Szkoła językowa to pomysł na biznes, który już od dłuższego czasu cieszy się dużą popularnością. Co więcej – założenie i prowadzenie szkoły językowej nie jest trudne, a zainteresowanie klientów stale rośnie. Współczesny świat daje nam wiele możliwości związanych z podróżowaniem, edukacją oraz pracą zarobkową. Jednak do funkcjonowania poza Polską potrzebna jest znajomość języków, a to jedna z umiejętności, na którą popyt nigdy nie słabnie.
Kto może założyć szkołę językową?
Każdy, kto chce założyć szkołą językową z pewnością zastanawia się, czy to będzie biznes dla niego. Pojawiają się też wątpliwości, czy aby na pewno można otworzyć szkołę językową bez większych przeszkód. Wiele osób obawia się, że na świadczenie usług edukacyjnych trzeba mieć pozwolenie MEN, koncesję lub inny rodzaj promesy. Okazuje się jednak, że założenie prywatnej szkoły językowej nie jest obwarowane żadnymi zezwoleniami. Oznacza to, że każdy pełnoletni obywatel, który nie jest częściowo lub całkowicie ubezwłasnowolniony może prowadzić taki rodzaj działalności.
Pierwszą kwestią będzie faktyczna rejestracja działalności gospodarczej, w której wybierzesz formę prawną i sposób opodatkowania. Kolejną kwestią jest nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym, które poprowadzi Twoją księgowość. Następnym elementem będzie otwarcie rachunku bankowego oraz uregulowanie kwestii pełnomocnictw do operacji na koncie firmowym. Potem pozostanie znalezienie i wyposażenie sali dydaktycznej oraz ostatnie kwestie organizacyjno-prawne. Na końcu warto pamiętać, iż właściciel szkoły językowej sam w sobie nie musi być biegły w językach obcych – do tego zadania może zatrudnić kompetentne osoby.
Krok 1: Wybierz formę prawną i sposób opodatkowania szkoły językowej
Szkoły językowe – jak każdy inny biznes – mogą wybrać najdogodniejszą formę prawną oraz sposób opodatkowania. Jak zorganizować swoją szkołę? Tak naprawdę dostępna jest każda forma organizacji prawnej poza spółką partnerską, która jest zarezerwowana dla grupy wolnych zawodów. Najlepiej jednak zdecydować się na jednoosobową działalność gospodarczą (jeśli chcesz samodzielnie realizować zajęcia) lub spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością (jeśli chcesz prowadzić szkołę na większą skalę). Przy JDG formalności są uproszczone, a koszty prowadzenia księgowości tańsze, jednak odpowiadasz całym swoim majątkiem. Przy spółce z o.o. Twój osobisty majątek jest zabezpieczony, ale cała organizacja administracyjna jest bardziej rozbudowana.
Przy kwestii opodatkowania możesz zdecydować się na jeden z trzech wariantów: opodatkowanie na zasadach ogólnych, ryczałt lub podatek liniowy. Nim wybierzesz konkretny sposób, zapoznaj się z ich specyfiką:
- Podatek na zasadach ogólnych zakłada istnienie kwoty wolnej od podatku (do 30.000 złotych), pierwszego progu podatkowego 17% (do 120.000 złotych) i drugiego progu podatkowego 32%. Jeśli jako przedsiębiorca wygenerujesz 200.000 złotych dochodu, to zapłacisz 36.400 złotych podatku dochodowego.
- Podatek liniowy zakłada stałą, jednolitą stawkę opodatkowania w wysokości 19%. Nie istnieje tu ani kwota wolna od podatku, ani też progi podatkowe jak w przypadku podatku na zasadach ogólnych. Jeśli jako przedsiębiorca uzyskasz 200.000 złotych dochodu, to zapłacisz 38.000 złotych podatku dochodowego.
- Ryczałt zakłada opodatkowanie uproszczone w oparciu o przychody, a więc koszty nie wpłyną na wysokość podatku. Dla szkoły językowej wyniesie ona 20%, co daje podatek w wysokości 40.000 złotych. Już po samej stawce ryczałtu jasne jest, że ta forma opodatkowania jest najmniej opłacalna dla szkoły.
Krok 2: Zaopatrz się w akcesoria niezbędne do prowadzenia szkoły językowej
Prawidłowo funkcjonująca szkoła językowa nie może funkcjonować bez podstawowych narzędzi. Warto więc zwrócić uwagę na akcesoria, które są niezbędne do prowadzenia szkoły językowej. Podstawowym „akcesorium” jest oczywiście lokal, w którym będzie mieścić się siedziba firmy. Tam też odbywać się będą spotkania słuchaczy z prowadzącymi oraz przechowywany będzie sprzęt do realizowania nauczania. Pandemiczne realia sprawiły, że wiele szkół realizuje zajęcia zdalne, wobec czego nie trzeba wynajmować lokalu. Wystarczą własne cztery ściany, środki telekomunikacyjne (najczęściej jest to laptop z mikrofonem i kamerką) oraz połączenie z Internetem.
Jeśli decydujemy się na otwarcie szkoły w lokalu, konieczne będą środki higieny osobistej do zachowania reżimu sanitarnego. Sala dydaktyczna powinna być wyposażona w odpowiednie meble: krzesła, ławki, regały z półkami do przechowywania elementów dydaktycznych. Współczesna szkoła językowa nie może zapomnieć także o dobrym sprzęcie audiowizualnym: komputer lub laptop, projektor i głośniki to podstawa. Przydatne będzie także zorganizowanie zaplecza sanitarnego oraz toalety. Aby administracja i kierowanie całą szkołą było proste i wydajne, warto zakupić także program do zarządzania szkołą językową.
Krok 3: Przeprowadź rekrutację nauczycieli do szkoły językowej
Dobra szkoła językowa nie może się obyć bez nauczycieli, którzy będą żywą wizytówką Twojej firmy. Musisz więc przeprowadzić rekrutację do szkoły językowej, uwzględniając planowane obłożenie oraz oferowane kursy. Nie możesz bowiem zaproponować języka francuskiego czy włoskiego bez romanistów. Uważaj też, by nie zatrudniać nadprogramowo – nie potrzebujesz 6 korepetytorów z angielskiego, skoro planujesz utworzyć 4 grupy kursantów. Wszystko więc zależy od tego, jak planujesz ukształtować swoją ofertę. Najlepiej byłoby zatrudnić nauczycieli w formie B2B, aczkolwiek umowa o pracę też będzie dobrym rozwiązaniem.
Pojawia się pytanie – jak rozpoznać, czy dany kandydat jest tym „najlepszym z najlepszych”? Tutaj tak naprawdę nie musisz obsadzać wszystkich stanowisk profesorami i doktorantami. Do poziomów podstawowych oraz do grup dziecięcych z powodzeniem możesz zatrudnić studentów i świeżych absolwentów studiów lingwistycznych. Przy grupach zaawansowanych i specjalizacyjnych (np. angielski biznesowy, niemiecki techniczny) warto pokusić się o specjalistę. Kompetencje możesz potwierdzić weryfikując CV, prosząc o referencje od dotychczasowych uczniów lub przeprowadzając test wiedzy. Warto też zapytać o wizję współpracy oraz pomysł na ciekawe nauczanie konkretnej grupy osób.
Krok 4: Zapewnij marketing swojej szkole językowej
Część osób może się zastanawiać, czy zasadne jest promowanie szkoły językowej już na pierwszym etapie jej funkcjonowania. Początek działalności to duże koszty i niektórzy mogą kwestionować sens wydawania pieniędzy na marketing szkoły językowej. Prawda jest jednak taka, że reklama działalności powinna się odbywać jeszcze przed faktycznym uruchomieniem przedsiębiorstwa. Konieczne jest poinformowanie otoczenia, że pojawiła się nowa możliwość, a kampanie reklamowe powinny być obecne w wielu kanałach.
Dobrym pomysłem będzie nie tylko uruchomienie własnej strony internetowej, ale także profilu biznesowego w mediach społecznościowych. Tam możesz tworzyć posty angażujące społeczność, informować o ofertach kursów oraz odpowiadać na pytania. To także miejsce na przyjmowanie rezerwacji, które wpiszesz do swojego kalendarza. Warto mieć jeden zunifikowany organizer oraz aplikację mobilną, która będzie „centrum informacyjnym” dla Ciebie i Twojego klienta.
Krok 5: Kwestie organizacyjno-prawne w szkole językowej, czyli regulamin, umowa i RODO
Na koniec trzy niezwykle istotne kwestie, których nie możesz zaniedbać: regulamin świadczenia usług, wzór umowy z kursantem i RODO. Te kwestie możesz powierzyć kancelarii prawnej, która sporządzi dla Ciebie regulamin i umowę. Określają one zasady współpracy z klientem oraz wyczerpują formuły prawne wymagane ustawowo. Przykładowo, podczas zawierania umowy przez Internet znaleźć się musi informacja o 14-dniowym prawie do odstąpienia od umowy.
Aby uniknąć kar i jednocześnie zachować należytą staranność w przetwarzaniu danych osobowych, konieczne jest wdrożenie RODO. Tutaj także może nam pomóc kancelaria prawna oraz zespół informatyczny odpowiedzialny za gromadzenie, przechowywanie i przetwarzanie danych osobowych. Konieczne jest przygotowanie polityki ochrony danych osobowych oraz wdrożenie jasnych, czytelnych i zrozumiałych klauzul RODO. Tak przygotowany możesz rozpoczynać działalność własnej szkoły językowej!
Krok 6: Rozpoczęcie rekrutacji do grup szkoły językowej
Twoja szkoła językowa jest już gotowa do uruchomienia – kadra jest skompletowana, dokumentacja uzupełniona, a wyposażone sale czekają na słuchaczy. Nie pozostaje więc nic innego, jak rozpoczęcie rekrutacji, która powinna być ściśle wytyczona i przemyślana. Nie możesz bowiem otworzyć zapisów na kurs językowy bez wyznaczonego stopnia zaawansowania, planowanych godzin spotkań oraz tematyki zagadnień. Ustal w porozumieniu z nauczycielem zakres materiału oraz stopień językowy prowadzonego kursu. Pamiętaj, że jeden wykładowca może obsługiwać więcej niż jeden kurs, ale nie powinien być przeciążony nadmierną ilością zajęć.
Jak powinieneś zorganizować godziny dydaktyczne poszczególnych kursów? Tak naprawdę zależy to od dwóch czynników: docelowej klienteli Twojej szkoły oraz stopnia rozbudowania Twojej placówki. Pierwszy z czynników warunkuje pewne wymogi – kursy dziecięce powinny odbywać się szybciej, niż zajęcia dla dorosłych. Optymalnymi godzinami na zajęcia dla dzieci są godziny 15:00 – 18:00, dla młodzieży 16:00 – 20:00, a dla dorosłych 17:00 – 21:00. Drugi z czynników determinowany jest przez fakt, czy skupiasz się wyłącznie na nauczaniu wieczorowym, czy także we wcześniejszych godzinach. Jeśli chcesz prowadzić kursy także w porze porannej i popołudniowej, zastanów się nad zasadnością podziału grup z uwagi na wiek. Tutaj rozsądniejsze będzie przygotowanie jednej, zunifikowanej grupy dopasowanej poziomem językowym.
Uruchomiłem szkołę językową… i co dalej?
Wielu osobom wydaje się, że uruchomienie szkoły językowej to koniec wysiłku i – mówiąc kolokwialnie – dalej już będzie tylko z górki. Nic bardziej mylnego; atrakcyjność szkoły językowej i jej renoma leży w rękach Twoich i zatrudnionych przez Ciebie korepetytorów. Bierność, brak urozmaiceń w kursach i ignorowanie otoczenia konkurencyjnego może sprawić, że inna szkoła językowa przejmie Twoich potencjalnych Klientów. Ważne jest więc, by poza stałą ofertą kursów organizować interesujące warsztaty tematyczne ze ścisłym limitem miejsc. Przykładowo, w kwietniu warto zorganizować trzymiesięczny cykl językowy „Senior za granicą”. Skierowany on będzie dla osób 60+, które chcą nauczyć się podstaw języka obcego przed wyjazdem na zagraniczny wypoczynek.
Jak rozpoznać, które kursy cieszą się szczególnym zainteresowaniem, jakich zajęć brakuje, a które są zwyczajnie nierentowne? Rozmawiaj, obserwuj i analizuj, a przede wszystkim aktywnie słuchaj. Dotyczy to zarówno klientów korzystających z usług Twojej szkoły językowej, jak również nauczycieli prowadzących zajęcia. Ankieta satysfakcji wypełniona na ostatnich zajęciach to bardzo ważny wskaźnik, jednocześnie cenna wskazówka co do prowadzenia biznesu. Może się okazać, że wielu kursantów uskarża się na niski poziom nauczania wskazanego prowadzącego. Może też się okazać, że tematyka związana – przykładowo – z biznesem i finansami szczególnie zaciekawiła słuchaczy. Korzystaj z dóbr, jakie daje możliwość prowadzenia dialogu i zapytanie o wrażenia, a następnie przekuj wskazówki w jeszcze lepszą ofertę programową.
