Okres wakacyjny dla dzieci oznacza przede wszystkim wypoczynek, wyjazdy i szansę na ciekawe spędzenie wolnego czasu. Część z nich – poza beztroską rekreacją – chce rozwijać swoje talenty i zainteresowania. Doskonałą okazją do tego są tematyczne obozy organizowane przez szkoły i kluby sportowe. Jak zorganizować wakacyjny obóz językowy? O czym musisz pamiętać i co musisz zgłosić będąc organizatorem wypoczynku? Co zrobić, by Twój wakacyjny obóz językowy okazał się sukcesem? Na te i wiele innych pytań odpowiadamy poniżej!

Wakacyjny obóz językowy dla dzieci i młodzieży

Wyjazdy organizowane podczas wakacji to dla wielu dzieci okazja na przeżycie niesamowitej przygody. Choć szkoła i nauka kojarzą się raczej z obowiązkiem, to odpowiednio zorganizowany obóz językowy może się okazać fantastyczną formą rekreacji i letniego wypoczynku. Wakacyjne obozy językowe to doskonała propozycja dla Twoich najmłodszych uczniów, którzy chcą w ciekawy i przystępny sposób kontynuować swoją edukację. Na przestrzeni ostatnich lat można stwierdzić, że zainteresowanie tego typu wyjazdami cieszą się niesłabnącą popularnością, a rodzice bardzo chętnie wysyłają swoje pociechy na takie obozy.

Obóz językowy to nie tylko edukacja – to także okazja do przećwiczenia swoich umiejętności językowych w praktyce. Może się to odbywać w symulowanych warunkach w naszym kraju lub podczas zagranicznego pobytu. Coraz większe uznanie znajduje formuła współpracy z native speakerami, czyli osobami, które od urodzenia komunikują się w nauczanym przez nas języku. Poza zajęciami dydaktycznymi dzieci mają dostęp do infrastruktury rekreacyjnej, która pozwala im spędzać czas na świeżym powietrzu. Sama forma obozów językowych może być niezwykle zróżnicowana, a efektem końcowym jest rozszerzenie kompetencji.

Czy obóz językowy to wypoczynek zorganizowany?

Hasło „wypoczynek” wskazuje na beztroskę, relaks i brak jakichkolwiek obowiązków. Jednak w przypadku organizatorów nie może być mowy o zaniechaniu działań, które zmierzają do zapewnienia prawidłowych warunków pobytu. Oprócz kwestii tak banalnych, jak wybór miejsca noclegowego czy organizacja przewozu uczestników jest jeszcze konieczność zalegalizowania całego wypoczynku. Mowa tu o zgłoszeniu wyjazdu do kuratorium wraz z wypełnieniem niezbędnej dokumentacji. Trzeba to zrobić, jeśli wakacyjny obóz językowy trwa minimum 2 dni, odbywa się w trakcie wakacji lub ferii zimowych oraz jest organizowany przez uprawniony do tego podmiot. Zakładamy, że nikt nie chce nazywać „wakacyjnym obozem językowym” jednodniowego wyjazdu lub wypadu organizowanego w trakcie roku szkolnego. Mając powyższe na uwadze, należy dopełnić procedur i formalności wymaganych obecnym prawodawstwem. Podobne kwestie tyczą się organizacji obozów sportowych przez kluby i szkoły.

Formalności związane z obozem językowym

Czy organizacja wyjazdu jest prosta? Z jednej strony tak – procedury wytyczają kierunek działania, który pozwoli na przygotowanie takiego obozu. Z drugiej strony rozumiemy wszystkich właścicieli szkół, którzy mogą się poczuć nieco przytłoczeni wszystkimi formalnościami. Organizację rozpocznij od znalezienia bazy noclegowej i upewnienia się, że wybrane miejsce będzie odpowiednie na organizację obozu językowego. Musi być dostępne miejsce noclegowe, przestrzeń do nauki języka obcego oraz infrastruktura rekreacyjna. Równolegle dowiedz się, w jaki sposób można dotrzeć do wybranego miejsca i jaki będzie koszt organizacji przewozu.

Po wstępnym zarezerwowaniu terminu i miejsc zorganizuj kadrę osobową, która będzie obecna na miejscu wypoczynku. Poza nauczycielami języka obcego musisz zapewnić odpowiednią liczbę opiekunów posiadających stosowne uprawnienia. Razem z nimi zaplanuj harmonogram wyjazdu i sprawdź, jakie lokalne atrakcje możecie odwiedzić. Tak przygotowany plan obozu językowego zgłaszasz do kuratorium, które powinno zaakceptować i zalegalizować Twój wyjazd. Dopiero gdy masz pewność, że kuratorium daje zgodę na wyjazd, możesz rozpocząć działania marketingowe oraz rozsyłanie kart kwalifikacyjnych. Na końcu pozostaje organizacja płatności i wpłacanie zaliczek.

Kuratorium a organizacja obozu językowego

Kuratorium to instytucja, która wielu osobom kojarzy się z kolejnym biurokratycznym urzędem, który niepotrzebnie generuje problemy. Prawda jest jednak taka, że instytucja ta ma za zadanie kontrolowanie i zapewnienie jak najlepszych warunków w zakresie szeroko rozumianego rozwoju dzieci, ale i samych placówek edukacyjnych. Dlatego też tam kierujemy dokumenty dotyczące naszych uczestników, planu obozu oraz ośrodka, w którym będziemy się znajdować. Letnie obozy można zgłaszać od 1 marca, zaś zimowe od 1 października, jednak nie później niż na 21 dni przed wyjazdem. Jeżeli obóz językowy odbywać się będzie za granicą, wówczas możliwe jest jego zgłoszenie na 14 dni przed wyjazdem, a zgłoszenia przyjmowane są przez cały czas. Co istotne – to nie my, ale kuratorium zgłasza wyjazd do innych organów, które mają uzasadniony interes w dbałości o jakość wypoczynku, np. Państwowy Inspektorat Sanitarny. Więcej informacji umieściliśmy w poprzednim wpisie, który znajdziecie pod tym linkiem.

Karta kwalifikacyjna uczestnika wypoczynku

Nie sposób mówić o organizacji obozu dla dzieci i młodzieży bez karty kwalifikacyjnej uczestnika. Jest to specjalny dokument uzupełniany przez rodziców lub opiekunów prawnych małoletniego uczestnika wyjazdu. Komplet dokumentów stanowi swoisty rejestr osobowy, który pozwala zapoznać się z zaleceniami i przeciwwskazaniami danych uczestników. Zawierane są tam informacje, takie jak alergie pokarmowe, leki przyjmowane na stałe czy specjalne potrzeby. Jak wiadomo, wypadki chodzą po ludziach i może się zdarzyć konieczność hospitalizacji czy podania leków. W karcie uczestnika będą informacje na temat postępowania z konkretnym uczestnikiem – szczególnie w kwestii tego, czego nie należy z nim robić. Kartę uczestnika okazuje się w takich sytuacjach w placówce opieki zdrowotnej, ale też może być niezbędna podczas kontroli ze strony organów rządowych. O tym dokumencie pisaliśmy więcej we wcześniejszym tekście – znajdziecie w nim proponowany przez nas gotowy wzór karty uczestnika.

Jak zgłosić wypoczynek na stronie ministerstwa?

Nieodłącznym elementem każdego wypoczynku zorganizowanego jest zgłoszenie wyjazdu do kuratorium. Poza sporządzeniem odpowiedniej dokumentacji należy wiedzieć, gdzie ją przedłożyć. Ten krok wykonuje się za pomocą rządowej strony https://wypoczynek.mein.gov.pl/ poprzez profil Organizatora. Konieczne jest więc założenie profilu, w którym podamy informacje związane z naszą szkołą językową. Cała rejestracja trwa kilka minut i jest bardzo prosta, w razie potrzeby można skorzystać ze wsparcia na infolinii. Można też zapoznać się z instrukcją postępowania krok po kroku, którą opracowało MEiN – dokument do wglądu zamieszczamy w formacie PDF. Gdy już uda się założyć profil Organizatora ,należy wygenerować dokument – dedykowany formularz zgłoszeniowy, który przekażemy do właściwego rejonowo kuratorium. Można to zrobić osobiście lub wysyłając dokumenty pocztą. Zalecamy, by na dokumentację przeznaczyć kilka dni – lepiej zrobić wszystko naraz niż później uzupełniać braki.

Obóz językowy to także czas na rekreację

Wbrew pozorom największe zagrożenie dla organizatora nie jest niekompletna czy źle wypełniona dokumentacja lub braki kadrowe. Dokumenty zawsze można uzupełnić, a na wyjazd można nawiązać współpracę w formie umowy zlecenie lub umowy o dzieło. Znacznie poważniejszym problemem jest nieprzemyślany lub nieatrakcyjny plan obozu, który zniechęci potencjalnych uczestników do rezerwacji miejsc. Całość musi łączyć w sobie naukę i odpoczynek – nie można wypełnić dnia edukacją, bo od tego są wakacje, by odpocząć od klasycznej formy edukacji. Już na etapie wyboru bazy noclegowej konieczne jest uwzględnienie rozmaitych form rekreacji i opcji spędzania czasu wolnego.

Jak powinno się planować rekreację? Tak, by część dnia była do samodzielnej dyspozycji uczestnika, a część miała charakter zorganizowanej wycieczki. Czas wolny powinien dać dzieciom szansę na integrację i ruch na świeżym powietrzu. Bardzo dobrym pomysłem jest wybór obiektu z infrastrukturą w postaci boiska, placu zabaw czy ogrodu w pobliżu. Jeśli zaś chodzi o zorganizowane wycieczki, tutaj świetną opcją będzie zwiedzanie lokalnych atrakcji czy nawet krótkie, kilkunastokilometrowe wycieczki autokarem. Nie można zapominać o obozowych klasykach w postaci „chrztu” oraz ogniska z pieczeniem kiełbasek i wspólnymi grami aktywizacyjnymi. To świetny sposób na integrację!

Zalety organizacji wakacyjnych obozów językowych

Prawidłowo zorganizowany i dobrze zaplanowany wakacyjny obóz językowy niesie korzyści zarówno dla szkoły, jak i uczestników. Placówka językowa organizująca taki obóz automatycznie poszerza swoją ofertę usługową, czym zwiększa konkurencyjność na rynku. To także doskonała okazja do promocji swoich działań w social mediach, czym można rozreklamować nie tylko organizowany osób, ale też swoją własną markę. Chociaż sam obóz to zadanie żmudne, to jego organizacja nie jest aż tak trudna – wystarczy raz wypracować schemat, by później co roku organizować podobne akcje. Nie bez znaczenia jest też fakt, że obóz językowy to kolejna metoda na generowanie zysku.

Na uczestnictwie w obozie językowym skorzystają przede wszystkim dzieci – połączą one przyjemność wypoczynku z pożyteczną nauką. Sam fakt zmienienia otoczenia i częstego przebywania wśród rówieśników pozytywnie wpływa na rozwój społeczny małoletniego. Radosna atmosfera i przyjazne środowisko sprawią, że nauka języka obcego będzie jeszcze bardziej efektywna. Ciekawa konwencja zajęć – chociażby w formie terenowych warsztatów i ćwiczeń – dodatkowo zachęci do aktywnego uczestnictwa. Te dzieci, które wcześniej nie były klientami naszej szkoły mogą być na tyle zadowolone z obozu, że rodzice zapiszą je na któryś ze standardowych kursów.

Jak ActiveNow może pomóc w organizacji obozu językowego?

Nie pierwszy raz okazuje się, że nowoczesna technologia i inteligentne rozwiązania mogą wspierać właścicieli szkół. Tak też jest w przypadku ActiveNow – narzędzia, które okaże się Twoją „prawą ręką” podczas organizacji wakacyjnego obozu językowego. Przy pomocy dostępnych modułów będziesz mógł wykonać następujące czynności:

• Zaplanowanie wydarzenia – w kalendarzu wskażesz informacje na temat wyjazdu, np. datę, miejsce i dodasz notatki związane z przygotowaniami;
• Zaproszenie uczestników na wydarzenie – poprzez masowe powiadomienie umożliwisz swoim klientom zapisanie dzieci na przygotowywany obóz;
• Zarządzanie kadrą instruktorską – w wygodny sposób dodasz do wydarzenia te osoby, które pojadą na obóz w formie opiekunów i prowadzących zajęcia;
• Komunikacja masowa – poprzez opcję masowego wysłania SMS lub e-mail możesz przekazać swoim kursantom lub uczestnikom ważne informacje;
• Zarządzanie uczestnikami – poprzez specjalnie przygotowany system CRM będziesz miał dostęp w kartotekę uczestników obozu językowego;
• Monitoring i rozliczanie płatności – asystent płatności wyśle przypomnienia o nieuregulowanej należności i umożliwi jej realizację poprzez bramkę płatniczą.

To nie jedyne przykłady funkcjonalności, które okażą się bezcenną pomocą w przypadku organizacji obozu językowego. Nasz system ma o wiele więcej możliwości – przekonaj się i skorzystaj z bezpłatnego okresu próbnego lub skontaktuj się z naszymi doradcami!