich elementach najczęściej zapominamy, co najczęściej uświadamiamy sobie podczas trwania zawodów.
Skorzystaj z naszej checklisty, którą zostawiamy jako odrębny plik PDF do pobrania TUTAJ. Dzięki temu będziesz mógł na bieżąco śledzić postępy, jednocześnie mając pewność, że o niczym nie zapomnisz. Każdy istotny element możesz odnotować w kalendarzu ActiveNow – niezastąpionym narzędziu pomagającym w zarządzaniu Twoimi codziennymi zajęciami! Bądź w kontakcie ze swoimi współpracownikami, którym bez problemu przekażesz bieżące informacje za pomocą maila lub SMS’a. Zawodnikom lub drużynom z kolei prześlesz link do wydarzenia, w którym mogą zgłosić swoje uczestnictwo – im także możesz wysyłać wiadomości bezpośrednie!
Krok 1: Misja i wizja, czyli ustal cel zawodów sportowych
Organizacja zawodów sportowych nie powinna być „sztuką dla sztuki” czy pewną niezdefiniowaną aktywnością. Całości powinien przyświecać pewnego rodzaju cel, ponieważ zawody sportowe – jak każda inna aktywność – mogą mieć różne idee. Jedne zawody będą organizowane wyłącznie dla „sprawdzenia siebie”, czyli promowania aktywności fizycznej. Inne – w formie dni otwartych – mają za zadanie zachęcić widzów do bliższego zapoznania się z konkretną dyscypliną sportową. Jeszcze inne mogą być wydarzeniem charytatywnym połączonym z kwestowaniem na szczytny cel. To, jaki cel ustalisz, powinieneś poprzeć także konkretnym zestawem działań, czyli „wizją”. Stwórz logiczny ciąg kilku celów i powiązanych z nimi działań, które odnotujesz – jasno sformułowane cele przydadzą Ci się przy tworzeniu regulaminu imprezy.
Krok 2: Jasne i przejrzyste zasady – sporządź regulamin imprezy
Podstawa istnienia i organizacji zawodów sportowych to regulamin imprezy, który wiąże każdą ze stron. Jest to zbiór przepisów wyznaczający nie tylko pewien ogólnie panujący porządek, ale także swoiste ramy prawne ewentualnego wydarzenia. Prawidłowo przygotowany regulamin imprezy powinien zawierać takie elementy, jak:
- Dane organizatora / współorganizatorów;
- Termin i miejsce wydarzenia sportowego (patrz: krok 4);
- Główne cele wydarzenia (patrz: krok 1);
- Warunki uczestnictwa zawodników;
- Program wydarzenia: sposoby współzawodnictwa, sędziowania, itp.;
- Harmonogram wydarzenia z zastrzeżeniem możliwości modyfikacji;
- Warunki uczestnictwa publiczności w wydarzeniu;
- Dane osobowe oraz zasady wykorzystywania wizerunku;
- Nagrody związane z wydarzeniem;
- Odpowiedzialność organizatora i postanowienia końcowe.
Pamiętaj, by regulamin imprezy nie był ani zbyt ogólnikowy, ani też nadmiernie szczegółowy. Możesz posłużyć się istniejącymi, dostępnymi w sieci regulaminami przygotowanymi na imprezy o podobnej randze do Twojego wydarzenia.
Krok 3: Określ swój budżet i sposób finansowania wydarzenia
Każda organizacja wydarzeń sportowych wiąże się z nieuniknionymi kosztami, jak chociażby wynajem obiektu czy nabycie nagród. Nie polegaj jedynie na sponsorach – może się okazać, że nie będą oni zainteresowani dofinansowaniem imprezy. Przyjmij, że organizacja wydarzenia sportowego zostanie pokryta przez Ciebie w co najmniej 2/3 wysokości wydatków. Zamiast prosić się o problemy finansowe, przygotuj jasną rozpiskę budżetową – ile pieniędzy potrzebujesz, skąd je pozyskasz oraz kto, kiedy i ile wpłacił w ramach sponsoringu. Pamiętaj, by budżet oszacować z nadwyżką – przykładowo, jeśli wstępne wyliczenia wydatków wynoszą 3280 PLN, załóż, że na przedsięwzięcie będziesz potrzebować 5000 PLN. Dzięki temu unikniesz dylematu, z której atrakcji zrezygnować, gdy pojawi się deficyt w budżecie. Finanse w sporcie to niezwykle istotna kwestia, o czym pisaliśmy w artykule o sprawozdaniu finansowym.
Krok 4: Wygospodaruj przestrzeń na zawody sportowe
Masz już określony budżet na organizację zawodów sportowych, wiesz też, jak cała impreza miałaby wyglądać. Pora więc na określenie ścisłej lokalizacji zawodów oraz rezerwację odpowiedniej infrastruktury. Pamiętaj, że obiekt powinien być wynajęty odpowiednio wcześnie, by mieć pewność, że we wskazanym miejscu będzie miejsce na rozegranie zawodów. Zarezerwuj miejsce z odpowiednim zapasem czasu – całość powinna być dostępna minimum kilka godzin przed pierwszym turniejem i kilka godzin po ostatnich rozgrywkach. Pamiętaj też, by zarówno uczestnicy, jak i widzowie mieli odpowiednie zaplecze, o czym powiemy w dalszych krokach. Mówiąc o sportowcach, przygotuj dla nich nie tylko oddalone od głównej płyty miejsce do rozgrzewki, ale także niezbędne elementy, np. zapasowe piłki.
Krok 5: Zdefiniuj odbiorców wydarzenia i to, czy zawody będą imprezą masową
Skoro mowa o widzach, organizacja wydarzenia sportowego nakłada na Ciebie pewne obowiązki prawne. Jeśli impreza odbywa się „pod chmurką” i liczba widzów przekracza 1000 osób (lub w budynku, a widzów jest ponad 200), wówczas wydarzenie będzie uznane za imprezę masową. Koniecznie dopilnuj uzyskania pozwolenia od lokalnych władz, tj. wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Potrzebne Ci będą także opinie komendanta policji, komendanta straży pożarnej, Sanepidu i pogotowia ratunkowego. Jeśli nie chcesz zajmować się tymi kwestiami, przygotuj pulę biletów wynoszącą limit osób minus jedna osoba (999 widzów „pod chmurką”, 199 widzów w budynku). Zastanów się, kto będzie w dużej mierze zasiadać na trybunach: rodzice uczestników, lokalna społeczność, a może jeszcze ktoś inny? Pod tych odbiorców kieruj swoją komunikację masową oraz przygotowane na miejscu atrakcje.
Krok 6: Zaproś uczestników stanowiących grupę docelową
Pora na jeden z podstawowych elementów organizacji wydarzeń sportowych – osoby lub kluby uczestniczące w rozgrywkach. Tutaj – podobnie jak z rezerwacją lokalizacji – działaj ze znacznym wyprzedzeniem, minimum 2,5 – 3 miesiące przed planowanymi rozgrywkami. Taki zapas wiąże się z koniecznością przygotowania formatu rozgrywek – jeśli znaczna część zespołów lub sportowców nie przyjmie zaproszenia, możesz wysłać je do innych osób. Możesz zawczasu zaplanować, że zaprosisz 16 zespołów dzielonych na 4 grupy, ale co zrobisz, gdy tylko 6 potwierdzi swoje uczestnictwo? Na takie scenariusze też musisz być gotowy, poprzez np. scalenie grup (2 po 3 zespoły zamiast 4 po 4 drużyny) lub zaproszenie innych osób. Być może do rozgrywek zaprosisz amatorów, którzy utworzą własne drużyny? Im także musisz dać czas na organizację, a całość przebiegnie znacznie sprawniej, wykorzystując organizer w postaci ActiveNow.
Krok 7: Rozpocznij promocję swojego wydarzenia
Nawet jeśli przygotujesz najciekawsze atrakcje i zaprosisz najlepszych sportowców, frekwencja nie dopisze, jeśli nie wypromujesz swojego wydarzenia. Organizacja zawodów sportowych i marketing idą ze sobą w parze, a samo nagłaśnianie powinno się odbyć więcej niż jednym kanałem. Tutaj pomocne okażą się media społecznościowe, które umożliwiają łatwe rozpowszechnianie informacji. Warto również zastanowić się nad patronatem medialnym lokalnego radio, wydawnictwa internetowego lub redakcji. Tym sposobem takie medium będzie miało znaczną ilość ciekawego materiału, który wykorzysta do monetyzacji własnej. Ty tymczasem będziesz mógł liczyć na kanał promocyjny, który będzie działać tak przed, jak i po wydarzeniu sportowym. Sytuacja win-win, w której każda ze stron ma niewątpliwe korzyści!
Krok 8: Nawiąż współpracę z niezbędnym personelem
Organizacja wydarzenia sportowego to odpowiedzialność za wiele sfer – nie wystarczy tylko zajmować się administracją. Na miejscu potrzebować będziesz obsługi, która będzie kontaktować się z uczestnikami wydarzenia, sędziów, protokolantów oraz osób do pomocy bieżącej. Co chcemy przez to powiedzieć – sam nie podołasz temu zadaniu, jest to fizycznie niemożliwe, by jednocześnie sędziować, sporządzać protokół meczowy i odpowiedzieć na pytania grającego w następnej kolejności zespołu. Nawiąż współpracę z odpowiednimi osobami – możesz to zrobić na zasadzie wolontariatu lub wpisu do praktyk, np. poprosić studentów lokalnego AWF-u o sędziowanie zawodów. Możesz także wygospodarować fundusze na zatrudnienie w ramach umowy zlecenie lub umowy o dzieło poszczególnych osób, jednak takie zjawisko należy do rzadkości. Większość tego typu kooperacji odbywa się na zasadzie „ja pomogę Tobie, Ty pomożesz mi”.
Krok 9: Zorganizuj zaplecze techniczne dla uczestników
Uczestnicy potrzebują pewnej podstawowej infrastruktury – nie zapomnij o tym, organizując zawody sportowe. Nie może dojść do sytuacji, w której zawodnicy przebierają się w trykoty gdzieś w toalecie, a swoją odzież chowają do klubowego autobusu lub prywatnego samochodu. Szatnia z węzłem sanitarnym, w skład którego wchodzą toalety, umywalki i prysznice to absolutne minimum. Dobrze byłoby zapewnić takie miejsca w proporcji 1 klub : 1 szatnia, niemniej jednak przy kameralnych lub amatorskich wydarzeniach 2 kluby pomieszczą się w 1 szatni. Powszechnie przyjętym zwyczajem jest także przygotowanie wody dla zawodników – minimum 2-3 butelki 0,5 litra na jednego sportowca. Mile widziany będzie także prowiant ze zdrową, lekką żywnością, a przynajmniej z owocem i pełnowartościową kanapką.
Krok 10: Pomyśl o dodatkowych atrakcjach podczas zawodów
Niektóre osoby decydując się na przygotowanie imprezy sportowej, szykują także dodatkowe atrakcje, np. dmuchańce dla najmłodszych. Część osób może powiedzieć, że „organizacja zawodów sportowych to nie piknik rodzinny!”. Na koniec dnia okazuje się jednak, że frekwencja w takich miejscach jest zazwyczaj większa niż tam, gdzie tylko i wyłącznie odbywa się turniej sportowy. Niektóre rodziny w formie weekendowego spaceru przyjdą skuszeni stoiskiem z watą cukrową lub loterią fantową, niekoniecznie mając ochotę na oglądanie sportowych zmagań. Jest to jednak dodatkowy koszt, który wyraźnie zaznaczy się w budżecie na wydarzenia. Pozostawiamy więc decyzję Wam, drodzy organizatorzy, niemniej jednak warto zastanowić się nad tym, czy (a jeśli tak, to jakie) atrakcje będą mile widziane podczas zawodów sportowych.
Krok 11: Przygotuj niezbędne zaplecze dla odbiorców
Nawet jeżeli nie zdecydujecie się na przygotowanie dodatkowych atrakcji, widzowie powinni mieć dostęp do podstawowego zaplecza użyteczności. Organizacja zawodów sportowych w budynku tak naprawdę rozwiązuje większość problemów – trybuny są, toalety także, a strefa gastronomiczna w tym wypadku to automat z przekąskami i napojami lub lokalny sklep typu convenience. Nieco więcej gimnastyki wymaga organizacja zawodów sportowych na powietrzu, gdzie wszystkie te elementy trzeba zapewnić. Najprostszym rozwiązaniem w tym zakresie jest wynajęcie kilku toalet mobilnych typu ToiToi, które zorganizują pełen węzeł sanitarny. Jeśli chodzi o jedzenie, z tego można zrezygnować, choć nikt nie pogardzi obecnością dwóch lub trzech food trucków ze street foodem lub deserami. Alternatywnie, można zorganizować komercyjne stoisko z różnymi daniami zapewnianymi przez firmę cateringową.
Krok 12: Rozważ wykupienie ubezpieczenia OC i NNW
Znane powiedzenie mówi, że „sport to zdrowie”, jednak o kontuzję wcale nie tak trudno. Decydując się na organizację zawodów sportowych, musimy mieć na uwadze ten fakt, jak również to, że wśród publiczności mogą zdarzyć się nieszczęśliwe wypadki. Dlatego też warto zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami na gruncie finansowym i ubezpieczyć całą imprezę dwoma polisami: odpowiedzialności cywilnej i następstw nieszczęśliwych wypadków. Takie ubezpieczenie OC / NNW oferuje zdecydowana większość agencji ubezpieczeniowych, więc nie będzie problemu z dostępnością. Warto jednak poświęcić chwilę, aby wybrać najlepszą ofertę – maksymalnie ograniczającą nasz zakres udziału finansowego, a jednocześnie będący stosunkowo tanią polisą. Dzięki temu i zawodnicy i widzowie będą objęci stosowną ochroną OC i NNW.
Krok 13: Sporządź plany awaryjne na wypadek sytuacji kryzysowych
Organizując zawody sportowe musisz niejako zaplanować to, co się może (ale nie musi) stać. Innymi słowy – musisz być gotowy na skrajnie awaryjne sytuacje, gdzie konieczne będzie zapewnienie dobrych warunków sportowcom i widzom. Co zrobisz, gdy osoba będąca na widowni zasłabnie, a jej malutkie dziecko wpadnie w histerię? Jak postąpisz, gdy mecz piłkarski dwóch drużyn przerodzi się w regularną bijatykę między zawodnikami i sztabem trenerskim? A co w sytuacji, gdy podczas zawodów na świeżym powietrzu dojdzie do załamania pogody z ulewnym deszczem i porywistym wiatrem? Na każde z tych pytań rozpisz sobie krótki plan działania, z którym zaznajomisz swoich współpracowników. Nie wahaj się korzystać z pomocy doświadczonych osób, jak chociażby lokalnej jednostki mundurowej: policji czy straży pożarnej.
Krok 14: Przygotuj podsumowanie zawodów sportowych
Każda historia – w tym przypadku organizacja zawodów sportowych – ma swoje zakończenie, którym bynajmniej nie jest rozdanie nagród. Warto domknąć ten rozdział poprzez przygotowanie stosownego podsumowania wydarzenia. Opublikuj je na kanałach social media, którymi zarządzasz oraz prześlij mailem do uczestników. W dobrym tonie będzie również podziękowanie za współzawodnictwo oraz pokaz umiejętności. Jeśli zdecydowałeś się na patronat medialny, przygotuj notkę prasową lub umów się na rozmowę z dziennikarzem, gdzie podsumujesz wydarzenie. Tym sposobem postawisz kreskę, którym definitywnie zamkniesz wydarzenie i przejdziesz do dalszych czynności. Warto tutaj przygotować zestawienia kosztów, by mieć pewność, że wszyscy kontrahenci otrzymają należności w odpowiednim terminie.
Krok 15: Przeanalizuj podjęte działania i wyciągnij wnioski na przyszłość
Impreza się udała, trenerzy podziękowali za zaproszenia zawodników, a widzowie są zachwyceni. Nie osiadaj jednak na laurach – Twoja praca przy organizacji zawodów sportowych jeszcze się nie skończyła! Czas na podsumowanie – co się udało, co nie było dobrym pomysłem, czego brakowało, a czego było pod dostatkiem. Stwórz rzetelną rozpiskę będącą podsumowaniem przygotowanych zawodów sportowych i poproś o to samo swoich współpracowników. Dzięki temu zobaczysz wydarzenie z innej perspektywy, tym samym zyskasz kolejne cenne doświadczenia. Następnie, z pomocą takiego podsumowania wyciągnij wnioski: co było świetnym pomysłem, a czego lepiej nie powtarzać w przyszłości. Dzięki temu kolejna organizacja zawodów sportowych przyjdzie Ci znacznie łatwiej, jednocześnie unikniesz powtarzania tych samych błędów.
