Aktywność fizyczna ma różne oblicza – od grania w gry zespołowe przez uprawianie sportów indywidualnych aż po rekreacyjny ruch na świeżym powietrzu. Jeśli jednak „złapiemy bakcyla” i zechcemy stworzyć miejsce dla podobnych nam osób, warto rozważyć założenie stowarzyszenia sportowego. Na początku jednak czekać będą formalności, którym trzeba podołać. Przygotowaliśmy praktyczny poradnik, który opisuje proces rejestracji stowarzyszenia sportowego.

Czym jest stowarzyszenie sportowe?

Przedmiotem dzisiejszego wpisu jest stowarzyszenie sportowe, czyli jedna z pięciu podstawowych form stowarzyszeniowych. Od pozostałych stowarzyszeń, takich jak stowarzyszenie zwykłe, rejestrowe czy JST różnią się silnym wyspecjalizowaniem. Specjalizacja ta jest ukierunkowana na sport, a dokładniej: na konkretną dyscyplinę sportu. W obrębie jednego stowarzyszenia może funkcjonować kilka różnych sekcji dzielonych ze względu na trzy podstawowe kryteria: 

• Dyscyplinę – WKS Śląsk Wrocław to klub z dyscyplinami: piłka nożna, koszykówka, siatkówka, piłka ręczna, strzelectwo sportowe;
• Płeć – Górnik Łęczna to stowarzyszenie, w skład którego wchodzi piłka nożna kobiet (Ekstraliga) i piłka nożna mężczyzn (I Liga);
• Wiek – Skorpion Polkowice w ramach swoich struktur wyodrębnił: sekcję strzelectwa sportowego seniorek, juniorek i młodziczek;

Wiele osób zamiennie używa pojęcia „stowarzyszenie sportowe” i „klub sportowy” i jest to jak najbardziej poprawny zabieg. Nie można jednak stawiać znaku równości pomiędzy pojęciami „stowarzyszenie” i „klub sportowy”. To tak, jak gdyby na każdy samochód mówić Mercedes – istnieją przecież inne marki, a i sam Mercedes produkuje także autokary, autobusy czy ciągniki siodłowe. Więcej na ten temat pisaliśmy w tekście „Klub sportowy a stowarzyszenie”, do którego odsyłamy po więcej informacji. Na koniec warto jeszcze dodać, że stowarzyszenie sportowe porusza się w obrębie ustaw: Prawo o stowarzyszeniach, Ustawa o sporcie (w przypadku stowarzyszeń powoływanych na podstawie wpisu do ewidencji starosty) oraz Ustawa o działalności pożytku publicznego.

Nim przystąpisz do rejestracji stowarzyszenia sportowego…

Rejestracja stowarzyszenia sportowego tylko z pozoru jest szybkim i łatwym zadaniem. Już na początku okazuje się, że samo sporządzenie dokumentacji, przygotowanie statutu czy zwołanie zebrania to praca na co najmniej kilka dni, jeśli nie tygodni. Warto więc przed przystąpieniem do działania wszystko usystematyzować i zaplanować, by kolejne czynności wykonywać w sposób chronologiczny. 

W zaplanowaniu zajęć i przeprowadzeniu na nie zapisów wesprze Was nasz innowacyjny system ActiveNow. Jeżeli któryś z Twoich członków-założycieli będzie Twoim współpracownikiem, na przykład trenerem, dodasz go do panelu prowadzących. ActiveNow przyda się Wam także już po rozpoczęciu faktycznego działania. Dzięki temu możliwe będzie utworzenie grup z poszczególnymi uczestnikami. Każda grupa będzie miała przypisanego opiekuna, z którym możliwy będzie kontakt na linii stowarzyszenie – opiekun oraz opiekun – uczestnicy. Kalendarz wskaże członkom stowarzyszenia nadchodzące treningi i wydarzenia. Przy specjalnych wydarzeniach – np. wyjazdach na obozy sportowe – możliwe będzie przeprowadzenie zapisów online. Rzut oka na zakładkę „Rozliczenie” podpowie Ci, kto uregulował składkę, a kto ma zaległości finansowe wobec stowarzyszenia. Nie da się ukryć, że takie narzędzie z pewnością ułatwi zarządzanie stowarzyszeniem sportowym.

Warunki rejestracyjne stowarzyszenia sportowego

Wracając do głównego tematu: stowarzyszenie sportowe nie może zostać założone od tak, na zasadzie sprawy w urzędzie. Powstanie stowarzyszenia sportowego może odbyć się na dwóch drogach:

• Rejestracji w KRS, jeśli chcą działać tak, jak inne stowarzyszenia lub fundacje;
• Wpisu do ewidencji starosty, jeśli nie chcą prowadzić działalności gospodarczej;

Pierwsza ze ścieżek jest analogiczna, jak przy standardowych stowarzyszeniach, zarazem jest to mniej popularna forma rejestracji. Znacznie częściej dokonuje się wyboru wpisu do ewidencji starosty, która jest formą uproszczoną. Wymaga ona:

• Zebrania minimum 7 założycieli (osoby fizyczne z obywatelstwem polskim, które posiadają pełną zdolność do czynności prawnych);
• Sprecyzowania celu działalności (wyłącznie cel w zakresie kultury fizycznej, charakter sportowy, niezarobkowy);
• Wyodrębnienia struktur władztwa i wskazanie warunków funkcjonowania: walnego zebrania członków, zarządu oraz komisji rewizyjnej; 
• Przygotowania statutu stowarzyszenia sportowego, w którym uregulowane zostaną podstawowe kwestie funkcjonowania i cele statutowe;
• Dostosowania kwestii księgowych (prowadzenie ksiąg rachunkowych, otwarcie konta bankowego z wyodrębnieniem OPP i działalności nieodpłatnej);
• Zwołania zebrania założycielskiego, gdzie odpowiednimi uchwałami zostanie przyjęty statut, władze klubu oraz wniosek założycielski;
• Złożenia wniosku rejestracyjnego do starosty właściwego ze względu na siedzibę klubu, koszt złożenia wniosku wynosi 10 złotych;

Do 10 maja 2016 roku istniał wymóg wyboru komitetu założycielskiego, który pełnił funkcję reprezentacyjną nowo powstającego stowarzyszenia. Obecnie jednak nie ma takiego obowiązku, bowiem w drodze wyodrębniania struktur władztwa wskazuje się zarząd. Od 10 maja 2016 roku to zarząd reprezentuje stowarzyszenie i składa wniosek o jego rejestrację. Obecne rozwiązanie sprawia, że wybór komitetu założycielskiego nie jest błędem, ale też nie ma większego sensu, przez co nie jest obowiązkowe.

Procedury rejestracyjne stowarzyszenia sportowego

Czytając powyższą rozpiskę, można złapać się za głowę, ktoś może wręcz zniechęcić się ogromem pracy. Okazuje się jednak, że przy umiejętnym podziale pracy wszystkie formalności można wypełnić w ciągu kilku dni. Najwięcej pracy zajmie przygotowanie statutu, na który poświęcimy osobny akapit. Jeśli wszystkich siedmiu założycieli ma spójną koncepcję istnienia stowarzyszenia, nie będzie problemu z określeniem celów działalności. Wyznaczenie struktur władztwa także nie powinno być problemem w sytuacji, gdy każdy założyciel zna własne możliwości i kompetencje. Po przygotowaniu statutu nie pozostaje nic innego, jak zwołać zebranie założycielskie. Aby takie spotkanie poruszyło wszystkie istotne kwestie, warto zastosować poniższy scenariusz zebrania:

1. Przedstawienie porządku zebrania i ustalenie sposobu głosowania (rekomendujemy głosowania jawne z większością bezwzględną);
2. Sporządzenie listy obecności, w praktyce jest to najczęściej lista członków założycieli w 3 egzemplarzach, które każdy założyciel podpisuje;
3. Wybór przewodniczącego zebrania i protokolanta;
4. Podjęcie uchwały o powołaniu stowarzyszenia;
5. Podjęcie uchwały o przyjęciu statutu stowarzyszenia;
6. Wybór zarządu stowarzyszenia;
7. Wybór komisji rewizyjnej stowarzyszenia;
8. Wybór komitetu założycielskiego stowarzyszenia;
9. Panel dyskusyjny przewidujący składanie ewentualnych wniosków, uwag lub zastrzeżeń;
10. Zamknięcie zebrania i zakończenie sprawozdania z zebrania założycielskiego;

Punkty od 3 do 8 zakładają głosowanie, po którym każdorazowo należy opisać, kto głosował za, kto przeciw, a kto się wstrzymał w przypadku głosowania jawnego. Jeśli ustalono tajny sposób głosowania, podaje się liczbę głosów „za”, „przeciw” i „wstrzymało się”, a następnie opisuje skutek wywołany głosowaniem. Całe zebranie w przypadku jednomyślności założycieli trwa maksymalnie 20-30 minut, w przypadku intensywnej debaty lub sporów zebranie może trwać nawet kilka godzin. Ważne jest, by całość została zamknięta powołaniem stowarzyszenia, przyjęciem statutu oraz wytypowaniem osób zasiadających w poszczególnych organach władztwa.

Statut stowarzyszenia sportowego

Na wstępie zachęcamy do zajrzenia do poprzedniego naszego tekstu, w którym szerzej opisywaliśmy statut klubu sportowego. Przygotowaliśmy tam rozpiskę elementów, które okażą się niezbędne podczas przygotowania dokumentu. Nic też nie stoi na przeszkodzie, by wpisać w wyszukiwarce internetowej hasło „statut stowarzyszenia sportowego” i przejrzeć te linki, które obok niebieskiego linku posiadają ikonę PDF. Są to gotowe i zatwierdzone dokumenty, które z powodzeniem funkcjonują w charakterze statutu istniejącego klubu lub stowarzyszenia sportowego. Statut stowarzyszenia sportowego powinien być swoistym „lustrem”, które w jasny i pełny sposób odzwierciedla sposób funkcjonowania Twojego klubu. 

Osoba z zewnątrz niebędąca członkiem stowarzyszenia musi wiedzieć, czym się zajmujecie, jak można dołączyć do stowarzyszenia, kto zarządza stowarzyszeniem i jakie są składki członkowskie. Od razu uprzedzamy – napisanie dobrego statutu stowarzyszenia to nie jest kwestia „godzinki przy komputerze”. To praca, którą warto rozdzielić na kilka etapów i sukcesywnie weryfikować jej treść ze stanem faktycznym. Statut należy przedłożyć każdemu z założycieli, aby można było podpisać się pod nim – w przenośni i dosłownie. W Internecie raczej trudno będzie znaleźć uniwersalne wzory tego dokumentu z tego względu, iż statut stowarzyszenia jest zindywidualizowany.

Wpis stowarzyszenia sportowego do ewidencji

Jeżeli wszystkie dokumenty zostaną przekazane bez błędów merytorycznych, rejestracja stowarzyszenia sportowego będzie kwestią formalności. Aby się upewnić, że udajemy się do starostwa z kompletem dokumentacji, pamiętajmy, by przedłożyć:

• Wniosek o wpis do ewidencji (dostępny zazwyczaj na stronie starostwa lub przy okienku, w wersji papierowej);
• Protokół z zebrania założycielskiego, który zawiera:
  • Uchwałę o powołaniu stowarzyszenia sportowego;
  • Uchwałę o przyjęciu statutu stowarzyszenia;
  • Uchwałę o zatwierdzeniu organów decyzyjnych;
• Lista założycieli z ich podpisami i danymi: imię, nazwisko, numer PESEL, datę i miejsce urodzenia, miejsce zamieszkania;
• Opracowany statut klubu w trzech egzemplarzach (dobrze widzianym zwyczajem jest złożenie paraf przez każdego z założycieli na każdej stronie dokumentu);
• Informacja o adresie tymczasowej siedziby klubu (może to być mieszkanie jednego z założycieli stowarzyszenia);
• Dowód potwierdzający wpłatę należnej opłaty skarbowej – Uczniowskie Kluby Sportowe zwolnione są z opłaty 10 złotych.

Udając się z tym kompletem, pracownik starostwa przyjmuje komplet dokumentacji, a my odliczamy dni do otrzymania decyzji. Starosta musi wydać decyzję „bez zbędnej zwłoki”, maksymalnie w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – w ciągu dwóch. Jeśli otrzymamy decyzję odmowną, możemy się od niej odwołać w terminie 14 dni od otrzymania pisma do Samorządowego Kolegium Odwoławczego.

Utworzyliśmy stowarzyszenie sportowe – co dalej?

Sformalizowanie istnienia naszego stowarzyszenia sportowego to niewątpliwie sukces i wstęp do przygody ze sportem. Nie można jednak zapominać, że pozytywna decyzja starosty to nie koniec naszych obowiązków. Należy pamiętać, że ewidencja powinna zawierać aktualne informacje, dlatego o każdej zmianie – edycja statutu klubu, zmiana władz klubowych czy przeniesienie siedziby stowarzyszenia – należy poinformować starostwo. Każda zmiana informacji wiąże się z wydatkiem 10 złotych, której ponownie nie ponoszą UKS-y. Może się również okazać, że potrzebny będzie wyciąg z ewidencji – takowy kosztuje 17 złotych, a jej kopia 5 złotych.

Na każdym stowarzyszeniu sportowym ciąży obowiązek sprawozdawczości, który należy wypełnić każdego roku. Czekają na nas cztery sprawozdania:

• Sprawozdanie finansowe organizacji pozarządowych – złożenie deklaracji CIT oraz sprawozdanie za rok ubiegły (więcej na ten temat pisaliśmy w artykule „Jak przygotować sprawozdanie finansowe klubu sportowego?”;
• Sprawozdanie merytoryczne – opisowe sprawozdanie informujące o realizacji statutowych zadań, podjętych działaniach organizacji oraz oceniający postępy oraz zasadność poszczególnych decyzji;
• Sprawozdanie z wykorzystanej dotacji – jeśli nasze stowarzyszenie sportowe otrzymało dofinansowania lub granty, konieczne jest rozliczenie się z funduszy na podstawie wzoru sponsora lub Ministra Pracy i Polityki Społecznej;
• Sprawozdanie organizacji pożytku publicznego – standardowe sprawozdanie, któremu podlegają wszystkie stowarzyszenia i fundacje.

Jak więc widzimy, stowarzyszenie sportowe to zobowiązanie, które wymaga nieustannej troski i skrupulatności. Warto jednak podjąć decyzję o założeniu stowarzyszenia, dzięki czemu możliwe będzie rozwijanie pasji sportowej w zupełnie innym wymiarze. Kto wie, może Twoja organizacja rozrośnie się na tyle, by zarażać pasją dotychczas bierne osoby?