Obozy sportowe to jedna z najpopularniejszych form spędzania wolnego czasu w wakacje. Z punktu widzenia uczestników to świetna forma na dopracowanie swoich umiejętności i wakacyjna przygoda w gronie rówieśników. Rodzice z kolei mogą cieszyć się, że ich pociechy rozwijają swoje pasje i poszerzają horyzonty poprzez turystykę. A jaki jest punkt widzenia organizatorów? Jak powinna wyglądać organizacja obozu sportowego przez klub krok po kroku?

Obóz sportowy jako wypoczynek

Zapewne każdy z nas wie, że obóz sportowy – jako forma zorganizowanego wypoczynku – podlega pewnym regulacjom. Oznacza to, że nie może być mowy o organizacji obozu bez zachowania przepisów prawnych. Aby zapoznać się z obecnym prawodawstwem, sięgamy do Ustawy o systemie oświaty oraz Rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki w sprawie wypoczynku dzieci i młodzieży. Tam zawarte są warunki, w których obóz sportowy kwalifikowany jest do wypoczynku. Zaliczymy do nich poniższe kwestie:

• Wyjazd musi być zorganizowany w czasie ferii letnich, ferii zimowych lub przerwy świątecznej wiosennej lub zimowej;
• Wyjazd musi trwać przynajmniej 2 dni;
• Organizatorem wyjazdu jest podmiot do tego uprawniony (szkoła, placówka, przedsiębiorstwo wpisane do rejestru organizatorów turystyki i pośredników turystycznych lub osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, jeśli organizują wypoczynek w celu niezarobkowym), a wyjazd zarobkowy nie odbywa się w formie imprezy turystycznej;

Przepisami nie będą zatem objęte wyjazdy jednodniowe, wyjazdy z własnymi dziećmi oraz imprezy turystyczne. Wiedząc już, w jaki sposób będziemy traktowani pod kątem prawnym, przechodzimy do organizacji obozu.

Krok 1: Znajdź odpowiednie miejsce

Wybór lokalizacji to element strategiczny przy organizacji obozu sportowego. Mowa tu nie tylko o odpowiedniej bazie noclegowej, ale też miejscu, w którym odbędą się treningi. Warto też zadbać, by wybrana miejscowość oferowała atrakcje pozasportowe: ciekawa lokalizacja, zabytki, szlaki turystyczne czy trasy rowerowe. Upewnij się, że wybrany ośrodek noclegowy oferuje zbilansowane wyżywienie – dieta w sporcie jest przecież jednym z kluczowych elementów. Pamiętaj też o kwestiach finansowych – poszukuj rozwiązań, które oferują najkorzystniejszy stosunek jakości do ceny, inaczej możesz mieć problem ze znalezieniem chętnych na wyjazd. Przeanalizuj opcje dojazdu, rozpatrując nie tylko wynajęcie autokaru z kierowcą, ale też skorzystanie z pociągu czy istniejących już połączeń komercyjnych. Niektórzy mogą być zdziwieni, że w pierwszej kolejności należy wybrać ośrodek, a nie zgłosić wyjazd do kuratorium. Należy jednak pamiętać, że poza naszym obozem sportowym odbędą się tysiące innych wyjazdów, szczególnie do miejscowości nadmorskich i górskich. Może się zatem okazać, że pierwotnie zgłoszony ośrodek będzie już zarezerwowany i niedostępny w założonym początkowo terminie. 

Krok 2: Zgłoś obóz sportowy
do kuratorium

Czas na tę część organizacji, którą spokojnie można nazwać „papierkową robotą” – wypełnienie zgłoszenia wypoczynku do kuratorium. Tutaj zalecamy działanie bez pośpiechu, lepiej bowiem poświęcić 3-4 dni na skompletowanie dokumentów i pewność, że wszystko jest tak, jak wymaga kuratorium, aniżeli co chwila dosyłać brakujące informacje. Jeśli śledzicie nasz blog, to z pewnością pamiętacie artykuł dotyczący zgłaszania wyjazdów do kuratorium – tam nieco bardziej rozwinęliśmy zasady działania i współpracy z tą instytucją. Przypomnijmy, że zgłoszenia dokonuje się online na stronie https://wypoczynek.mein.gov.pl/ jeżeli dysponujemy podpisem elektronicznym, jeśli takiego podpisu nie mamy – wówczas wypełniamy dokumenty i zgłaszamy je do kuratorium właściwego ze względu na siedzibę organizatora. Jako organizator podajemy szereg danych, które mogą ulec zmianie w zależności od wielu czynników, na przykład tego, czy bazą noclegową jest hotel, pole biwakowe lub tzw. obiekt okazjonalny. Pamiętajmy, że wyjazdy mają swoje terminy zgłoszeń:

• Wypoczynki letnie krajowe zgłaszamy od 1 marca, a zimowe krajowe od 1 października, w obu przypadkach nie później niż 21 dni od planowanego wyjazdu;
• Wypoczynki zagraniczne – zarówno letnie i zimowe – nie mają określonej daty naboru, jednak wyjazd należy zgłosić nie później niż 14 dni od planowanego wyjazdu;
• Wypoczynki uzasadnione względami społecznymi (np. obóz dla dzieci objętych klęską żywiołową, obóz dla dzieci ukraińskich uciekających przed wojną) mogą być zgłoszone na 7 dni przed planowanym wyjazdem;

Warto zapoznać się także z instrukcją MEiN przed przystąpieniem do procedury zgłoszenia w systemie wypoczynek.mein.gov.pl.

Krok 3: Zbierz kadrę opiekunów
i instruktorów

Tak jak nie ma sukcesów sportowców bez sztabu trenerskiego, tak też nie ma mowy o organizacji wypoczynku bez kadry instruktorskiej. Ustawodawca definiuje wprost liczbę takich osób: jeden opiekun przypada na maksymalnie 20 uczestników powyżej 10 roku życia lub na maksymalnie 15 uczestników poniżej 10 roku życia. Jednak ich ilość to dopiero pierwsza z wytycznych – warto zainwestować także w osobę odpowiedzialną za opiekę medyczną. Co prawda, nie ma obowiązku nakazującego zatrudnienie lekarza, ratownika lub pielęgniarki na czas wyjazdu (istnieje jedynie rekomendacja w wytycznych GIS, MZ i MEiN, które opublikowano w 2021 roku) Warto jednak, by przynajmniej jeden z opiekunów był w stanie udzielić pomocy przedmedycznej, a pozostali opiekunowie mogli pełnić swoje obowiązki. Tym bardziej należy mieć to na uwadze, że obóz sportowy – jak sama nazwa wskazuje – cechuje się intensywnością fizyczną, więc stłuczenie palca, skręcenie kostki czy naderwanie mięśnia nie jest czymś nadzwyczajnym. Nie obawiajmy się sięgać zarówno po trenerów klubowych, jak i absolwentów czy studentów ostatnich lat na AWF-ie i wydziałach pedagogicznych.

Krok 4: Wskaż usługi własne oraz obce

Ten aspekt jest dość często pomijany lub pozostawiony na koniec, a jednak warto przeprowadzić go nieco wcześniej. Dlaczego? Przede wszystkim z uwagi na zależność od podmiotów obcych – nie sposób zorganizować wszystkiego samemu, chociażby w kwestii transportu uczestników oraz ich zakwaterowania. Zawsze będziemy musieli nawiązać współpracę z przynajmniej jednym podmiotem, który przecież może wycofać możliwość świadczenia usług. Należy więc mieć „plany awaryjne” – przykładowo, jeśli przewoźnik zrezygnuje z wynajmu autokaru, trzeba uruchomić plan B, czyli konkurencja lub plan C, czyli przejazd pociągiem. Należy też zwrócić uwagę na dwie stawki VAT: 8% dla usług własnych oraz 23% dla usług obcych. Ta różnica wpływa na aspekt finansowy wyjazdu, podnosząc lub obniżając cenę ostateczną wyjazdu. Przy większości usług związanych z obozem sportowym będziemy mieli do czynienia z tymi, które są oferowane przez podmioty zewnętrzne. Do przykładów takich usług zewnętrznych podczas organizacji obozu należy:

• Zakwaterowanie osób uczestniczących w obozie sportowym;
• Wyżywienie uczestników obozu;
• Wykupienie ubezpieczenia dla uczestników;
• Transfer uczestników do miejsca docelowego i z powrotem;
• Wynajem hali sportowej, kortu tenisowego, boiska czy innego obiektu, gdzie będą odbywać się treningi;
• Wynajem sprzętu sportowego niezbędnego do treningu;
• Pamiątki związane z wypoczynkiem (np. koszulki czy znaczniki z motywem organizowanego obozu);

Do przykładów usług własnych zaliczyć można:

• Prowadzenie treningów przez własną kadrę instruktorską;
• Przewóz uczestników obozu autokarem klubowym lub busami klubowymi, które stanowią własność klubu sportowego;
• Nocleg w schronisku młodzieżowym, które jest obiektem klubu sportowego;
• Wykorzystanie własnych sprzętów sportowych (np. piłek, rakiet);

Krok 5: Przygotuj zaplecze treningowe

Wspomnieliśmy w poprzednim akapicie o infrastrukturze treningowej w ujęciu podatkowym, co będzie interesować przede wszystkim Twój dział księgowy. Twoich uczestników z kolei będzie interesować to, jakie zaplecze treningowe będzie dostępne na miejscu oraz w jakim stanie ono będzie. Podstawowe pytanie brzmi: jaki sprzęt mają ze sobą zabrać uczestnicy? Ile kompletów strojów sportowych powinni zabrać i czy musi to być odzież klubowa, czy zwykłe koszulki i spodenki sportowe dostosowane do dyscypliny? W przypadku wykorzystania dodatkowego sprzętu, np. rakiet tenisowych, czy powinni brać swoje egzemplarze, czy organizator lub współpracujący z nim podmiot zapewni niezbędne akcesoria? Nic strasznego się nie stanie, jeśli uczestnicy będą mieli swój sprzęt, a na miejscu do dyspozycji będzie infrastruktura i akcesoria zewnętrzne. Znacznie gorzej będzie, jeśli w wyniku nieporozumienia ani trenerzy nie zorganizują piłek, rakietek, siatki czy innych elementów, ani obiekt wypoczynkowy nie będzie miał takiego sprzętu na stanie. Mówiąc o zapleczu treningowym, nie można zapominać o środkach niezbędnych do ich konserwacji czy utrzymania w należytym stanie. Dotyczy to chociażby pompek do piłek, sprzętu do wymiany naciągu w rakiecie czy… pralki, w której można wyprać odzież treningową.

Krok 6: Dopilnuj kwestii pozatreningowych

Obóz sportowy nie powinien krążyć wyłącznie wokół ćwiczeń fizycznych czy sparingów. Gdyby tak było, to równie dobrze można byłoby zostać w swojej miejscowości i trenować od świtu do zmierzchu z przerwą na integrację uczestników. Wyjazd na obóz organizowany jest też po to, by zwiedzać lokalną architekturę, zajrzeć do muzeów, obejrzeć zabytki czy podziwiać piękno natury. Pominięcie takiego turystycznego waloru byłoby sporym niedociągnięciem, które z pewnością negatywnie odbije się na nastrojach uczestników. Zaplanuj więc zawczasu zwiedzanie wybranych przez Ciebie lokalizacji, dowiedz się o możliwości wycieczki z przewodnikiem, który jak nikt inny podzieli się swoją wiedzą na temat lokalnych zabytków i obiektów. Dobrym pomysłem będzie także uczestnictwo w warsztatach niekoniecznie związanych ze sportem, np. poszukiwanie krasnali we Wrocławiu, kurs lepienia z gliny, nauka strzelania z łuku czy warsztaty pieczenia chleba. Pamiętajmy też o sporcie w nieco bardziej rozrywkowej formie – tutaj polecają się wszelkiego rodzaju parki trampolin, aquaparki czy (tutaj uśmiech w stronę młodzieży) gry w paintball lub laser tag.

Krok 7: Przeprowadź zapisy na obóz sportowy

Wszystko zostało dopięte na ostatni guzik? Plan wyjazdu sporządzony i zgłoszony do kuratorium? Kadra instruktorska zwarta i gotowa do działania? Jeśli tak, to nie pozostaje Ci nic innego, jak przeprowadzenie zapisów na obóz sportowy! Możesz to zrobić dwojako: przy pomocy wygodnego narzędzia, jakim jest ActiveNow lub „tradycyjnie”. Pierwsza opcja to definicja wygody: Ty tworzysz wydarzenie, umieszczasz wszelkie informacje z nim związane i wysyłasz do swoich podopiecznych. Podopieczni się rejestrują, a płatności zbierasz przy użyciu dedykowanej bramki płatniczej – wszystkie należności rozliczane są za Ciebie. Alternatywa jest znacznie bardziej czasochłonna, z wykorzystaniem tabelek w Excelu, ręcznym wprowadzaniem informacji czy osobistym zbieraniem pieniędzy. Tutaj warto nadmienić, że ActiveNow przedłoży gotowy formularz płatności, a to – jak zgłaszają nasi klienci – przyczynia się do zwiększenia ściągalności należności już we wstępnej fazie zapisów. Sztuką nie jest ciężka praca i robienie kilku zadań naraz, lecz mądra praca czyli też między innymi łączenie wielu wątków w zautomatyzowanej czynności. Jesteśmy pewni, że wybór ActiveNow przyniesie o wiele lepsze rezultaty, a satysfakcję z prostoty zapisu będzie miał zarówno opiekun, jak i uczestnik.