Prowadzenie klubu sportowego to nie tylko pasja i satysfakcja – to także szereg obowiązków, które trzeba skrupulatnie wypełniać. Jednym z nich jest sprawozdanie finansowe; konieczność sporządzenia tego dokumentu ciąży na włodarzach klubu. Zarówno konstrukcja sprawozdania finansowego, jak i terminy poszczególnych procedur są ściśle określone. Aby ułatwić to żmudne zadanie, przygotowaliśmy dla Was poradnik stanowiący praktyczne omówienie sprawozdania finansowego klubu sportowego.

Sprawozdanie finansowe – co to jest?

Sprawozdanie finansowe to dokument, który z pewnością zna każdy księgowy czy student ekonomii i finansów. Jest to uporządkowane przedstawienie sytuacji finansowej danego podmiotu oraz wyników finansowych prowadzenia działalności gospodarczej. Wszystkie informacje sporządzane są w formie liczbowej, przypisanej do poszczególnych komórek układu bilansowego. Całość ma charakter logiczny, a uporządkowanie gwarantowane jest dzięki zastosowaniu Ustawy o rachunkowości. Dla podmiotów działających międzynarodowo dodatkowo zalecane jest korzystanie z wytycznych Międzynarodowych Standardów Sprawozdawczości Finansowej. Dzięki temu każdy podmiot zewnętrzny – Urząd Skarbowy, Krajowa Rada Sądownictwa czy Krajowa Administracja Skarbowa – może bez przeszkód zweryfikować finanse jednostki.

Sprawozdanie finansowe najczęściej sporządza się dla firm pod postacią bilansu, czyli zestawienia aktywów i pasywów danej jednostki. Mówiąc jednak o sprawozdaniu finansowym klubu sportowego, będziemy mieć na myśli dokument opatrzony nie tylko bilansem, ale także pewnymi założeniami. Jest to konieczne, ponieważ kluby sportowe mogą mieć zróżnicowaną osobowość prawną. Jedne będą działały w formie stowarzyszeń wpisanych do ewidencji starosty właściwego, inne jako fundacje wpisane do KRS, a jeszcze inne jako spółki kapitałowe, np. spółka akcyjna. Z tego względu poza przedstawieniem samego bilansu konieczne będzie także uwzględnienie informacji wprowadzających. Strukturę sprawozdania finansowego znajdziecie w dalszej części artykułu, w międzyczasie sprawdź, jak odliczyć 1% podatku na klub sportowy? 

Kto sporządza i kto zatwierdza sprawozdanie finansowe?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, sprawozdanie finansowe klubu sportowego sporządza „kierownik jednostki”. Ustawodawca ma tutaj na myśli faktyczny zarząd, czyli jedno- lub wieloosobowy organ sprawujący władztwo nad klubem. W praktyce zarząd to najczęściej działacze sportowi lub trenerzy, którzy niekoniecznie muszą się znać na rachunkowości. Korzystają więc z przysługujących im uprawnień, aby oddelegować to zadanie do podmiotu kompetentnego do sporządzenia sprawozdania finansowego. Finalnym wykonawcą takiego sprawozdania jest zatem główna osoba księgowa lub zewnętrzna firma, którą wybraliśmy jako oustourcing księgowy. Księgowy – zawodowo zobowiązany do zachowania staranności – przekazuje sporządzony dokument do zarządu celem zatwierdzenia.

Zarząd zatwierdzający dokument musi być wskazany wprost w statucie organizacji, może on bowiem mieć zróżnicowane ciało reprezentacyjne. Może to być przykładowo walne zgromadzenie w spółce akcyjnej, wspólnicy w spółkach osobowych, rada fundatorów w fundacji czy komisja rewizyjna w stowarzyszeniu. Przyjęcie sprawozdania finansowego następuje w formie uchwały, która jednocześnie rozstrzyga losy ewentualnej nadwyżki finansowej. W przypadku wystąpienia takowej, najpopularniejszą praktyką jest przeznaczenie jej na cele statutowe lub na utworzenie rezerwy finansowej. Jeżeli natomiast bilans będzie ujemny, zarząd musi podjąć decyzję o źródłach pokrycia strat. Tak przygotowaną dokumentację należy przekazać do właściwego organu zewnętrznego.

Gdzie przekazać sprawozdanie finansowe?

Jeżeli mamy pewność, że nasze sprawozdanie finansowe klubu sportowego jest poprawnie sporządzone i przyjęte zgodnie ze statutem, przekazujemy je do KRS, KAS lub specjalnej bazy OPP. Uwaga – nawet jeżeli nasz klub sportowy nie miał żadnych przychodów ani kosztów, również należy sporządzić sprawozdanie finansowe, wpisując w bilansie kwoty „0”. To, gdzie trafi nasza dokumentacja, zależy od naszej osobowości prawnej – w ten sposób:

• Organizacje pozarządowe nieprowadzące działalności gospodarczej z wyjątkiem organizacji prowadzących uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów przekazują swoje dokumenty do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej;
• Organizacje pozarządowe prowadzące działalność gospodarczą składają dokumentację do Krajowego Rejestru Sądowego;
• Organizacje pożytku publicznego przekazują dokumenty do bazy sprawozdań organizacji pożytku publicznego prowadzoną przez Dyrektora Narodowego Instytutu Wolności – Centrum Rozwoju Społeczeństwa Obywatelskiego.

Istotny jest także fakt odpowiedzialności za treść sprawozdania finansowego. Wydawać by się mogło, że to osoba zajmująca się księgowością odpowie za ewentualne uchybienia i finansowe nieprawidłowości. Nic bardziej mylnego – to kierownik jednostki przejmuje na siebie odpowiedzialność za zatwierdzone sprawozdanie. Warto mieć świadomość ciążących kar za ewentualne nieprawidłowości. Choć zazwyczaj są to kary grzywny, w przypadku ciężkich naruszeń w grę wchodzi kara pozbawienia wolności do lat dwóch. Do sporządzenia sprawozdania finansowego klubu sportowego należy podejść więc z najwyższą ostrożnością, a w razie potrzeby zadawać pytania księgowemu. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego dokument trafia do odpowiedniego organu, w zależności od osobowości prawnej klubu sportowego.

Sprawozdanie finansowe – terminy, przesunięte daty

Jak przy każdej dokumentacji przekazywanej instytucjom państwowym, tak i tutaj istotne jest dotrzymywanie terminów. Sprawozdanie finansowe klubu sportowego ma trzy istotne terminy sprawozdawcze: sporządzenie, zatwierdzenie i przekazanie sprawozdania. Pragniemy zwrócić uwagę, że w związku z pandemią koronawirusa w 2022 roku nastąpiły przesunięcia granicznych dat obowiązków sprawozdawczych. Poniżej zamieszczamy informację na temat standardowych dat oraz terminów sprawozdawczych w 2022 roku.

• Sporządzenie sprawozdania finansowego ze standardowej daty 31 marca ulega wydłużeniu do 30 czerwca.
• Zatwierdzenie sprawozdania finansowego ze standardowej daty 30 czerwca ulega wydłużeniu do 30 września.
• Wysłanie sprawozdania finansowego ma miejsce do 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania, czyli najpóźniej do 15 lipca, a w przypadku wydłużonego terminu do 15 października. Organizacje pożytku publicznego które mają inny rok obrotowy niż rok kalendarzowy przesyłają swoje sprawozdanie do 30 listopada

Wobec faktu zniesienia stanu epidemii w Polsce i uznaniu pandemii COVID-19 za wygasłą, terminy sprawozdań finansowych w 2023 roku najprawdopodobniej powrócą do pierwotnych terminów. Należy więc zwrócić uwagę na to, że wydłużenie terminu przysługuje tylko i wyłącznie w tym roku. Ewentualne przedłużenie dat podstawowych zostanie ogłoszone ze stosownym wyprzedzeniem. Daty graniczne warto umieścić w swoim grafiku, który jest jedną z funkcjonalności praktycznego narzędzia ActiveNow

Jak sporządzić sprawozdanie finansowe klubu sportowego?

Dla osób niezwiązanych zawodowo z rachunkowością i finansami, sprawozdanie finansowe może wydawać się problematycznym i rozbudowanym dokumentem. Dla wprawnego księgowego natomiast sporządzenie sprawozdania finansowego klubu sportowego to kwestia raptem kilku roboczogodzin. Najwięcej czasu zajmie skontrolowanie, czy kwoty w bilansie odpowiadają stanom rzeczywistym i czy zachowana została jednolita kompozycja dokumentu. Z czego składa się sprawozdanie finansowe i co zawierają poszczególne sekcje – omawiamy poniżej.

Tytuł

Pierwszym podstawowym elementem sprawozdania finansowego jest… jego tytuł, czyli „SPRAWOZDANIE FINANSOWE”. To jednak nie wszystko – konieczne jest także określenie, jakiej jednostki dotyczy sprawozdanie finansowe oraz za jaki okres zostało ono sporządzone. Wystarczy prosty, modelowy schemat:

Sprawozdanie finansowe stowarzyszenia „Klub sportowy Huragan Michałowice” za okres 01.01.2021 – 31.12.2021 r.

Tym prostym sposobem wyczerpujemy wszystkie elementy, które powinny znaleźć się w tytule. Możemy przejść do kolejnego etapu, jakim jest sporządzenie wprowadzenia.

Wprowadzenie

Następnym elementem jest wprowadzenie do sprawozdania finansowego, czyli zwięzłe przedstawienie informacji na temat analizowanego podmiotu. Na wstępie należy wskazać rejestr, w którym znajdują się szczegółowe dane na temat naszego podmiotu (np. Krajowy Rejestr Sądowy z wpisem o numerze 0000574912, nadany numer REGON 123456789 oraz numer NIP: 9876543210). Warto także przytoczyć charakter podmiotu na podstawie jego statutu (np. dobrowolne, trwałe i samorządne stowarzyszenie osób fizycznych). Tym sposobem jednostki zewnętrzne – mówiąc kolokwialnie – jak na tacy otrzymują odnośniki do niezbędnych informacji. Warto także dodać najważniejsze cele statutowe naszej jednostki (do 15 celów), aby kontrolujący podmiot od razu wiedział, czym się zajmujemy i dlaczego to robimy. Przechodzimy dalej, gdzie dalej objaśniamy funkcjonowanie klubu sportowego, tym razem w aspekcie polityki księgowej.

Założenia polityki księgowej

Kwestia, która może nam umknąć, a której żaden księgowy przy tworzeniu sprawozdania finansowego nie może ominąć, to założenia polityki księgowej. Są one o tyle ważne, że objaśniają metodę księgowania poszczególnych składników majątkowych. Przykładowo, sprawa może dotyczyć pamiątek klubowych: za jedną partię klub zapłacił 10 zł za sztukę, za drugą 12 zł za sztukę, a odsprzedaż nastąpiła po 39 zł za sztukę. Wówczas konieczne jest przedstawienie metody wyceny zapasów owych pamiątek – może ona mieć charakter FIFO (czyli najpierw wydajemy pamiątki po cenie 10 zł), a może też LIFO (czyli najpierw wydajemy pamiątki po cenie produkcji 12 zł). Należy także omówić kwestię ewentualnej amortyzacji środków trwałych, np. umorzenie w 100% środków trwałych o wartości ekonomicznej poniżej 10.000 złotych. Takich „szczegółów technicznych” pod kątem księgowości nie jest wiele w kwestii klubów sportowych, niemniej jednak dużym błędem byłoby pominięcie tego elementu.

Bilans

Czas na najważniejszy element sprawozdania finansowego klubu sportowego, czyli bilansu, zamiennie nazywanego „sprawozdaniem z sytuacji finansowej”. Jest to dwuelementowy dokument, który zawiera zestawienie aktywów i pasywów oraz rachunek zysków i strat. Ze względu na łatwość pogubienia się w obrachunkach, warto zostawić to zadanie osobie na co dzień prowadzącą księgowość. Należy tutaj dochować wyjątkowej staranności – bilans powinien lustrować całą strukturę majątkową, wliczając w to nawet tak niepozorne elementy jak klubowa pompka do piłki. Zgodnie z zasadami rachunkowości, wartość w kolumnie AKTYWA RAZEM musi odpowiadać wartości PASYWA RAZEM. Jeśli jest inaczej, oznacza to, że nie zaksięgowaliśmy jakiegoś wydatku (przewaga AKTYWA RAZEM) lub nie uwzględniliśmy jakiegoś wpływu (przewaga PASYWA RAZEM). W rachunku zysków i strat z kolei przychody nie muszą odpowiadać kosztom. Jeśli przychodów jest więcej, niż kosztów, wówczas klub wyszedł „na plus”, a jeśli to koszty są większe od przychodów, wówczas mówimy o stracie. 

Informacje o osobie sporządzającej i jej podpis

Ostatnim elementem wieńczącym sprawozdanie finansowe klubu sportowego jest informacja o osobie sporządzającej dokument. Może to być wymieniona osoba księgująca z imienia i nazwiska, a może to być wskazanie biura rachunkowego. Ważne jest, by pod całym dokumentem widniały dwa podpisy: z lewej strony osoby sporządzającej, z prawej osoby zatwierdzającej. Jeśli mamy do czynienia z zarządem wieloosobowym, wówczas każda osoba uprawniona do reprezentacji zarządu zobowiązana jest do złożenia podpisu na dokumencie. Tak przygotowane sprawozdanie finansowe jest gotowe do przekazania organom zewnętrznym. Na koniec jeszcze dobra rada: nie stresujmy się, gdyby w pierwotnej wersji bilansu wyszły rozbieżne wyniki. Może się okazać, że któryś z klubowiczów nie uregulował składki (o czym przypomni Ci nasze narzędzie ActiveNow), a być może zwyczajnie księgowy przeoczył którąś z faktur.