Jakie dokumenty trzeba udostępnić podczas kontroli wyjazdu przez Sanepid?

Wakacyjne wyjazdy i zimowiska to przedsięwzięcia, które rokrocznie cieszą się ogromną popularnością. Obozy, kolonie, zielone szkoły i inne formy wypoczynku obowiązkowo podlegają zgłoszeniu do Sanepidu. Może się zdarzyć, że w ramach wyrywkowej kontroli zostaniemy poproszeni o przedstawienie dokumentów. Co zrobić w takiej sytuacji? Czy Państwowa Inspekcja Sanitarna jest faktycznie taka straszna, jak ją malują? Dziś przyjrzymy się nie tylko instytucji Sanepidu, ale także omówimy sposób współpracy podczas kontroli naszego wyjazdu.

Sanepid – co to jest?

Zapewne każdy z nas słyszał takie pojęcie jak „sanepid” w kontekście wyjazdu szkolnego czy dopełnienia formalności przez szkołę. Część osób jednak nie jest świadoma, że Sanepid to potoczne określenie organu państwowego, którego pełna nazwa brzmi Państwowa Inspekcja Sanitarna. Kilka słów na temat Państwowej Inspekcji Sanitarnej padło przy okazji artykułu dotyczącego roli kierownika półkolonii. Sanepid odpowiada za sprawowanie nadzoru nad warunkami higieny w różnych jednostkach – w zakładzie pracy, w miejscach żywienia czy w szkole. Najczęściej o Państwowej Inspekcji Sanitarnej w ujęciu szkolnym mówimy wtedy, gdy organizowane są rozmaite formy wypoczynku. Organizator wypoczynku zobowiązany jest zgłosić fakt takiej wycieczki do kuratorium, która to informuje właściwy rejonowo Sanepid o wypoczynku. O tym, jak przeprowadzić zgłoszenie do kuratorium i które wyjazdy podlegają zgłoszeniu również pisaliśmy na naszym blogu. Na tej podstawie Sanepid (ale nie tylko on – również straż pożarna) może przeprowadzić kontrolę bezpieczeństwa wypoczynku. 

Sanepid jest instytucją podzieloną w sposób strukturalny. Co prawda, istnieje centralna część sanepidu, która koordynuje pracę wszystkich delegatur, jednak to właśnie delegatury terenowe wykonują zadania właściwe. Podstawowy podział zakłada istnienie trzech rodzajów organów terenowych:

  • Państwowy graniczny inspektorat sanitarny
  • Wojewódzki inspektorat sanitarny
  • Powiatowy inspektorat sanitarny

O ile z dwoma pierwszymi jednostkami będziemy mieli stosunkowo rzadko do czynienia, o tyle z trzecim z nich przyjdzie nam współpracować regularnie. Powiatowy inspektorat sanitarny, będący zarządcą powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej, jest tą jednostką, która stoi „najbliżej ludzi”. Co za tym idzie, to jej przedstawiciele będą dokonywać ewentualnej kontroli wypoczynku.

Kiedy Sanepid może skontrolować nasz wyjazd?

Organizując pierwszy wypoczynek i przygotowując dokumenty, zapewne pojawia się myśl, kiedy Państwowa Inspekcja Sanitarna może skontrolować wyjazd. Co do zasady, Sanepid zastrzega sobie możliwość wyrywkowego sprawdzenia każdego wyjazdu zgłoszonego do kuratorium. Dotyczy to w równym stopniu obozów sportowych, wycieczek szkolnych, tzw. zielonych szkół, półkolonii i kolonii. Nie ma reguły, wedle której – przykładowo – zielone szkoły miałyby być kontrolowane rzadziej, a obozy sportowe częściej. Każdy rodzaj wyjazdu jest też traktowany na równi – żadna forma wypoczynku nie otrzyma „taryfy ulgowej” w przypadku stwierdzenia uchybień. Inicjacja kontroli wypoczynku przez Sanepid odbywa się na cztery sposoby:

  • Z inicjatywy własnej Sanepidu – najczęstsza formuła prowadzenia kontroli, która wyrywkowo wybiera wypoczynki do skontrolowania. Jest to jeden z podstawowych przejawów realizacji zadania, do którego PSSE zostało powołane. Jeśli to my zostaniemy wybrani na wyrywkową kontrolę, musimy być świadomi, że jest to działanie całkowicie normalne i że nie ma w tym żadnej złośliwości ze strony organów państwowych.

  • Z inicjatywy własnej Organizatora wypoczynku – stosunkowo najrzadsza formuła prowadzenia kontroli, która polega na samodzielnym zgłoszeniu się do Sanepidu. Niektórzy organizatorzy wypoczynku traktują ten środek jako prewencję na wypadek powtórnej kontroli – w razie takiej sytuacji można okazać protokół potwierdzający pierwotny pozytywny wynik kontroli.

  • Z inicjatywy własnej uczestnika lub prawnego opiekuna uczestnika – dość powszechna metoda prowadzenia kontroli na wniosek rodzica, którego dziecko ma pojechać lub pojechało na wypoczynek. Rodzice, którzy chcą mieć pewność, że standardy wypoczynku nie odbiegają od wymogów Sanepidu, mogą zgłosić się do tej instytucji z prośbą o kontrolę wyjazdu.

  • W odpowiedzi na złożone zawiadomienie o uchybieniach – tutaj kontrola może odbyć się z inicjatywy dowolnej strony, wliczając w to także osoby zamieszkujące ten sam ośrodek wypoczynkowy, czyli teoretycznie strony niezwiązane z wypoczynkiem. Każde zawiadomienie traktowane jest poważnie i Sanepid przeprowadza szczegółową kontrolę, nawet jeśli donos okaże się czystą złośliwością wzywającego podmiotu.

Tak jak wspomnieliśmy, indywidualna inicjatywa Sanepidu dotycząca kontroli danego wypoczynku w żaden sposób nie jest złośliwością urzędniczą. Takie działanie można porównać do rutynowej kontroli trzeźwości przez policję czy wizyty kontrolerów biletów w poszczególnych autobusach.

Czy można odmówić poddaniu się kontroli przez Sanepid?

Obawiasz się, że w Twojej dokumentacji są braki, a Sanepid zapowiedział kontrolę? Zapewne będziesz się zastanawiać, czy kierownik wypoczynku może odmówić przeprowadzenia kontroli przez Sanepid. Odpowiedź w tym temacie jest bardzo krótka i jednoznaczna – nie ma możliwości odmowy kontroli. Możemy oponować, możemy przeciągać, możemy utrudniać wizytę, jednak to nie zniechęci urzędników do dalszych działań. Wręcz przeciwnie – opór będzie dla nich ewidentnym sygnałem, że coś z danym wypoczynkiem jest nie tak. To w naturalny sposób rodzi przypuszczenia, że niechęć do kontroli wiąże się z chęcią ukrycia nieprawidłowości. Nawet jeżeli kontrola jest niezapowiedziana (Państwowa Inspekcja Sanitarna nie musi zapowiadać wizyty), to i tak nie możemy zablokować procesu weryfikacyjnego.

Co się stanie, jeżeli jednak zbuntujemy się i za wszelką cenę będziemy utrudniać prowadzenie kontroli przez Sanepid? Możemy być pewni, że nikt nie będzie nas prosić czy wdawać się w dyskusje – na miejsce zostanie wezwana Policja. Pomijamy fakt, że uczestnicy obozu będą musieli patrzeć na awanturę z mundurowymi w tle, co wygląda skrajnie nieprofesjonalnie. Wezwani na miejsce funkcjonariusze umożliwią kontrolę Sanepidu, a przedstawiciele PSSE w takiej sytuacji na pewno nie będą się spieszyć z kontrolą. Poza szczegółową kontrolą najprawdopodobniej zostaniemy ukarani grzywną za sprawione utrudnienia, a i z dużym prawdopodobieństwem pojawią się także uchybienia w organizacji wyjazdu. Za nie także zostaną nałożone sankcje finansowe.

Na co Sanepid zwróci szczególną uwagę podczas kontroli?

Podczas kontroli Sanepidu pracownicy PSSE będą weryfikować szereg kwestii: od dokumentów przez warunki zakwaterowania aż po sposób żywienia. To, na co Państwowa Inspekcja Sanitarna zwróci szczególną uwagę podczas kontroli zależy przede wszystkim od tego, co zainicjowało kontrolę. Jeżeli jest to rutynowa, wyrywkowa wizyta, Sanepid będzie holistycznie weryfikował wybrane aspekty wypoczynku, na przykład weryfikacja arkusza kontrolnego, o którym powiemy więcej w dalszej części tekstu. Nieco bardziej szczegółowo zostaniemy skontrolowani w sytuacji, gdy prośba o kontrolę zostanie zgłoszona przez opiekunów ustawowych uczestnika wypoczynku. Pojawią się także pytania o cel wypoczynku, plan wyjazdu oraz gwarancje zaspokojenia potrzeb sanitarnych (np. w jaki sposób mamy zamiar żywić uczestników wyjazdu). Jeżeli sami poprosimy o sprawdzenie dokumentacji naszego wyjazdu i stanu sanitarnego miejsca noclegowego, również będziemy szczegółowo skontrolowani. Możemy jednak liczyć na łagodniejsze potraktowanie w sytuacji, gdy zostanie wykryta nieprawidłowość mniejszej wagi. 

Łagodnego traktowania nie będzie w sytuacji, gdy nasz wyjazd zostanie zgłoszony jako potencjalnie niespełniający norm Państwowej Inspekcji Sanitarnej. Zgłoszenie może dotyczyć dosłownie wszystkiego – od braku opieki medycznej nad uczestnikami wyjazdu przez wtargnięcie nieuprawnionych osób na wypoczynek aż po złe warunki żywieniowe czy noclegowe. Każde takie zgłoszenie traktowane jest niezwykle poważnie, a kontrola przebiega szczegółowo. Osoba prowadząca kontrolę z pewnością wezwie do złożenia wyjaśnień zarówno Organizatora wypoczynku, jak i kierownika wyjazdu czy obecnych na miejscu opiekunów. Konieczne będzie także udostępnienie pomieszczeń objętych wypoczynkiem oraz dokumentacji potwierdzającej zgłoszenie wyjazdu. Każde uchybienie spotka się z nałożeniem grzywny od 100 do 500 złotych za pojedyncze przewinienie. Przy pięciu nieprawidłowościach możemy więc otrzymać mandat łączny wynoszący od 500 do 2500 złotych. Co więcej, zostaniemy wezwani do zaniechania działań lub naprawy sytuacji, która została zakwalifikowana jako nieprawidłowość.

Jakie dokumenty trzeba udostępnić podczas kontroli przez Sanepid?

Podczas kontroli Sanepidu możemy być pewni, że konieczne będzie przedłożenie dokumentacji do wglądu. Pojawia się jednak pytanie: jakie dokumenty trzeba udostępnić podczas kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej? Tutaj do gry wchodzi arkusz kontrolny, czyli swoista checklista dokumentów i aspektów do zweryfikowania. Na liście arkuszu kontrolnego znajdziemy takie pozycje, jak:

  • Zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku do właściwego miejscowo kuratora oświaty (właściwego ze względu na siedzibę Organizatora wypoczynku);
  • Informacje o Organizatorze: nazwa i adres Organizatora, zaplanowany czas trwania wypoczynku, liczba uczestników danego turnusu;
  • Dokumenty potwierdzające kwalifikacje kadry pedagogicznej ze szczególnym naciskiem na kierownika wypoczynku;
  • Potwierdzenie liczby opiekunów: jeden opiekun może sprawować pieczę nad maksymalnie 15 uczestnikami, do opiekunów nie wlicza się kierownik wycieczki;
  • Dokumentacja związana z aktywnością opiekunów, czyli dzienniki zajęć z uczestnikami;
  • Dokumentacja związana z aktywnością kierownika wycieczki, czyli program wypoczynku, plan pracy z opiekunami i podmiotami trzecimi, plan pracy w poszczególnych grupach, regulamin wypoczynku, zakres obowiązków poszczególnych opiekunów;
  • Potwierdzenie zawarcia umowy ubezpieczenia, którym objęci są uczestnicy wycieczki;
  • Dokumenty związane z uczestnikami wypoczynku: informacja o uczestnikach (wiek, liczba uczestników, informacje medyczne, specjalne potrzeby uczestnika) oraz karty kwalifikacyjne uczestników;
  • Potwierdzenie dotyczące rodzaju opieki medycznej oraz kwalifikacji ratownika lub osoby wyznaczonej do świadczenia opieki medycznej;
  • Raporty dotyczące realizacji programu wychowawczego danego wyjazdu ze szczególnym uwzględnieniem rezultatów podjętych działań opiekuńczych;
  • Pozostała dokumentacja związana z warunkami zakwaterowania i żywienia uczestników wypoczynku;

Lista ta jest naprawdę długa i nietrudno się pogubić w procesach administracyjnych. Rozsądny kierownik wycieczki zbierze wszystkie dokumenty w całość i opisze je w odpowiednim segregatorze. Rozsądny i zapobiegawczy kierownik z kolei wykorzysta także narzędzia ułatwiające organizację takiego wyjazdu, jak chociażby ActiveNow. Brak któregokolwiek z dokumentów naraża Organizatora na mandat w wysokości od 100 do 500 złotych za brak pojedynczego egzemplarza.

Co jeszcze warto wiedzieć o kontroli dokumentów przez Sanepid? 

Choć wydaje się, że nietrudno o uchybienie podczas kontroli Sanepidu, to w praktyce nie jest taki diabeł straszny, jak go malują. Ciekawą informację przedstawiła rzeczniczka prasowa WSSE w Opolu po kontroli dokumentacji wypoczynków organizowanych w stolicy województwa opolskiego w 2021 roku. Na sto kontroli nałożono tylko jeden mandat za nieprawidłowości w bloku żywieniowym wypoczynku. Ponadto, wszczęto trzy kontrole w wyniku zawiadomienia o nieprawidłowościach, które – jak się okazało – były zawiadomieniami bezpodstawnymi. Przypomnijmy, że wypoczynek ten odbywał się w rygorze sytuacji pandemicznej, a więc wszelkie kontrole z pewnością były niezwykle szczegółowe. Zaledwie 1% nieprawidłowości pokazuje, że kontroli Państwowej Inspekcji Sanitarnej wcale nie należy się bać. Wystarczy tylko odpowiednie przygotowanie oraz współpraca z przedstawicielami PSSE.

Istotnym wsparciem w procesie organizacji wypoczynku okazuje się być ActiveNow – innowacyjne narzędzie ułatwiające procesy administracyjne. Przy jego pomocy jesteśmy w stanie niemal całkowicie przeprowadzić organizację takiego wyjazdu. Rodzice mogą zgłosić swoje dziecko do wyjazdu poprzez internetowy formularz, a pojawiające się pytania zostaną wyjaśnione dzięki masowej wysyłce maili czy smsów do uczestników. ActiveNow umożliwia także monitoring płatności, a także powiadamianie klientów o zaległościach w spłatach. To nie jedyne udogodnienia naszej aplikacji, które z pewnością ułatwią organizację wyjazdu szkolnego.

Ciekawe? Podziel się!

O nas

W ActiveNow postawiliśmy sobie za cel wprowadzenie szkół prowadzących zajęcia pozalekcyjne do XXI wieku.

Zbudowany wspólnie z setkami szkół w Polsce system ActiveNow pozwala oszczędzić czas, zwiększać zyski i jednocześnie wzmacniać relację z klientami.

Jak zwiększyć przychody szkoły

Chcesz wiedzieć więcej?

Inne artykuły

Umów się na prezentację

Dla wszystkich zainteresowanych, przeprowadzamy bezpłatne, dostosowane do Twojej szkoły prezentacje możliwości systemu.

Zostaw swoje dane – odezwiemy się, aby ustalić dogodny termin.