Sport na przestrzeni swego istnienia ewoluuje, niejako dostosowując się i przyjmując trendy obecnego świata. Mowa tu nie tylko o coraz to nowszych taktykach, rozwoju technologii czy przekraczania kolejnych barier. Do niedawna dominującą rolę miała prasa, którą wyparła telewizja, a którą z kolei teraz wypierają media społecznościowe. Jak w tym wszystkim się odnaleźć i co zrobić, by zarządzanie klubem sportowym było możliwie efektywne?
Jak powinien wyglądać współczesny klub sportowy?
Czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, dlaczego takie kluby jak Ruch Chorzów, Polonia Warszawa czy Szombierki Bytom (wszystkie w TOP 20 Tabeli Wszechczasów Ekstraklasy) przechodzą obecnie recesję? Jak to się stało, że dla dwukrotnego zdobywcy Ligi Mistrzów – Nottingham Forest – nawet mistrzostwo Premier League jest nieosiągalne? Ponieważ w pewnym momencie zawiodło zarządzanie klubem sportowym. Pominięcie pewnych aspektów i detali sprawiło, że organizacja rozumiana jako ogół działań „nie wypaliła”, nie udało się osiągnąć pierwotnie zakładanych celów. Źródła problemu mogą być różne – chaos administracyjny, niewypłacalność, bunt w szatni, złe relacje klubu z kibicami. Wszystko jednak sprowadza się do tego, że klub pogrąża się w kryzysie, z którego nie ma łatwego wyjścia.
Zarządzanie klubem sportowym można porównać do procesu budowania samochodu. Jeden dział odpowiedzialny jest za montaż karoserii, inny za elementy wnętrza, jeszcze inny za układy jezdne, a zupełnie inny za silnik i skrzynię biegów. Jeżeli tapicerzy nie otrzymają alcantary, nie powstaną siedzenia i obicia drzwi – kierowca nie usiądzie przecież na gołej piance. Bez foteli z kolei nie będzie możliwe zajęcie komfortowej pozycji za kierownicą, a to uniemożliwi prowadzenie samochodu. Podobnie jest z klubem sportowym, gdzie istnieje co najmniej kilkanaście sfer wymagających uwagi. Oczywiście, kilka z nich zdefiniujemy jako krytyczne, podstawowe obszary, bez których niemożliwe będzie jakiekolwiek funkcjonowanie. O czym w szczególności powinieneś pamiętać w procesie zarządzania klubem sportowym? Wyróżniliśmy pięć sfer, które w kluczowy sposób wpływają na całe funkcjonowanie organizacji.
Jasna struktura organizacyjna to podstawa
Struktura organizacyjna i zdefiniowane role poszczególnych członków to coś, bez czego zarządzanie klubem sportowym praktycznie nie istnieje. Przypisanie zadań oraz hierarchizacja pozwala odpowiedzieć na wiele pytań, które mogą wydawać się problematyczne. Kto jest odpowiedzialny za podpisanie umowy z zarządcą boiska i ile osób powinno wyrazić swoją zgodę? Do kogo przekierować sponsora chcącego zainwestować w nowe stroje piłkarskie i akcesoria treningowe? Która osoba podejmie rodziców chcących zapisać swoje pociechy do akademii talentów lub szkółki piłkarskiej? Jedna osoba nie może w sobie skupiać kilku ról: głównego księgowego, trenera bramkarzy, menedżera social mediów, opiekuna drużyny juniorów i organizatora zawodów. Tak szeroki wachlarz obowiązków sprawi, że prędzej czy później pojawią się niedociągnięcia mające negatywny wpływ na cały klub.
Ważne jest więc, aby przydzielić odpowiedniego człowieka do odpowiedniego stanowiska. Oczywiście, zupełnie inaczej wygląda to w przypadku międzynarodowej sławy klubów sportowych, a zupełnie inaczej w przypadku osiedlowych szkółek piłkarskich. Przykładowo: w mniejszych organizacjach nie wyróżnia się social media managera („osoba od Facebooka”) od press managera („osoba od TV”). Wystarczy jedna osoba, która będzie odpowiedzialna za prowadzenie komunikacji zewnętrznej w imieniu całego klubu. Ustaloną ścieżkę działań należy tak ujednolicić, by każda osoba – niezależnie, czy działa w klubie 10 lat, 10 miesięcy czy 10 dni – wiedziała, z kim w danej sprawie może się kontaktować. Istnienie pewnych organów i ich kompetencje (np. zarządu, rady nadzorczej, itp.) definiuje się w statucie klubowym.
Logistyka i administracja – cisi bohaterowie
Skuteczne zarządzanie klubem sportowym to mrówcza praca, której na pierwszy rzut oka osoby postronne nie dostrzegą. Czy osoby trenujące daną dyscyplinę będą się zachwycać faktem, że ponownie mogą przyjść na dany obiekt? Czy kibice napiszą list gratulacyjny, gdy klub przedłuży licencję na grę w danej lidze? Czy widzowie nagrodzą gromkimi brawami fakt, że przy trybunach dostępne są aż trzy czyste ubikacje typu Toi-Toi? Nie – to dla tych osób pewna oczywistość, których obecność nie skłania do refleksji, a których brak byłby postrzegany w kategorii blamażu. Ta praca w kuluarach jest szalenie istotna i przypada wszystkim osobom związanym z działem logistyki i administracji. Praca ta jest tym trudniejsza, gdyż wymaga holistycznej obsługi umów bieżących i przyszłych w praktycznie każdym elemencie klubu. Konieczne jest zastosowanie narzędzi wspierających organizację klubu, takich jak ActiveNow.
Kwestie zarządzania klubem sportowym w tych aspektach zaczynają się tak naprawdę już od samego początku istnienia organizacji. Pierwszą z decyzji organizacyjno-prawnych jest wybór charakteru prawnego, o czym pisaliśmy w tekście „Klub sportowy a stowarzyszenie – jakie są różnice?”. To oczywiście nie koniec – zarządzanie klubem sportowym będzie też polegało na podejmowaniu decyzji związanych z całą „otoczką” organizacji. Na którym boisku i w których godzinach możemy prowadzić treningi? Jakie akcesoria treningowe kupić i gdzie je przechowywać? Jak rozwiązać kwestię transportu podopiecznych na zawody – busem na własność, w leasing, samochodami trenerów czy komunikacją zbiorową? Elementów jest naprawdę sporo, a jedna niepodpisana umowa, nieopłacona faktura czy nieprzedłużone porozumienie może sparaliżować pracę klubu.
Trzymanie ścisłej dyscypliny finansowej
Skoro o kwestiach logistycznych i prawno-administracyjnych mowa, nie sposób pominąć szeroko rozumianej ekonomii. Zarządzanie klubem sportowym w wielu aspektach opiera się na bezpośrednim lub pośrednim rozdysponowaniem budżetu. To zadanie tylko dla wybranych osób, które potrafią zachować powściągliwość i umiejętnie planują wydatki zarówno w krótkim, jak i długim okresie. Nie jest tajemnicą, że wiele klubów – niemiecki 1. FC Kaiserslautern, włoskie Palermo FC czy nawet polska Pogoń Szczecin – popadło w potężne tarapaty przez niegospodarność finansową. Nie powinien dziwić też fakt, że dobrze zarządzany klub ze skromniejszym budżetem jest w stanie pokonać finansowego giganta w kryzysie. Problemy najczęściej pojawiają się w momencie, gdy klub otrzymuje ponadprzeciętne środki finansowe, które w pewnym momencie się kończą.
Wiele osób sądzi, że zarządzanie klubowym budżetem to prosta sprawa, z którą niemal każdy dorosły człowiek sobie poradzi. Nic bardziej mylnego – pierwsze dylematy mogą pojawić się naprawdę szybko, a zła decyzja może zaważyć o dalszym rozwoju klubu. Wyobraź sobie, że w kasie klubowej pozostało ostatnie 300 złotych, nadchodzi turniej w sąsiedniej miejscowości, a dzieci nie mają strojów klubowych. Na domiar złego, zbliża się termin płatności za dzierżawę obiektu sportowego, a nocna wichura zniszczyła jedną z bramek. Co opłacisz z kasy klubowej w pierwszej kolejności? Bramkę, bez której podopiecznym będzie niezwykle ciężko trenować? Transport na zawody, do których tak ciężko przygotowywali się mali piłkarze? Trykoty klubowe, by zacieśnić więź? Czy może uregulujesz część należności za boisko, jednocześnie prosząc o odroczenie pozostałej kwoty? Wybór trudny, ale niestety nieobcy temu, kto zarządza klubem sportowym.
Komunikacja i budowanie relacji z odbiorcami
Jaki jest największy grzech zarządzania klubem sportowym w XXI wieku? To, że o wielu z nich nikt nic nie wie – nie mają swojej strony internetowej ani profilu w mediach społecznościowych. Tym sposobem tworzy się obraz hermetycznej organizacji, do której nie mają wstępu nowi członkowie, a kibice traktowani są jako zbędne ogniwo. Konieczne jest więc odpowiednie budowanie relacji, które będzie czymś więcej niż klasycznym przekazywaniem informacji. O tym, jak istotny jest to krok pisaliśmy wcześniej w artykule dotyczącym marketingu klubu sportowego. W tym miejscu warto też rozważyć zakupienie subskrypcji ActiveNow na potrzeby wewnętrzne klubu. Tam w łatwy sposób dodamy członków do poszczególnych grup, a grupy z kolei przypiszemy trenerom. Ci będą w stanie przygotować harmonogram treningów oraz szybko prześlą SMS’a o nadchodzących zawodach czy odwołanych zajęciach.
Czy wiesz, że 9 na 10 Polaków posiada konto na Facebooku, co druga osoba regularnie śledzi Instagram a co trzecia korzysta z TikToka i Twittera? Skala osób liczona w milionach pokazuje, jak istotną rolę odgrywają media społecznościowe w naszym życiu. Naszym i nie tylko naszym – social media za granicą także cieszą się ogromną popularnością. Nie ma więc lepszego miejsca na utrzymywanie żywego kontaktu z widzami oraz fanami klubu. Za ich pomocą zorganizujemy transmisję meczu wyjazdowego, poinformujemy o rozpoczęciu naboru do sekcji czy zachęcimy do przychodzenia na organizowane wydarzenie. Utworzenie profilu biznesowego naszego klubu sportowego pomoże także w kontakcie zewnętrznym z innymi podmiotami: mediami, lokalnymi włodarzami czy potencjalnymi sponsorami. Warto jednak pamiętać, że odpowiednio zorganizowany klub sportowy dba o swoje social media: regularnie publikuje wpisy, dba o kulturę w komentarzach i radzi sobie z trollami i hejterami.
Wychodzenie z inicjatywami zewnętrznymi
Niektóre organizacje skupiają się przede wszystkim na działaniu w kameralnym gronie, bez afiszowania się poza własną społecznością. Nie da się jednak ukryć, że zarządzanie klubem sportowym i jego rozwój w naturalny sposób wymusza interakcję z innymi podmiotami. Uczestnictwo w organizowanych zewnętrznie turniejach, sparingach czy innych happeningach to okazja na wymianę doświadczeń i sprawdzenie umiejętności w duchu sportowej rywalizacji. Warto jednak być tym klubem, który aktywnie działa i regularnie wychodzi z inicjatywami zewnętrznymi. Nic nie stoi na przeszkodzie, abyśmy samodzielnie przygotowali wydarzenie tematyczne lub zorganizowali zawody sportowe. Fakt, takie działanie wymaga wzmożonych przygotowań, pozyskiwania sponsorów czy organizacji o znacznie szerszym zasięgu. Jednakże korzyści osiągnięte po sprostaniu temu wyzwaniu znacznie przewyższają ewentualne trudności.
Zalet płynących z organizacji zawodów z własnej inicjatywy jest naprawdę sporo. Najważniejszą z nich jest promocja dyscypliny sportowej pośród osób trzecich. Tym sposobem możemy zaprosić publiczność, spośród której na pewno znajdą się zainteresowani dołączeniem do klubu. Kolejnym plusem jest możliwość sprawdzenia umiejętności nabytych podczas treningów. Tym sposobem zarówno dziecięce kadry, jak i seniorskie wiedzą, że ich wysiłek ma sens, bowiem przynosi mierzalne wyniki i konkretne osiągnięcia. Istotnym benefitem jest także promocja stworzonego klubu na określonej arenie: w mieście, powiecie, a może nawet województwie czy kraju. To najprostszy sposób na to, by inne, lokalne zespoły dowiedziały się o naszym istnieniu i nas zapamiętały. Należy także pamiętać, że organizując zawody sportowe, możemy ubiegać się o sponsorów i rządowe lub unijne dotacje. To także istotna zaleta w kontekście klubowych finansów i możliwości współpracy biznesowych.
