Regulamin to wewnętrzny kodeks postępowania oraz zbiór zasad określający sposób postępowania we wskazanych sytuacjach. Stanowi on uniwersalne objaśnienie informacji, które ma charakter wiążący tak dla szkoły językowej, jak i jego klienta. Nieprawidłowo sporządzony może stać się nie lada utrapieniem, a jego brak podstawą do kwestionowania funkcjonowania szkoły. Dlaczego jest to tak ważny dokument i jak go napisać, by zawrzeć w nim wszystkie istotne informacje?

Wzorowy regulamin szkoły językowej – czyli jaki?

Regulamin szkoły językowej to niezwykle istotny dokument, który w jasny, zrozumiały sposób powinien komunikować zasady panujące w danym miejscu. Treść regulaminu wiąże szkołę, uczestnika i zachodzące zdarzenia pewnymi ustaleniami. Regulamin szkoły językowej w swojej wadze jest nie mniej istotny od zawieranej umowy o korepetycje – oba dokumenty powinny się wzajemnie uzupełniać. Każda działalność związana z edukacją powinna posiadać takowy regulamin: szkółka pływania, akademia piłkarska, szkoła tańca, w końcu też szkoła językowa.

Wydawać by się mogło, że napisanie regulaminu szkoły językowej jest niezwykle proste – kilka godzin przed laptopem i gotowe. Okazuje się jednak, że takie postępowanie prowadzi do licznych błędów i nieprawidłowości w tekście dokumentów. Przeglądając rozmaite wzory i gotowe regulaminy szkół językowych, można wyróżnić pięć podstawowych „grzechów” związanych z tym dokumentem. Każdy z nich w istotny sposób może rzutować na dalszą współpracę i rodzić ewentualne nieporozumienia:

1. Zbyt ogólnikowy tekst – dokument nie definiuje najistotniejszych kwestii, a część wątków nie jest w ogóle poruszona lub objaśniona;
2. Zbyt szczegółowy tekst – zamiast kilkustronicowego, zwięzłego dokumentu, regulamin przybiera formę mało zachęcającej książki;
3. Sprzeczność treści – w dwóch różnych miejscach pojawia się kolizja dwóch różnych informacji i nie wiadomo, którą z nich obrać za wiodącą;
4. Sprzeczność z innymi dokumentami – problem wynikający z faktu, w którym regulamin stanowi coś odmiennego niż zawarta ze szkołą umowa;
5. Brak aktualizacji regulaminu – zdarzają się sytuacje, w których dokument zawiera postanowienia nieaktualne od kilku, a nawet kilkunastu miesięcy.

Nim zdecydujemy się opublikować regulamin szkoły językowej, warto przedstawić go kilku współpracownikom, by mogli oni zweryfikować przedstawione stanowisko. Dzięki temu możliwe będzie wychwycenie błędów lub sprzecznych ze sobą treści oraz wyrażenie wątpliwości w uzasadnionych sprawach. Warto również zastanowić się, czy wszystkie elementy zostały prawidłowo omówione. Do tego celu przydatna okaże się rozpiska 9 elementów regulaminu szkoły językowej przygotowana przez ActiveNow.

Element 1: Zdefiniowanie przedmiotowe i podmiotowe

Podstawą każdego aktu normatywnego jest zdefiniowanie przedmiotowe i podmiotowe, które jest obowiązane dokumentem. Mówiąc nieco prościej: każdy regulamin szkoły językowej musi informować, kogo dotyczy i po co został napisany. Ta informacja zazwyczaj zawiera się w jednym zdaniu, które może brzmieć mniej więcej tak:

Niniejszy Regulamin szkoły językowej ABC Szkoła Języków Obcych, zwany dalej „Regulaminem”, określa zasady i warunki uczestnictwa kursantów, zwanych dalej „Kursantami” w lektoratach prowadzonych przez ABC Szkoła Języków Obcych, zwaną dalej „Szkołą”.

Zdanie to może się wydawać na pierwszy rzut oka nadmiernie rozbudowane. Jednak jeśli przeanalizujemy całość fragmentarycznie, otrzymujemy spójny komunikat, zgodnie z którym:

1. Regulamin szkoły językowej będzie w dalszej treści nazywany „Regulaminem”;
2. ABC Szkoła Języków Obcych będzie w dalszej treści nazywana „Szkołą”;
3. Uczestnik kursu będzie w dalszej treści nazywany „Kursantem”;
4. Regulamin objaśnia zasady funkcjonowania Szkoły, które obowiązują Kursanta.

Pierwsze trzy punkty mogą się wydawać zbędne, jednak jest to tylko pozór, który wyjaśniamy poniżej.

Element 2: Objaśnienie istotnych pojęć

Każdy akt normatywny ma na początku kilkustronicowy spis pojęć, który objaśnia, co twórca danego tekstu miał na myśli. Przykładowo: pojęcie samochodu osobowego (zdefiniowane w art. 2 pkt 40 uprd) stanowi, że jest to pojazd samochodowy przeznaczony konstrukcyjnie do przewozu do 9 osób łącznie z kierowcą wraz z ich bagażami. Tym sposobem rozwiewamy wątpliwości i unikamy pytań w stylu:

• Czy motocykl z koszem do przewozu pasażera również jest samochodem osobowym?
• Czy Polaris Slingshot (trójkołowiec bez dachu) również jest samochodem osobowym?
• Czy jak zamontuję dodatkowy rząd siedzeń w moim 8-osobowym Oplu Vivaro to wciąż jest to samochód osobowy?

Pytania z pozoru błahe, być może nawet zakrawające o nonsens, jednak mogące posłużyć do ewentualnego zaskarżenia pewnych decyzji lub czynności. Musisz wziąć pod uwagę fakt, że ludzie, którzy chcą się do czegoś przyczepić, znajdą ku temu powód. Objaśnieniem istotnych pojęć masz nie tylko rozwiać ich wątpliwości, ale uniemożliwić sytuację, w której ktoś Cię „łapie za słówka”. 

Musisz wyjaśnić, że „godzina lekcyjna” to godzina zegarowa, czyli taka, która trwa 60 minut. Nie 45 minut, jak zajęcia w szkołach podstawowych i ponadpodstawowych, nie 90 minut, jak w szkolnictwie wyższym.  Musisz wyjaśnić, że „sala lekcyjna” to pomieszczenie przystosowane do prowadzenia zajęć lekcyjnych, w których odbywa się nauczanie danego przedmiotu. Do tego elementu warto się przyłożyć, by już na początku zapewnić sobie ochronę przed osobami szukającymi pretekstu do złożenia reklamacji.

Element 3: Sposób organizacji zajęć

Ile semestrów trwa u Ciebie rok szkolny i w jakich miesiącach obowiązuje? Gdzie odbywają się zajęcia i w którym miejscu można znaleźć plan lekcji? Jak długo trwa jedna jednostka dydaktyczna i czy może ona być zwielokrotniona? Za co i w jaki sposób kursant będzie oceniany oraz na co wpływa ocena? Odpowiedzi na te i inne pytania z zakresu organizacji zajęć należy zamieścić w tej sekcji. Tak naprawdę nie ma tutaj specjalnych potrzeb ponad te, które objaśniają ogólne zasady prowadzenia zajęć. 

Czytając tę sekcję, kursant musi wiedzieć, gdzie się udać, jak długo będą trwać zajęcia oraz w jakim okresie będą odbywać się kursy. Jeżeli planujemy systematyczne ocenianie zamiast jednego, końcowego egzaminu, także i te procedury powinny być wyjaśnione. Korzystając z ActiveNow, warto dodać wzmiankę, że harmonogram zajęć, numer sali lekcyjnej i inne informacje zawarte będą na stronie. Musisz pamiętać, by w regulaminie zawrzeć notkę o zasadach udzielania dostępu i korzystania z platformy ActiveNow. 

Element 4: Sposób organizacji grup zajęciowych

Informacje zawarte w tej sekcji powinny w sposób możliwie precyzyjny wyjaśniać, czym są grupy zajęciowe, jak są one zorganizowane oraz ile osób sobie liczą. Warto również wyznaczyć opiekunów poszczególnych grup, którzy będą reprezentować szkołę językową w kontakcie z danym kursantem. Ponownie tutaj mamy do czynienia z tłumaczeniem zdarzeń, które jedni mogą przyjąć za zrozumiałe, a inni mogliby doszukiwać się niejasności, nieścisłości lub braku ciągu przyczynowo-skutkowego.

Sztuka pisania regulaminu polega na przewidywaniu zdarzeń oczywistych, jak i czysto abstrakcyjnych, tych z kategorii „załóżmy, że…”. Jednym z takich przypadków jest scenariusz, w którym rodzi się konflikt i jeden z uczestników zechce się przenieść do innej grupy. Regulamin powinien wskazywać ścieżkę postępowania w przypadku chęci zmiany grupy zajęciowej, opcjonalnie pozostawić tę kompetencję w rękach osoby zarządzającej daną szkołą językową.

Element 5: Sposób funkcjonowania lektorów

Jednym z najistotniejszych elementów Twojej szkoły językowej jest sposób, w jaki funkcjonują zatrudniani przez Ciebie lektorzy. Oczywiście, nie będziesz opisywać w regulaminie procesu rekrutacji nauczycieli czy wachlarza ewentualnych kar dyscyplinarnych. Regulamin szkoły językowej powinien wyjaśniać stosunki panujące między Twoją szkołą, lektorami i uczestnikami zajęć. Powinny być również informacje, kiedy nauczyciel powinien być dostępny do dyspozycji ucznia.

Co musisz zamieścić w tej sekcji? Przede wszystkim powinna się pojawić informacja, że zatrudnione przez Ciebie osoby mają odpowiednią wiedzę i predyspozycje do nauczania wskazanych przedmiotów. Kolejnym zapewnieniem wobec uczestników powinna być wzmianka, że praca lektorów podlega nadzorowi metodycznemu. Jednocześnie warto zastrzec sobie prawo do zmiany lektora z przyczyn istotnych, np. choroba danego nauczyciela, rozwiązanie współpracy czy kwestie techniczne związane z zajęciami.

Element 6: Sytuacje nadzwyczajne związane z zajęciami

Wyobrażenie, że wszystkie zajęcia odbędą się we wcześniej zaplanowanym terminie to tylko pobożne życzenie z nikłym stopniem realizacji. Po drodze może wystąpić wiele przyczyn, przez które poszczególne etapy kursu nie odbędą się we właściwej porze.  Przykładami takich zdarzeń będzie awaria prądu uniemożliwiająca przeprowadzenie lekcji, wybite okna i braki w sprzęcie spowodowane nocnym włamaniem czy chociażby sytuacje kadrowe, o których wspominaliśmy w punkcie 5.

Przygotowując regulamin szkoły językowej, istnieją dwie metody zabezpieczania się przed taką sytuacją. Pierwsza – rekomendowana – to zastrzeżenie, że w sytuacji wystąpienia zdarzeń losowych lub sytuacji nadzwyczajnych o dalszym funkcjonowaniu szkoły informuje kierownik jednostki i wyznaczone przez niego osoby. Druga – znacznie bardziej żmudna – opracowanie oddzielnych procedur dla najczęstszych zdarzeń i zawarcie ich w oddzielnym protokole postępowania.

Element 7: Ustalenia finansowe

Kwestie związane z finansami to pole, które potencjalnie wzbudzi najwięcej problemów i niejasności. Warto więc w sposób jasny wyartykułować procedurę postępowania w związku z regulowaniem należności i procesami windykacyjnymi. Rozumiemy przez to przede wszystkim określenie sposobu regulowania należności i nieprzekraczalnego terminu tejże czynności. Powinny być także przewidziane konsekwencje w przypadku zaniechania płatności oraz informacje o dalszym postępowaniu.

Należy zwrócić uwagę, by regulamin był w tym miejscu spójny z umową – co w przypadku części szkół bywa problematyczne. Jeżeli w umowie widnieje zapis, że opłaty dokonuje się z góry do 10. dnia miesiąca, to w regulaminie nie powinno być innego terminu. Jeżeli umowa dopuszcza płatności przelewem lub gotówką w recepcji szkoły, to regulamin szkoły językowej nie może wykluczać jednej z tych dwóch form. Niespójności między umową a regulaminem najczęściej interpretowane są na korzyść konsumenta.

Element 8: Procedura rezygnacji z kursu i składania reklamacji

Niestety, nie każdy zapisujący się uczeń dotrwa do końca kursu, w czym może przeszkodzić choroba, pilny wyjazd czy zwyczajne zniechęcenie. Należy więc poinformować kursantów o możliwości rezygnacji z kursu oraz przekazać informacje na temat dalszego postępowania w takim wypadku. Warto uwzględnić termin złożenia wypowiedzenia oraz sposób rozliczenia zajęć opłaconych, a nieodbytych. Trzeba także zabezpieczyć własny interes, określając rozliczenie zajęć odbytych, a nieopłaconych.

Istotną sekcją jest również uwzględnienie opcji reklamacji zajęć w wybranych przypadkach. Niezadowolenie klienta z wystroju sali, zbyt dużej ilości ćwiczeń zadanych do domu czy ubioru nauczyciela to nie powód, by zgłaszać roszczenia. Należy więc stworzyć zapis reklamacyjny z zastrzeżeniem, że przysługuje on jedynie w związku z niewywiązywaniem się z umowy ze strony szkoły. Warto także uwzględnić sposób rekompensaty i zadośćuczynienia, np. zwrot środków, inny bezpłatny kurs.

Element 9: Postanowienia końcowe

Ostatnia z sekcji jest tak naprawdę miejscem na zawarcie wszelkich myśli, które nie kwalifikują się do wcześniejszych ośmiu kategorii. Stałym elementem tego miejsca jest zapis o zastosowaniu przepisów kodeksu cywilnego w kwestiach nieuregulowanych regulaminem. Innym punktem wartym dopisania jest wymóg przeprowadzania zmian regulaminu w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Poza tymi dwoma zapiskami w praktyce bardzo rzadko znajduje się dodatkowe postanowienia końcowe. 

Tym oto sposobem otrzymujemy kompleksowy, szczegółowo omówiony regulamin szkoły językowej. Po przygotowaniu swojej wersji zweryfikuj, czy są zawarte w nim wszystkie wskazane przez nas punkty. Jeśli nie – dopisz je, dzięki czemu doprecyzujesz sposób funkcjonowania szkoły. A jeśli poszukujesz narzędzia, które znacznie ułatwi pracę i usprawni procesy administracyjne, sprawdź ofertę ActiveNow. Spośród wielu narzędzi znajdziesz tam między innymi dodawanie i grupowanie uczestników, monitoring płatności, opcję zbiorowego wysyłania SMS, a nawet dziennik elektroniczny!